Sıkça sorulan sorular

ELMAP, kurumsal alıcılar ile tedarikçileri buluşturan elektronik satın alma platformudur. Alıcı, ihtiyacını bir alım talebi olarak yayınlar; doğrulanmış tedarikçi firmalar teklif verir; alıcı teklifleri tek ekranda karşılaştırır ve seçimini yapar.

Talep, teklif, karşılaştırma ve sonuç bildirimi dahil tüm süreç platform üzerinde, kayıt altında yürür.

Alıcı tarafında, düzenli mal ve hizmet alımı yapan her kurum ELMAP kullanabilir: site ve apartman yönetimleri, profesyonel yönetim şirketleri, oteller ve tatil köyleri, AVM ve plaza yönetimleri, okullar, hastaneler ve sağlık kuruluşları, spor tesisleri, fabrikalar, restoran ve zincir işletmeler.

Küçük bir apartmanın havuz kimyasalı alımı da, büyük bir otel zincirinin yıllık temizlik hizmeti talebi de aynı kolaylıkla yönetilir.

Tedarikçi tarafında, doğrulama sürecini tamamlamış üretici, distribütör ve hizmet firmaları ilgili kategorilerdeki taleplere teklif verebilir.

Doğrulanmış firma, kimlik ve yetki belgeleri ELMAP ekibi tarafından incelenip onaylanmış firmadır. Doğrulama için vergi levhası ve ticaret sicil kaydı yüklenir; ekibimiz belgeleri elle inceler ve onaylar.

Yalnızca doğrulanmış firmalar teklif verebilir; doğrulanmış firmalar profillerinde rozetle gösterilir.

Hayır. Lansman döneminde ELMAP hem alıcılar hem tedarikçiler için tamamen ücretsizdir; talep açmaktan, teklif vermekten veya anlaşmadan komisyon alınmaz.

İleride ücretlendirme değişirse üyelere önceden duyurulur.

İki seçim birbirinden bağımsızdır; her ikisini de talep açarken belirlersiniz. Kararsızsanız pratik kural: çoğu alım için Kapalı Teklif + Herkese Açık doğru başlangıçtır. Çalışacağınız firmalar belliyse katılımı Davetli yapın; sadece hızlıca fiyat almak istiyorsanız Hızlı Teklif seçin.

Katılım, talebi kimlerin görüp teklif verebileceğini belirler ve teklif tipinden bağımsızdır.

• —Herkese Açık: talep listelerde ve kategori bülteninde yer alır; tüm doğrulanmış firmalar teklif verebilir. En geniş rekabet.
• —Kategorili: yalnız seçtiğiniz kategorilerdeki doğrulanmış firmalar görür; alakasız teklif gelmez.
• —Davetli: talep hiçbir listede görünmez, yalnız davet ettiğiniz firmalar görür ve teklif verir. Platformda olmayan firmayı e-postayla davet edersiniz; yayın için en az bir davet gerekir.

Tekliflerin son tarihe kadar mühürlü toplandığı, süre bitince alıcının tek seferde açtığı teklif tipidir. Varsayılan ve en yaygın yoldur; katılımı Herkese Açık bırakırsanız en geniş rekabeti hedefler.

Talep başlığı, kategori, açıklama ve şartname özeti girilir; varsa şartname dosyası eklenir; teklif takvimi belirlenir ve yayınlanır. Yayınla birlikte ilgili kategorideki doğrulanmış firmalara bildirim gider.

Geniş rekabetten fayda görecek her alıcı için uygundur: yıllık hizmet sözleşmesi yenileyen site yönetimi, ilk kez alım yapan ve piyasayı tanımayan işletme, çok sayıda teklif karşılaştırmak isteyen otel veya AVM yönetimi.

• —Avantajları: en geniş tedarikçi katılımı, en rekabetçi fiyat, yeni tedarikçi keşfi ve tüm sürecin kayıt altında olması.
• —Dikkat: çok sayıda teklif gelebilir; değerlendirme yükünü azaltmak için şartname özetini net yazın. Kapsamı belirsiz taleplerde karşılaştırılamayan teklifler gelir — “ne dahil, ne değil” mutlaka belirtin.

Açık artırmanın tersidir: mühürlü ilk turdan sonra tedarikçiler, süre bitene kadar tekliflerini turlar hâlinde aşağı yönlü günceller. Katılımcı yalnız kendi durumunu görür; rakip firmaların kimliği ve teklif tutarları gizli kalır.

Kamu tarafındaki karşılığı elektronik eksiltmedir (e-eksiltme); ELMAP aynı mekanizmayı özel sektör alımları için sunar.

Kapsamı net, karşılaştırması kolay ve hacmi yüksek işlerde en güçlü sonucu verir: yıllık temizlik veya güvenlik hizmeti, toplu malzeme alımı, standart ürünlerde fiyat rekabeti.

• —Avantajları: rekabet süre boyunca canlı kalır, fiyatlar tur tur iyileşir ve süreç tamamen kayıt altındadır.
• —Dikkat: şartnamesi belirsiz işlerde fiyat düşerken kapsam da erir; kıyaslanabilirlik için “ne dahil, ne değil” en baştan net yazılmalı.

Evet — kapalı zarf usulü olarak bilinen yöntemin dijital hâli, ELMAP'ta Kapalı Teklif'tir. Fiziksel zarf yerine teklifler veritabanı düzeyinde mühürlenir: son tarihe kadar talep sahibi dahil hiç kimse göremez.

Süre dolunca teklifleri talep sahibi tek seferlik, kayıtlı bir işlemle açar — kâğıt zarfın açılışı gibi, ama her adımı denetim izinde.

Yalnızca alıcının davet ettiği firmaların görebildiği ve teklif verebildiği katılım kipidir; her teklif tipiyle birleşebilir. Talep genel listelerde yayınlanmaz; diğer üyeler talebin varlığını dahi görmez.

Talep bilgileri girildikten sonra teklif alınacak firmalar seçilir: platformda kayıtlı firmalar listeden davet edilir, henüz üye olmayan firmalara e-posta ile davet gönderilebilir.

Çalışacağı firma havuzu belli olan alıcılar için uygundur: daha önce çalıştığı tedarikçilerden yeniden fiyat isteyen yönetim şirketi, özel yeterlilik gerektiren işler (asansör revizyonu, havuz sistemi yenileme, otel renovasyonu), alım bilgisinin piyasada duyulmasını istemeyen kurumlar.

• —Avantajları: katılımcı kontrolü, gizlilik, teklif verenlerin niteliğinden emin olma ve daha hızlı değerlendirme.
• —Dikkat: rekabet davetli sayısıyla sınırlıdır, fiyat avantajı azalabilir ve yeni tedarikçi keşfi olmaz. Öneri: bildiğiniz firmaların yanına birkaç yeni firmayı da davet ederek rekabeti koruyun.

Şartname hazırlamadan, kısa bir açıklamayla hızlıca fiyat toplama usulüdür. Amaç kapsamlı bir alım süreci yürütmek değil, piyasadan hızlı ve karşılaştırılabilir fiyat almaktır.

Başlık, kısa açıklama, miktar/birim ve son teklif tarihi girilir; dakikalar içinde yayınlanır.

Talebi kimin göreceğini siz belirlersiniz: herkes (üye olmayanlar dahil), yalnız üyeler, yalnız doğrulanmış firmalar veya yalnız seçtiğiniz kategorideki firmalar. Geniş görünürlük daha çok fiyat, dar görünürlük daha nitelikli dönüş demektir.

Acil ihtiyaçlar (arızalanan pompanın yenisi), küçük tutarlı ve standart ürün alımları (havuz kimyasalı, temizlik malzemesi, ampul) ve bütçe planlaması için piyasa fiyatı yoklamak isteyenler için uygundur.

• —Avantajı: en hızlı usul — hazırlık yükü yok, tedarikçiler kısa sürede döner.
• —Dikkat: şartname olmadığı için tekliflerin kapsamı farklılaşabilir; marka, model, miktar ve teslim yerini açıklamada mutlaka belirtin. Karmaşık ve büyük tutarlı işlerde kullanmayın.

Formül: ne alınacak + miktar/kapsam + yer veya dönem. Tedarikçiler talebinizi başlıktan bulur; belirsiz başlık yanlış veya az teklif demektir.

Marka değil ihtiyaç yazın; markayı şartname özetinde belirtebilirsiniz.

• —İyi örnek: “Ortak alan temizlik hizmeti – 12 ay – 4 blok / Ataşehir”
• —İyi örnek: “Havuz kimyasalı yıllık tedariki – 2 açık havuz – sezonluk”
• —Kötü örnek: “Temizlik lazım”, “Acil fiyat”

Kısa maddeler halinde şunları kapsayın: işin kapsamı (ne dahil, ne hariç), miktar/metraj/personel sayısı, beklenen kalite ve standartlar, teslim veya işe başlama tarihi, özel koşullar (SGK'lı personel, sigorta, referans şartı) ve değerlendirmede neye öncelik vereceğiniz.

Uzun paragraflardan kaçının; tedarikçinin bir iki dakikada “bu iş bana uygun mu” diyebilmesi hedeftir. Detaylı şartnameniz varsa dosya olarak ekleyin, özete yalnızca ana hatları yazın.

PDF formatını tercih edin, dosyanın güncel sürüm olduğundan emin olun, keşif gerektiren işlerde fotoğraf ve teknik çizim ekleyin.

Dosya içine telefon veya e-posta yazmayın; sorular ve iletişim platform üzerinden yürür, böylece tüm süreç kayıt altında kalır.

Teklif süresini işin karmaşıklığına göre seçin: Hızlı Teklif için 1–3 gün, standart alımlar için 5–7 gün, şartnameli veya keşif gerektiren işler için 10–15 gün.

Keşif gerekiyorsa keşif tarihi ile son teklif tarihi arasında tedarikçiye hesap yapacak süre bırakın. Son teklif tarihi ile işe başlama tarihi arasına değerlendirme ve sözleşme için gerçekçi bir pay koyun.

Çok kısa süre az teklif, gereksiz uzun süre karar gecikmesi demektir.

Zorunlu değildir. Bütçe belirtmek kapsam dışı tekliflerin önüne geçer ancak pazarlık alanınızı daraltabilir.

Orta yol: bir aralık belirtmek veya bütçeyi gizli tutup kapsamı çok net yazmak. ELMAP'ta girdiğiniz tahmini bütçe yalnız size görünür.

Bildirimler kategoriye göre gider; yanlış kategori, doğru tedarikçilerin talebi hiç görmemesi demektir. En spesifik kategoriyi seçin — “Hizmetler” değil “Havuz bakım ve kimyasalları”.

Taslak aşamasında talebi serbestçe düzenleyebilir veya silebilirsiniz. Yayınlandıktan sonra içerik değişikliği zeyilname ile yapılır: değişiklik kaydı tutulur ve ilgili firmalar bilgilendirilir.

İptal için gerekçe istenir ve teklif vermiş firmalar bilgilendirilir. Kapsam baştan değişiyorsa talebi iptal edip yeniden yayınlamak en temiz yoldur.

Gelen teklifler karşılaştırma ekranında yan yana listelenir: fiyat, süre, firma profili ve ekli dokümanlar tek bakışta görülür.

Ağırlıklı değerlendirme kurabilir, komite üyeleri atayabilir ve puanları mühürlü tutabilirsiniz; puanlar açılana kadar kimse birbirinin notunu görmez.

Talebi oluştururken iki modelden birini seçersiniz.

Hangi modeli seçerseniz seçin tutarlar korunur: rakip fiyatları hiçbir modelde paylaşılmaz. Kapalı teklif kuralı arayüzde değil veritabanı seviyesinde uygulanır — platform yöneticisi de tekliflere erişemez.

• —Kapalı Teklif (varsayılan): teklifler son tarihe kadar mühürlü kalır; siz dahil kimse göremez. Teklifleri son tarihten sonra siz açarsınız; tedarikçiler birbirinin fiyatını ve sayısını göremez.
• —Canlı Eksiltme: turlu eksiltme kurulur; tedarikçiler süre bitene kadar tekliflerini aşağı yönlü günceller ve kendi durumunu görür.

Evet. Son teklif tarihine kadar tedarikçi teklifini geri çekip güncelleyebilir. Canlı eksiltmede bu zaten sürecin doğasıdır.

Kararı alıcı verir. Seçim yapıldığında kazanan firmaya bildirim gider; teklif veren diğer firmalar da sonuç hakkında bilgilendirilir.

Hayır. Fiyatın yanında kalite, referanslar, iş süresi ve garanti koşullarını da kritere alabilirsiniz.

Kararınızın gerekçesini sistemde tutabilirsiniz; bu kayıt, kat malikleri kuruluna veya iç denetime hesap verirken elinizi güçlendirir.

Alıcı ile tedarikçi arasında bir anlaşmazlık doğarsa konuyla Kaan Hukuk Bürosu ilgilenir. Sürecin tamamı platform üzerinde kayıtlı olduğundan (talep, şartname, teklifler, yazışmalar) anlaşmazlıkların incelenmesi hızlı ve nesnel yürür.

Anlaşmazlık bildirimi için panelinizden destek kaydı açabilir ya da büro ile telefonla doğrudan iletişime geçebilirsiniz.

Hesap panelinizden Destek bölümüne girin, konu türünü seçin (teknik sorun, anlaşmazlık, şikayet, öneri) ve kaydınızı oluşturun.

Her kayda bir takip numarası verilir; sürecin durumunu panelden izlersiniz. Yazışma hesabınızda kalıcı olarak saklanır.

Acil konularda 0 555 579 52 40 numarasından bize veya doğrudan hukuk bürosuna ulaşabilirsiniz.

Firma profilindeki şikayet bağlantısından veya panelinizdeki destek kaydından bildirin. Doğrulama ekibimiz kaydı inceler; gerekli görülürse firmanın üyeliği askıya alınır veya sonlandırılır.

Talebi kimin göreceğini katılım seçiminiz belirler ve bu, teklif tipinden bağımsızdır. Davetli katılımda yalnızca davet ettiğiniz firmalar görür — diğerleri talebin varlığını dahi bilmez.

Herkese Açık katılımda talep listelerde yer alır; Kategorili katılımda yalnız seçtiğiniz kategorilerdeki doğrulanmış firmalar görür.

Teklif tutarları her koşulda korunur: son teklif tarihine kadar tutarları siz dahil kimse göremez.

Hayır. Talep oluştururken girdiğiniz tahmini bütçe yalnız sizin firmanıza görünür; tedarikçilere hiçbir aşamada gösterilmez.

Talep, şartname, teklifler, soru-cevap ve karar kayıtları süreç kapandıktan sonra da saklanır; her adım zaman damgasıyla kayıt altındadır.

Bu kayıtlar iç denetim, kat malikleri kuruluna hesap verme ve olası bir anlaşmazlıkta delil olarak kullanılabilir.

EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu), Kamu İhale Kurumu (KİK) tarafından kurulan ve işletilen, kamu ihalelerinin yürütüldüğü resmî dijital platformdur.

Bakanlıklar, belediyeler, üniversiteler ve devlet hastaneleri; mal alımı, hizmet alımı ve yapım işi ihalelerini EKAP üzerinden ilan etmek ve yürütmek zorundadır.

İhale açma tarafında yalnızca kamu kurum ve kuruluşları EKAP kullanabilir. Tedarikçi tarafında ise kamu ihalelerine katılmak isteyen gerçek ve tüzel kişiler ekap.kik.gov.tr üzerinden ücretsiz kayıt olur; kaydı olmayan firmalar kamu ihalelerine katılamaz.

Özel sektör alımları EKAP kapsamında değildir.

Hayır. EKAP yalnızca Kamu İhale Kanunu'na tabi idarelere açıktır. Site ve apartman yönetimleri, yönetim şirketleri, oteller, AVM'ler, okullar, özel hastaneler ve şirketler EKAP'ta ihale açamaz.

Bu kurumlar alımlarını ELMAP üzerinden aynı disiplinle yürütebilir: şartnameli talep, rekabetçi teklifler ve kayıt altında şeffaf süreç.

Kamu tarafında EKAP'ın sağladığı düzenin özel sektörde doğrudan bir karşılığı yoktu; kurumsal alıcılar telefon ve e-posta ile dağınık fiyat toplamak zorunda kalıyordu.

ELMAP bu boşluk için kuruldu: özel sektörün kurumsal alıcıları için elektronik satın alma platformu. İlan, teklif ve değerlendirme süreçleri dijital ve kayıtlıdır; farkı, kamuya değil özel kurumlara hizmet etmesidir.

EKAP, Kamu İhale Kurumu tarafından işletilen, kamu alımlarının yürütüldüğü resmî platformdur. ELMAP ise kamu alımlarıyla ilgisi olmayan, özel sektör alım talepleri için bağımsız bir platformdur; EKAP ile hiçbir resmî bağı yoktur.

İki platform farklı hukuki çerçevelere ve farklı kullanıcı kitlelerine hizmet eder.

İşleyiş olarak aynı ihtiyacı karşılar: talebinizi yayınlar, teklifleri toplar, karşılaştırır ve kararınızı verirsiniz. E-ihale platformlarında aradığınız süreç, ELMAP'ta alım talebi adıyla yürür.

ELMAP “ihale” kelimesini bilinçli olarak kullanmaz: ihale, Kamu İhale Kanunu'na tabi resmî süreçleri çağrıştırır. ELMAP'taki alımlar kamu mevzuatına tabi değildir; kuralları talep sahibi belirler. Adlandırma bu farkı baştan netleştirir.

Evet — hatta en çok kazanacak firmalar kamu ihalesi deneyimi olan tedarikçilerdir. Kamuya sattığınız ürün ve hizmetleri ELMAP üzerinden sitelere, otellere ve diğer özel kurumlara da satabilirsiniz.

EKAP kaydı ELMAP doğrulaması yerine geçmez; kısa belge yükleme ve onay sürecini ayrıca tamamlamanız gerekir.

DMO (Devlet Malzeme Ofisi), kamu kurumlarının ortak ihtiyaçlarını toplu satın alan kamu kuruluşudur ve yalnızca kamu idarelerine hizmet verir. Site yönetimleri, oteller ve şirketler DMO'dan alım yapamaz.

Benzer toplu alım avantajını özel kurumlar, ELMAP'ta rekabetçi teklif toplayarak elde eder.