Fiyat Teklifi İsteme Yazısı Nasıl Yazılır? (Hazır Şablon + Örnek)

Fiyat teklifi isteme yazısı, bir ürün ya da hizmeti satın almadan önce tedarikçilere "şu işi, şu şartlarla, şu tarihe kadar fiyatlandırın" dediğiniz kısa yazılı taleptir. İşe yarayan bir yazı üç şeyi yapar: ne istediğinizi tereddüde yer bırakmadan anlatır, bütün firmalardan aynı biçimde cevap ister ve bir son tarih koyar. Bu üçü yerindeyse gelen teklifleri yan yana koyup karşılaştırabilirsiniz; değilse "KDV dahil mi?", "nakliye var mı?", "kaç adetti?" sorularıyla ikinci bir tur açmak zorunda kalırsınız.

Aşağıda yazıya girmesi gereken 8 bilgi, kopyalayıp kullanabileceğiniz boş bir e-posta şablonu ve biri mal, biri hizmet alımı için iki doldurulmuş örnek var. Teklif veren taraftaysanız, yani bir müşteriye teklif hazırlıyorsanız, aradığınız rehber kazandıran fiyat teklifi nasıl hazırlanır yazısıdır.

Fiyat teklifi isteme yazısı nedir, ne işe yarar?

Satın alma dilinde bu yazıya teklif talebi (RFQ, Request for Quotation) denir. Alıcı ihtiyacını tarif eder; tedarikçi buna karşılık fiyat teklifi ya da proforma fatura (henüz satış olmayan, fiyatı bildiren ön fatura) gönderir. Yani teklif isteme yazısı sizin yazdığınız metin, fiyat teklifi ise firmanın verdiği cevaptır. İkisi sık karıştırılır.

Yazının iki işi vardır. Birincisi, cevapları karşılaştırılabilir kılmak. Bir idari işler yöneticisi üç firmaya "20 ofis sandalyesi için fiyat alabilir miyim?" diye yazdığında genellikle üç ayrı dünya döner: biri KDV hariç birim fiyat verir, biri nakliyesiz toplam yazar, üçüncüsü "hangi model?" diye sorar. Aynı sorunun aynı şartlarla sorulması bu dağınıklığı baştan önler.

İkincisi, kayıt oluşturmak. Teslimat gecikince ya da faturada başka bir rakam görününce "biz ne istemiştik, onlar ne demişti" tartışması yazıyla çözülür. Bu yüzden telefonla alınan fiyatın arkasından kısa bir e-posta göndermek çoğu satın alma sorumlusunun alışkanlığıdır.

Teklif isterken belirtmeniz gereken 8 bilgi

Bu bilgilerden biri eksikse tedarikçi ya soru sorar ya da kendi varsayımıyla fiyat verir. İkisi de size zaman kaybettirir.

1. Ürün ya da hizmetin tanımı. Ürünlerde marka-model ya da ölçülebilir özellik yazın: "dizüstü bilgisayar" yerine "14 inç, en az 16 GB RAM, 512 GB SSD, Windows 11 Pro lisanslı". Tek markaya bağlanmak istemiyorsanız "veya muadili" ekleyin. Hizmetlerde kapsamı yazın: ne dahil, ne hariç, hangi sıklıkta. Kapsam bir iki paragrafa sığmıyorsa ayrı bir hazırlayıp ek olarak gönderin.