Kaç Firmadan Teklif Alınmalı? Rekabetin Fiyata · ELMAP
teklif toplama
Kaç Firmadan Teklif Alınmalı? Rekabetin Fiyata Etkisi ve Üç Teklif Kuralı
Çoğu kurumsal alımda üç ile beş teklif yeterlidir. Birden ona teklif senaryoları, üç teklif kuralının nereden geldiği, tutara göre kademe tablosu ve karşılaştırılabilir teklif toplamanın dört kuralı.
ELMAP 9 dk okuma
Kaç firmadan teklif alınmalı sorusunun kısa cevabı: çoğu kurumsal alımda üç ile beş arası. Standart ve kolay karşılaştırılabilir ürünlerde altıya kadar çıkabilir; uzmanlık isteyen işlerde üç nitelikli teklif, beş gelişigüzel tekliften daha çok işe yarar.
Asıl mesele sayının kendisi değil, o sayının nereden geldiği: her yeni teklif size ne öğretiyor, karşılığında kaç saatinizi alıyor?
İçindekiler
Rekabet fiyatı nasıl etkiliyor?
"Üç teklif kuralı" nereden geliyor?
Birden ona teklif senaryoları
Azalan fayda noktası nerede?
Karşılaştırılabilir teklif nasıl toplanır?
Dolgu teklifin maliyeti
Teklif sayısını artırmanın maliyetini düşürmek
Sık sorulan sorular
Rekabet fiyatı nasıl etkiliyor?
Küçük bir sahne. Bir lojistik şirketi deposuna raf sistemi alacak. Tanıdıkları firmadan teklif isterler, 705.000 TL gelir. Rakam bütçeye yakındır, iş oradan yürüyecektir. Satın almadan sorumlu kişi iki firmaya daha sorar: 640.000 TL ve 588.000 TL. En düşük teklif, ilk aldıkları rakamın yaklaşık yüzde 17 altındadır (117.000 TL fark).
Buradaki kazanç yalnız düşük fiyat değil. İkinci ve üçüncü teklif, o alımın fiyat aralığını gösterir. Aralığı bilmeden 705.000 TL'nin pahalı mı ucuz mu olduğunu söyleyemezsiniz; tek teklifle elinizde bir rakam vardır ama bir ölçü yoktur.
Rekabetin üç ayrı etkisi vardır:
Aralık görünür. Üç teklif, ortadaki değeri ve uçları ortaya koyar. Kararınızı "içime sinmedi" yerine bir sayı aralığına dayandırırsınız.
Teklif verenin davranışı değişir. Başka firmaların da teklif verdiğini bilmek fiyatı ölçülü tutar. Teklif talebinde "aynı iş için birden fazla firmadan teklif topluyoruz" demek yaygın ve dürüst bir uygulamadır.
Kapsam farkları ortaya çıkar. Teklifler yan yana konunca birinin fiyatına dahil olan montajın diğerinde olmadığını görürsünüz. 588.000 TL'lik teklif, montaj hariç olduğu için düşük olabilir.
Bu üçüncü madde çoğu zaman fiyat farkından daha değerlidir. Kapsamları eşitlemeden yapılan karşılaştırma, en düşük rakamı değil en eksik teklifi seçtirir.
Özel sektörde üç teklif toplamayı zorunlu kılan bir düzenleme yok. Kuralın kökeni genellikle iki yere bağlanır: şirketlerin iç kontrol ve denetim alışkanlığı, bir de kamu tarafındaki piyasa fiyatı araştırma pratiğinin zamanla özel sektöre yerleşmesi.
Bir de basit bir mantığı var. İki teklif arasında yüzde 30 fark varsa hangisinin sapma olduğunu bilemezsiniz; biri düşük mü, öbürü yüksek mi? Üçüncü teklif bu soruyu çoğu zaman cevaplar. Üç, sapmanın görünür olduğu en küçük sayıdır.
Pratikte sayıyı tek başına değil, tutarla birlikte belirlemek daha iyi çalışır. Şirketlerin satın alma politikalarında bu genelde bir kademe tablosudur:
Alım tutarı (örnek)
Hedef teklif sayısı
Süreç
0 – 25.000 TL
1
Önceki alım fiyatı ya da liste fiyatı referans alınır, e-posta kaydı yeter
25.000 – 150.000 TL
3
Yazılı teklif talebi (RFQ) ve karşılaştırma tablosu
150.000 – 1.000.000 TL
4–6
Şartname, kapalı teklif, ağırlıklı değerlendirme
1.000.000 TL üzeri
5+
Şartname, ön eleme, değerlendirme komitesi, sözleşme
Rakamları kendi ölçeğinize göre kaydırın. Önemli olan eşiklerin bir yerde yazılı olması: yazılı değilse teklif sayısı her seferinde acelenin durumuna göre belirlenir. Bu kademeler satın alma sürecinin onay adımıyla birlikte tanımlanır.
Kaç firmadan teklif alınmalı? Birden ona senaryolar
Tek teklif
Yalnız birkaç durumda savunulabilir: ürünün tek yetkili satıcısı ya da servisi varsa, mevcut sistemle uyum zorunluysa, tutar çok küçükse veya gerçek bir aciliyet varsa. Bu durumlarda iki şey yapın — fiyatı bir referansa bağlayın (önceki alımın fiyatı, liste fiyatı, benzer ürünün piyasa fiyatı) ve tek teklifle ilerleme gerekçesini kısa bir notla kaydedin. Altı ay sonra "neden bu firma?" sorusunu cevaplayacak olan o nottur.
İki teklif
İki teklif bir fark verir ama bir aralık vermez. Rakamlar birbirine yakınsa rahatlarsınız; açıldıysa hangisinin normal olduğunu bilemezsiniz. Çoğu durumda iki teklif, üçüncüsünü istemenizi gerektiren bir soru işareti bırakır.
Üç teklif
Ortadaki değer görünür, uçlar belirir, kapsam farkları ortaya çıkar. Marjinal faydanın en yüksek olduğu nokta ikinciden üçüncüye geçiştir. Rutin alımların çoğunda üç teklif yeterlidir; koşul, üçünün de gerçekten karşılaştırılabilir olmasıdır.
Beş teklif
Standart ürünlerde ve hizmet alımlarında anlamlıdır. Sebebi şu: gelen tekliflerin hepsi kullanılabilir olmaz. Biri eksik kalemle gelir, biri süreyi kaçırır, biri kapsamı yanlış anlar. Beş teklifle başladığınızda elinizde genellikle üç sağlam karşılaştırma kalır. Fiyat aralığının uçları da bu sayıda netleşir.
On ve üzeri teklif
Değerlendirme yükü doğrusal artar, öğrendiğiniz şey artmaz. Bir teklifi okumak, kapsamını eşitlemek ve sorularını cevaplamak çoğu alımda yarım saati bulur; on teklifte bu, bir iş gününün önemli bir bölümü demektir. Kesin bir sayı aramak yerine kendi süreçlerinizde bir teklife ayrılan süreyi bir kez ölçün ve teklif sayısıyla çarpın — karar somutlaşır. Tedarikçi tarafında da bir etkisi vardır: on iki firmanın yarıştığı bir talepte teklif hazırlamaya zaman ayırmayı bırakan firmalar çıkar. Yüksek sayı başlıca iki durumda mantıklıdır — teklifler otomatik karşılaştırılıyorsa ve ürün tümüyle standartsa.
Teklif sayısı
Ne öğrenirsiniz
Değerlendirme yükü
1
Bir fiyat, ölçü yok
Çok düşük
2
Bir fark, sapma belirsiz
Düşük
3
Aralık ve orta değer, kapsam farkları
Orta
5
Uçlar netleşir, eleme sonrası hâlâ 3 teklif kalır
Orta-yüksek
10+
Yeni bilgi az, tekrar çok
Yüksek
Azalan fayda noktası nerede?
Basit bir durma kuralı: yeni gelen teklif mevcut aralığın dışına çıkmıyorsa, o aralığı öğrenmişsiniz demektir. Dört teklif 590.000 ile 700.000 arasında toplanmışsa beşincisi büyük ihtimalle yine o aralığa düşer. Aralığı kırmak için yeni bir teklif değil, farklı bir yaklaşım gerekir: kapsamı sadeleştirmek, alımı birleştirmek ya da vadeyi değiştirmek. Bu kaldıraçların tamamı satın almada maliyet düşürme başlığının konusudur.
İkinci sınır tedarikçi tarafındadır. Bir firma üst üste dört talebinize teklif hazırlayıp hiçbirini kazanamazsa, beşinciye cevap verme ihtimali belirgin biçimde düşer. Teklif hazırlamak onlar için de maliyettir. Davet listesini bilinçli tutmak ve sonucu kaybedenlere de bildirmek, bir sonraki alımda teklif alabilmenin şartıdır.
Sayı değil nitelik: karşılaştırılabilir teklif nasıl toplanır?
Beş uygun olmayan firmadan gelen teklif, üç nitelikli teklifin yerini tutmaz. Sayıyı artırmadan önce şu dördünü kurun:
Aynı kapsam. Bütün firmalara aynı şartnameyi, aynı miktarı, aynı teslim yerini ve aynı ödeme vadesini verin. Neyin dahil neyin hariç olduğunu yazın. Fiyat teklifi isteme yazısı bu bilgilerin kontrol listesidir.
Ön eleme. Kategoride faal, kapasitesi yeterli ve belgeleri düzgün firmalarla başlayın. Ölçütleri tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısında ayrıntılı bulursunuz.
Hedefin üzerinde davet. Davet ettiğiniz her firma teklif vermez; kapasitesi dolu olan, kapsamı uygun bulmayan ya da süreye yetişemeyen çıkar. Dört teklif istiyorsanız yedi sekiz firmaya sorun.
Ortak soru-cevap. Bir firmanın sorduğu sorunun cevabını yalnız ona vermeyin. Cevap herkese aynı anda gitmezse teklifler farklı bilgiyle hazırlanır ve karşılaştırma bozulur.
Süreyi de unutmayın. İki günlük teklif süresi, sayıyı kendiliğinden düşürür: hazırlıklı olmayan firma yetişemez, yetişen de tahminle fiyat verir.
Dolgu teklifin maliyeti
Yaygın bir uygulama var: karar zaten verilmiştir, ama "üç teklif" kuralını karşılamak için iki dolgu teklif toplanır. Genellikle seçilen firmanın tanıdıklarından, bilerek yüksek rakamlarla.
Bunun üç maliyeti var. Gerçek fiyat bilgisini kaybedersiniz — elinizdeki üç rakamın ikisi anlamsızdır. Denetimde, ortak sorgusunda ya da yönetim değişikliğinde savunması zor bir dosya bırakırsınız; dolgu tekliflerin benzerliği genellikle fark edilir. Üçüncüsü, dolgu teklif istediğiniz firmaların sizi ciddiye alma ihtimali azalır.
Alternatifi basittir: tek kaynaktan alım yapıyorsanız bunu gerekçesiyle açıkça kaydedin. "Mevcut sistemle uyum zorunluluğu nedeniyle tek firmadan alındı, fiyat geçen yılki alımla karşılaştırıldı" cümlesi, uydurma iki tekliften hem daha dürüst hem daha savunulabilirdir.
Teklif sayısını artırmanın maliyetini düşürmek
Teklif sayısını sınırlayan asıl şey çoğu zaman fikir değil, iştir: sekiz firma bulmak, sekiz ayrı e-posta yazmak, sekiz cevabı takip etmek. Bu yük düşerse hedef sayı doğal olarak yükselir.
ELMAP'ta bu yükü üç şey azaltır. Birincisi, tek alım talebi tek duyuru demektir: talebi kategorinize açtığınızda o kategorideki doğrulanmış firmalar aynı şartnameyi görür — katılımı ister herkese açık ister yalnız seçtiğiniz firmalara davetli tutarsınız. İkincisi, sorular anonim soru-cevap bölümünde herkese aynı anda cevaplanır; kapsam farkı doğuran özel yazışma kalmaz. Üçüncüsü, kapalı teklif olarak topladığınızda teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır — talep sahibi tek seferlik, kayıtlı bir işlemle açar — ve açılıştan sonra hepsi tek ekranda yan yana gelir. Üç teklifi karşılaştırmakla dokuz teklifi karşılaştırmak arasında sizin açınızdan büyük fark kalmaz.
Teklif tipini talebi açarken seçersiniz: standart ve karşılaştırılabilir alımlarda talebi canlı eksiltme olarak açıp fiyatı aynı oturumda yarıştırabilirsiniz; küçük ve rutin alımlar için hızlı teklif yeterlidir. Lansman döneminde tamamen ücretsiz — bir alım talebi açıp kendi kategorinizde kaç firmanın teklif verdiğini görmek, hedef sayınızı gerçek veriyle belirlemenin en kısa yoludur.
Sık Sorulan Sorular
Üç firmadan teklif almak zorunlu mu?
Özel sektör alımlarında böyle bir zorunluluk yok; sayıyı şirketin kendi satın alma politikası belirler. Çoğu şirket tutar eşiğine bağlı bir kural yazar (örneğin 25.000 TL üzeri alımlarda en az üç teklif). Kamu kurumları kendi mevzuatına tabidir; özel sektör alımları bu çerçevenin dışındadır.
Tek firmadan teklif almak ne zaman kabul edilebilir?
Tek yetkili satıcı ya da servis varsa, mevcut ekipmanla uyum zorunluysa, tutar çok küçükse ve gerçek bir aciliyet varsa. Dördünde de aynı iki adımı atın: fiyatı bir referansla karşılaştırın, gerekçeyi yazılı bırakın. "Acil" gerekçesi tekrar ediyorsa sorun tedarikte değil planlamadadır.
Davet ettiğim firmaların hepsi teklif vermezse ne olur?
Normaldir. Teklif vermeme sebebi genellikle kapasite doluluğu, kapsam uyumsuzluğu ya da kısa süredir. Bunu hesaba katıp hedefinizin üzerinde davet edin. Teklif gelmeyen firmalara tek satırlık bir soru sormak da işe yarar: süre mi yetmedi, kapsam mı uygun değildi? Cevaplar bir sonraki talebi düzeltir.
Teklif sayısını artırmak fiyatı ne kadar düşürür?
Sabit bir oran vermek doğru olmaz; alımın türüne, pazarın derinliğine ve kapsamın netliğine göre değişir. Pratikte sık rastlanan örüntü şudur: en büyük fark birinci tekliften üçüncüye geçerken oluşur, beşten sonra fiyat aralığı genellikle belirgin biçimde daralmaz. Tedarikçi sayısı sınırlı bir pazarda (özel bir makine, dar bir servis ağı) teklif sayısını artırmak fiyatı değil çoğunlukla yalnız iş yükünü artırır.
Uzun süredir çalıştığım tedarikçiden her alımda yeniden teklif toplamalı mıyım?
Her siparişte değil, düzenli aralıklarla. Tekrarlayan alımlarda yaygın uygulama, yıllık ya da altı aylık dönemlerde piyasayı yeniden yarıştırmak ve aradaki siparişleri anlaşılan fiyat listesinden geçmektir. Mevcut tedarikçiniz de bu döngüye katılır; çoğu zaman teklif toplandığını bilmek fiyatı kendiliğinden güncel tutar.
Teklif sayısı bir hedef değil, bir araçtır. Alımın tutarına ve türüne göre bir sayı belirleyin, o sayıya ulaşacak kadar firma davet edin, hepsine aynı kapsamı verin ve aralık kapandığında durun.
Alım talebinizi oluşturun, doğrulanmış tedarikçilerden kapalı teklif toplayın. Tek talep açarsınız, kategorinizdeki firmalar görür, teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır ve tek ekranda karşılaştırılır. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluşturun
