EKAP Alternatifi: Özel Şirket Alımları Nerede · ELMAP
ekap
EKAP Alternatifi mi Arıyorsunuz? Kurumunuzun Alımları Nerede Yürütülmeli?
Kamu idaresiyseniz alım süreciniz kural olarak EKAP üzerinden yürür; özel şirketseniz EKAP zaten kendi alımınız için kurulmuş bir sistem değildir. Dört seçeneğin karşılaştırması, mevzuat yokken kuralları kimin koyduğu ve platform seçerken sorulacak sekiz soru.
ELMAP 9 dk okuma
EKAP alternatifi araması genellikle tek bir soruyla gelir: kurumumuzun alımlarını nerede yürüteceğiz? Cevap, kurumunuzun kim olduğuna bağlı. Kamu idaresiyseniz alım süreciniz bağlı olduğunuz düzenlemelere göre, kural olarak EKAP üzerinden yürür; bunun yerine geçecek bir özel platform yoktur. Özel sermayeli bir şirketseniz EKAP zaten sizin kendi alımınız için kurulmuş bir sistem değildir; süreci kendi belirlediğiniz kurallarla ve kendi seçtiğiniz araçla yürütürsünüz.
Aşağıda dört seçeneğin yan yana karşılaştırması, mevzuat yokken kuralları kimin koyduğu ve bir platform seçerken sorulması gereken sekiz soru var.
İçindekiler
EKAP nedir, kimler kullanır?
"EKAP alternatifi" araması üç ayrı ihtiyaçtan geliyor
Kurumunuz hangi tarafta? Üç adımlık kontrol
Dört seçenek yan yana
Mevzuat yerine ne koyacaksınız?
Özel sektör platformu seçerken sekiz soru
ELMAP bu resmin neresinde?
Sık Sorulan Sorular
Özetle: kararı ne belirliyor
EKAP nedir, kimler kullanır?
EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu), kamu idarelerinin alım süreçlerini yürüttüğü resmî platformdur; Kamu İhale Kurumu tarafından işletilir. Doküman hazırlama, teklif alma, sonuç bildirme gibi adımlar kamu tarafında bu sistem üzerinden ilerler.
Sistemin iki tarafı var ama simetrik değil. Alıcı tarafında kamu idareleri bulunur. Firma tarafında ise kamu alımlarına teklif vermek isteyen şirketler kayıt olur, dokümanı indirir, teklifini verir. Yani bir özel şirket EKAP'ta teklif veren taraf olabilir; kendi şirket alımını orada açamaz.
Bu ayrım basit görünse de karışıklığın kaynağı genellikle burası. "İhale" kelimesi Türkçede çoğunlukla kamu sürecini çağrıştırdığı için, kendi alımını düzenli bir yapıya oturtmak isteyen özel şirket yöneticisi de doğal olarak önce EKAP'a bakıyor.
Kurumunuzun hangi çerçeveye tabi olduğu konusunda tereddüdünüz varsa bunu kendi hukuk biriminize ya da bağlı olduğunuz kuruma sorun. Bu yazı mevzuat yorumu yapmaz; alım sürecinin nerede ve nasıl yürütüldüğüyle ilgilenir.
"EKAP alternatifi" araması üç ayrı ihtiyaçtan geliyor
Aynı kelimeyi arayan üç farklı kişi var ve üçünün de aradığı şey başka.
Özel şirkette satın almadan sorumlu kişi. İstediği şey aslında EKAP'ın kendisi değil, onun getirdiği düzen: yazılı şartname, herkese aynı bilgi, teklifleri erken görmeden toplama, karar kaydı. Bu düzeni özel sektöre uyarlayan araçlar var; bunlara e-satın alma (e-procurement) platformu deniyor.
Kamu alımlarına giren tedarikçi firma. Aradığı şey alternatif bir sistem değil, ek bir iş kaynağı: kamu dışında hangi şirketler teklif topluyor. Bu tamamen ayrı bir soru ve cevabı özel sektör ihaleleri nereden bulunur yazısında.
Kamu idaresinde çalışan personel. Burada alternatif arayışının karşılığı yok; kurumun tabi olduğu çerçeve neyse süreç orada yürür. Kurum içi hazırlık işleri (ihtiyaç toplama, piyasa araştırması, şartname taslağı) farklı araçlarla yapılabilir, ama alımın kendisi yerinde kalır.
Bu yazının geri kalanı birinci gruba, yani özel şirkette alımı yürüten kişiye yazıldı.
Kurumunuz hangi tarafta? Üç adımlık kontrol
Kaynağınız kamu kaynağı mı? Kamu idaresi, belediye, üniversite, kamu iktisadi teşebbüsü ya da bunların şirketiyseniz alım çerçeveniz kendi bağlı olduğunuz düzenlemelerle belirlenir. Karar sizin tercihinize kalmaz.
Tamamen özel sermayeli bir şirket misiniz? Alım sürecinin kurallarını şirket olarak siz koyarsınız. Kaç teklif toplanacağı, kimin onaylayacağı, tekliflerin ne zaman açılacağı sizin iç politikanızdır.
Arada bir yerde misiniz? Hibe, kalkınma ajansı desteği ya da uluslararası fonla yürüyen projelerde destek veren kurumun kendi satın alma kuralları olabilir. Bu durumda başvuru sözleşmenizde yazan usule bakın; oradaki koşul, şirketinizin genel uygulamasının önüne geçer.
Üçüncü madde sık atlanıyor. Hibeli bir projede "biz özel şirketiz, istediğimiz gibi alırız" diyerek ilerleyen ekipler, harcama belgeleri kontrol edildiğinde teklif toplama yükümlülüğünü karşılamadıklarını fark edebiliyor.
Dört seçenek yan yana
Özel şirkette alım yürütenlerin karşısına pratikte dört ad çıkıyor; ama bunların hepsi aynı işi yapmıyor, ikisi zaten alıcının kullanabileceği araç değil.
Seçenek
Kimin için
Ne yapar
Sizin için seçenek mi?
Sınırı
EKAP
Kamu idareleri ve kamuya teklif veren firmalar
Kamu alım sürecinin resmî yürütülmesi
Hayır — alıcı olarak kullanamazsınız
Özel şirket kendi alımını buradan yürütemez
İhale takip servisleri (abonelik)
Ağırlıkla tedarikçiler
Yayımlanan kamu duyurularını derler, haber verir
Hayır — tedarikçi tarafının aracı
Alım yürütme aracı değildir; alıcı olarak süreç yönetemezsiniz
Özel sektör e-satın alma platformu
Özel şirket alıcıları ve doğrulanmış tedarikçiler
Alım talebi yayınlama, teklif toplama, karşılaştırma, kayıt
Evet
Kamu alımı yürütmez
E-posta ve Excel
Küçük ekipler, düşük tutarlı alımlar
Kurulum gerektirmez, herkes bilir
Evet
Gizlilik, sürüm karmaşası ve kayıt tarafı zayıf kalır
Dördüncü satır bugün hâlâ en yaygın yöntem. Bir kişinin ayda üç beş alım yürüttüğü şirkette makul da çalışır. Bu yöntemin sınırları, alım hacmi belli bir seviyeyi aştığında görünür hâle geliyor.
Mevzuat yerine ne koyacaksınız?
Özel sektörde süreci belirleyen bir dış kural yok. Bu bir serbestlik ama aynı zamanda bir boşluk: kural yazılmazsa süreç, o günkü acelenin ve kişisel alışkanlıkların şekline giriyor. Yazıya dökülmesi gereken beş başlık şunlar:
Teklif sayısı eşikleri. Hangi tutarın üstünde kaç firmadan teklif toplanacak. Eşiği belirlerken kaç firmadan teklif alınmalı sorusunun rakamlı cevabı işinizi kolaylaştırır.
Onay limitleri. Hangi tutarı kim onaylayabilir, hangi noktada ikinci imza gerekir.
Teklif gizliliği. Teklifler ne zaman, kim tarafından görülecek. Son teklif tarihinden önce fiyat görülüyorsa süreç kendiliğinden bozulur; kapalı zarf teklif usulü — yani kapalı zarf usulünün dijital hâli — tam olarak bunu engellemek için var.
Değerlendirme ölçütleri. Yalnız fiyata mı bakılacak, bakılacaksa fiyat dışı ölçütlerin ağırlığı ne.
Kayıt. Hangi teklif neden seçildi sorusunun altı ay sonra cevaplanabilmesi için hangi belgeler saklanacak.
Bu beş başlık şirketin satın alma politikasının iskeletidir. Teklif toplama tarafını adım adım kurmak isterseniz şirketler için ihale nasıl açılır yazısı süreci baştan sona anlatıyor.
E-posta ve Excel nerede tıkanıyor?
Bir üretim şirketinde idari işler müdürü yıllık temizlik hizmeti için 12 firmaya e-posta yazar. 7 cevap gelir: üçü PDF, ikisi Word, ikisi doğrudan mail gövdesinde. Kapsamlar birbirini tutmaz — biri sarf malzemeyi fiyata katmıştır, biri katmamıştır. İki firma sonradan soru sorar, cevaplar yalnız soranlara gider; kalan beş firma farklı bilgiyle teklif hazırlamıştır.
Müdür yedi teklifi tek tabloya geçirmek için yaklaşık üç saat harcar. Tablo hazırlandığında bir firmanın vade önerisinin diğerlerinden 60 gün uzun olduğu görülür, ki bu tek başına fiyat farkının bir kısmını açıklar. Karar verilir, ama altı ay sonra "neden bu firma seçildi?" sorusuna cevap verecek olan şey bir posta kutusunun içindeki dağınık yazışmalardır.
Buradaki sorun kimsenin dikkatsizliği değil, aracın yapısı: e-posta karşılaştırma yapmaz, gizlilik tutmaz, kayıt tutmaz. Alım talebi oluşturarak aynı süreci tek bir talep altında yürütmek, bu üç işi de aracın üstüne bırakır.
Özel sektör platformu seçerken sekiz soru
Piyasada e-satın alma platformları birbirine benzer görünür; fark ayrıntıda çıkar. Demo görüşmesinde şunları sorun:
Teklifler süre dolana kadar kapalı kalıyor mu, açma yetkisi kimde? Erken görülebilen teklif, karşılaştırmayı ve rekabeti bozar.
Tedarikçiler doğrulanıyor mu, belgeleri kim inceliyor? Otomatik doldurulmuş bir profil ile elle incelenmiş belge arasında fark var.
Katılımı siz belirleyebiliyor musunuz? Talebi herkese açmak, yalnız kategori firmalarına göstermek ve yalnız davet ettiklerinize açmak farklı ihtiyaçlardır.
Şartname dosyası eklenebiliyor mu, sonradan değişiklik yapılabiliyor mu? Kapsam değiştiğinde bunu tüm katılımcılara aynı anda duyurabilmeniz gerekir.
Sorular nasıl yönetiliyor? Bir firmaya verilen cevap diğerlerine gitmiyorsa teklifler farklı bilgiyle hazırlanır.
Teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor mu, ağırlıklı puanlama var mı? Kalem bazlı karşılaştırma yoksa iş yine Excel'e döner.
Kim ne zaman ne yaptı kaydı tutuluyor mu? Denetim izi, kararın sonradan savunulmasını en çok kolaylaştıran kayıttır.
Ücret modeli ne? Tedarikçiden teklif başına ücret alınan modellerde bu maliyet çoğu durumda teklif fiyatına yansıyabilir; kimin ne ödediğini baştan öğrenin.
Sekiz sorunun cevabı platformdan platforma değişir. Kendi alım hacminize bakıp hangilerinin sizin için belirleyici olduğuna karar verin: yılda 20 alım yapan bir şirkette denetim izi lüks görünür, 200 alımda çoğu ekip için gerekli hâle gelir.
ELMAP bu resmin neresinde?
Açık olalım: ELMAP'ın EKAP ile bir bağı yok, resmî bir ilişkisi bulunmuyor ve kamu alımı yürütmüyor. Kamu tarafındaki duyuruları da derlemiyor. Yalnız özel sektör alımları için çalışıyor.
Yukarıdaki sekiz sorunun ELMAP'taki karşılığı şöyle:
#
Soru
ELMAP'ta karşılığı
1
Teklifler kapalı kalıyor mu, açma yetkisi kimde?
Kapalı Teklif'te teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır; talep sahibi tek seferlik, kayıtlı bir işlemle açar
2
Tedarikçiler doğrulanıyor mu?
Vergi levhası ve ticaret sicil belgeleri ELMAP ekibince elle incelenir; doğrulanmış firma rozeti buradan gelir
3
Katılımı siz belirleyebiliyor musunuz?
Herkese Açık, Kategorili ya da Davetli
4
Şartname eklenip sonradan değiştirilebiliyor mu?
Şartname dosyası eklenir; kapsam değişirse zeyilname ile tüm katılımcılara aynı anda duyurulur
5
Sorular nasıl yönetiliyor?
Anonim soru-cevap bölümünde cevap bütün katılımcılara açık durur
6
Karşılaştırma ve puanlama var mı?
Teklifler tek ekranda karşılaştırılır; ağırlıklı puanlama ve değerlendirme komitesi kurulabilir
7
Kim ne zaman ne yaptı kaydı tutuluyor mu?
Süreç boyunca yapılan işlemler denetim izinde kalır
8
Ücret modeli ne?
Lansman döneminde tamamen ücretsiz
Teklif tipini de alım talebini oluştururken siz seçersiniz: standart ve karşılaştırılabilir alımlarda Canlı Eksiltme fiyatı aynı oturumda yarıştırır, küçük ve rutin alımlarda Hızlı Teklif çoğu zaman yeterli olur.
Kamu ihalelerine de giriyorsanız iki kayıt birbirinin yerine geçmez: kamu tarafı için EKAP kaydınız, özel sektör alımları için doğrulanmış firma kaydınız ayrı durur. İkisini birden tutmak yaygın bir durumdur.
Sık Sorulan Sorular
Özel şirketler EKAP'ı kendi alımları için kullanabilir mi?
Kendi alımları için hayır. Özel bir şirket EKAP'ta kamu alımlarına teklif veren taraf olarak yer alabilir; kendi şirket alımını orada açamaz. Şirket alımları için özel sektöre yönelik platformlar, kendi kurumsal tedarikçi portalları ya da doğrudan yazışma kullanılır.
EKAP alternatifi bir platform kamu alımlarında kullanılabilir mi?
Kamu idaresiyseniz alım sürecinizin nerede yürüyeceği sizin tercihinize bağlı değildir; bağlı olduğunuz düzenlemeler belirler. Özel platformlar bu sürecin yerine geçmez. Kurum içi hazırlık aşamalarında farklı araçlar kullanılabilir, ama alımın kendisi resmî sistemde kalır.
Özel sektörün alım talepleri EKAP'ta görünür mü?
Hayır. EKAP kamu alımlarının resmî platformudur; özel şirketlerin alımları orada yer almaz. Bu yüzden yalnız kamu kanallarını izleyen bir tedarikçi, özel sektördeki taleplerin önemli bir bölümünü göremez.
Kamu ihalesine giren bir firma özel platformlara da kayıt olmalı mı?
İkisi farklı iş kaynağıdır ve birbirini dışlamaz. Kamu tarafında belge ve teminat yükü daha ağır, süreç daha uzundur; özel sektör alımlarında başlangıç eşiği genellikle daha düşüktür. Kapasitesi uygun firmalar çoğunlukla iki kanalı birlikte yürütür.
Özel sektör alım platformları ücretli mi?
Modeller değişiyor: bazıları alıcıdan abonelik alıyor, bazıları tedarikçiden ücret istiyor; hangi modelin size uyduğunu alım hacminize göre değerlendirin. ELMAP lansman döneminde tamamen ücretsizdir; ücretlendirme değişirse koşullar önceden duyurulur.
Özetle: kararı ne belirliyor
Karar aslında tek cümleye iniyor: kamu kaynağıyla alım yapıyorsanız yeriniz bellidir, özel şirketseniz seçim sizindir ve seçimin ölçütü kurumsal bir isim değil, yukarıdaki sekiz sorunun cevabıdır.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Kurumunuzun tabi olduğu çerçeve konusunda kendi hukuk biriminizin ve ilgili resmî kaynakların değerlendirmesi esastır.
Alım talebinizi oluşturun, doğrulanmış tedarikçilerden kapalı teklif toplayın. Şartnamenizi eklersiniz, katılımı siz belirlersiniz, teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır ve tek ekranda karşılaştırılır. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluşturun
