Fiyat Teklifi Nasıl Hazırlanır? Örnek Format + 10 · ELMAP
fiyat teklifi
Fiyat Teklifi Nasıl Hazırlanır? Bölüm Bölüm Format, Doldurulmuş Örnek ve 10 İpucu
Tedarikçiler için fiyat teklifi rehberi: yedi bölümlük format, rakamlı doldurulmuş örnek, 10 pratik ipucu ve alıcının teklifleri karşılaştırırken nelere baktığı.
ELMAP 9 dk okuma
"Fiyat teklifi nasıl hazırlanır" sorusunun kısa cevabı şu: alıcının istediği kalemleri onun sırasıyla, birim fiyat × miktar = tutar düzeninde, KDV'si ayrı gösterilmiş ve teslim, ödeme, geçerlilik koşulları rakamla yazılmış tek bir belge hâlinde sunarsınız. Ürününüz iyi olsa da bu düzen yoksa teklifiniz birçok değerlendirmede ilk elemede kalır.
Sebebi basit. Karşı tarafta beş, on, yirmi teklifi yan yana koymaya çalışan bir satın alma sorumlusu var. Teklifinizi anlamak için ek bir e-posta atmak zorunda kalıyorsa, karşılaştırma tablosunda satırınız boş kalır.
Fiyat teklifi nasıl hazırlanır: yedi bölümlük format
İyi bir fiyat teklifi formatı uzunluğuyla değil düzeniyle ayrışır. Aşağıdaki yedi bölüm mal ve hizmet alımlarının büyük kısmı için yeterlidir; sıralama da aşağı yukarı böyledir.
Başlık ve firma bilgileri. Teklif numarası, tarih, firmanızın unvanı, vergi dairesi ve numarası, adres, yetkili kişi ve telefon. Alıcının adı ve varsa talep numarası da burada durur; hangi işe ait olduğu bir bakışta anlaşılmalı.
Kapak yazısı (teklif mektubu). Beş altı cümle: hangi talebe cevap verdiğiniz, kapsamı nasıl anladığınız, varsa keşif tarihiniz ve teklifin özü. Firma tarihçesi eke gider.
Kapsam özeti. Neyi dahil ettiğinizi, neyi etmediğinizi maddeler hâlinde yazın. "Nakliye dahil, montaj hariç" gibi tek bir satır, sonraki tartışmaların büyük bölümünü önler.
Kalem bazlı fiyat tablosu. Alıcının listesindeki her kalem, aynı sıra ve aynı birimle: açıklama, miktar, birim, birim fiyat, tutar. Altında KDV hariç ara toplam, KDV tutarı ve genel toplam.
Süre ve teslim. Teslim ya da işe başlama süresi gün olarak; teslim yeri; kısmi teslim varsa takvimi.
Ödeme ve geçerlilik. Ödeme koşulu (avans oranı, vade), teklifin geçerli olduğu son tarih, para birimi. Varsa garanti süresi de bu bölümde.
İmza ve ekler. Yetkili imza ve kaşe; ekler numaralı: teknik föy, belgeler, referans listesi.
Bu düzen, alıcının fiyat teklifi isteme yazısında sorduğu sorulara aynı sırayla cevap verir. Teklif talebi (RFQ) ne kadar dağınık gelirse gelsin, düzenli cevap vermek sizin elinizde.
Doldurulmuş fiyat teklifi örneği
Bir AVM yönetimi, kapalı otoparkının aydınlatmasını LED'e çevirmek için alım talebi açmış ve teklif topluyor. Talep üç kalem: armatür, montaj işçiliği ve eski armatürlerin bertarafı. Tutarlar temsilîdir.
Teklif No: 2026-0842 · Tarih: 18 Ağustos 2026
Teklif veren: Aydın Elektrik San. ve Tic. Ltd. Şti. — Yetkili: Selin Kaya, satış müdürü
Alıcı: Meydan AVM Yönetimi — Talep: "Kapalı otopark LED aydınlatma dönüşümü, 240 armatür"
Kapsam: Mevcut 240 adet floresan etanş armatürün sökümü, 36 W LED etanş armatürle değişimi, bağlantı ve devreye alma; sökülen armatürlerin lisanslı atık firmasına teslimi. Mevcut hat ve pano onarımı kapsam dışıdır; keşifte tespit edilirse ayrıca fiyatlanır.
No
Kalem
Miktar
Birim
Birim fiyat (TL)
Tutar (TL)
1
LED etanş armatür, 36 W, IP65, 4000 K, min. 3.600 lm
Opsiyon (ana toplama dahil değil): 1. kalem yerine mikrodalga hareket sensörlü model — birim fark 210 TL, 240 adet için +50.400 TL + KDV. Gece saatlerinde tüketimin düşmesi beklenir; istenirse hesabı ekte sunulur.
Teslim ve montaj: Sipariş ve avans sonrası 21 takvim günü; çalışma 23.00–06.00 arasında, katlar sırayla.
Ödeme: %30 avans, %70 kabul tutanağının imzasını izleyen 15 gün içinde.
Geçerlilik: 17 Eylül 2026'ya kadar (30 gün).
Garanti: Armatür 3 yıl (üretici), işçilik 1 yıl.
Ekler: (1) Ürün teknik föyü ve CE belgesi, (2) Son iki yılda tamamlanan üç otopark aydınlatma işi, (3) Vergi levhası ve imza sirküleri.
Bu örneği işe yarar kılan fiyatı değil: her kalem fiyatlanmış, KDV ayrılmış, kapsam dışı yazılmış, alternatif ayrı tutulmuş, süre ve ödeme rakamlı. Saf hizmet alımında — yıllık temizlik gibi — tablo "personel sayısı × ay" ya da "aylık bedel × 12" olarak kurulur; mantık değişmez.
Teklif hazırlarken işe yarayan 10 ipucu
Kataloğunuzu şartnameye uydurun, tersini değil. Kalemleri alıcının sırasıyla ve alıcının birimiyle yazın. Alıcı "adet" demişse "koli" ile fiyat vermeyin; vermek zorundaysanız adet karşılığını da ekleyin.
Kalem atlamayın. Fiyat veremediğiniz kalemin karşısına "teklif dışı" yazın ve nedenini belirtin. Boş hücre "unutmuş" ya da "gizliyor" diye okunur; ikisi de aleyhinize.
KDV'yi ve para birimini ayırın. Ara toplam KDV hariç, KDV satırı ayrı, genel toplam en altta; para birimi tablo başlığında yazılı.
Kapsam dışını açıkça yazın. Nakliye, montaj, eğitim, yedek parça, atık, iskele: dahil değilse dahil değil deyin. Sonradan çıkan kalem, fiyat farkından çok güven kaybına yol açar.
Alternatifi ayrı sunun. Daha ekonomik ya da daha uzun ömürlü bir seçeneğiniz varsa "opsiyon" başlığıyla, ana toplama karıştırmadan verin; ana teklifiniz karşılaştırılabilir kalır, alternatifiniz de görünür.
Geçerlilik tarihini yazın. Mal alımlarında 15–30 gün yaygındır; kur ve hammadde oynaklığı yüksek ürünlerde daha kısa tutulur, büyük projelerde 45–60 gün istenebilir. Geçerlilik içinde alıcı kabul ederse fiyatınıza bağlı kalmanız beklenir; tarihi hesabınıza göre koyun.
Süre ve ödemeyi sayıyla yazın. "Kısa sürede teslim" yerine "sipariş sonrası 21 takvim günü"; "uygun ödeme" yerine "%30 avans, kalan 15 gün vade". Sayıya dökülmemiş koşul karşılaştırma tablosuna girmez.
Kapak yazısını kısa, referansı seçili tutun. Beş altı cümlelik teklif mektubu ve işle doğrudan ilgili iki üç referans genelde yeterlidir. Yirmi sayfalık firma tanıtımı okunmaz; üstelik asıl tabloyu geriye iter.
Hesabı iki kez kontrol edin. Birim fiyat × miktar = tutar mı, tutarların toplamı ara toplamı veriyor mu, KDV oranı doğru mu? Bir toplama hatası en düşük fiyatı bile şüpheli hâle getirir; bazı alıcılar hesabı hatalı teklifi hiç değerlendirmez.
İstenen biçimde ve zamanında gönderin. PDF istenmişse PDF, imzalı istenmişse imzalı, platform formu varsa form. Anlamadığınız maddeyi son teklif tarihinden günler önce sorun; alıcıların çoğu cevabı tüm katılımcılarla paylaşır.
Alıcı teklifleri nasıl karşılaştırır: değerlendirenin gözünden
Yukarıdaki otopark talebine yedi teklif geldiğini düşünün. Satın alma sorumlusu önce hepsini KDV hariç toplama göre sıralar, sonra kapsam notlarını okuyup "bu tutar neyi içeriyor" sorusuna cevap arar. Üç teklifin özeti şöyle:
Teklif
KDV hariç toplam
Kapsam notu
Teslim
Geçerlilik
A
338.000 TL
"Montaj işçiliği hariçtir"
15 gün
10 gün
B
350.300 TL
Tam kapsam, atık teslimi dahil
21 gün
30 gün
C
372.000 TL
Tam kapsam, armatürde 5 yıl garanti
30 gün
45 gün
A kâğıt üzerinde en ucuz. Ama montaj eklenince (yaklaşık 43.000 TL) 381.000 TL ile en pahalı teklif oluyor; 10 günlük geçerlilik de alıcıyı aceleye zorluyor. Fiyat ağırlıklı bir değerlendirmede genellikle B öne çıkar; garanti süresi önemli bir kriter olsaydı C tartışmaya girerdi. Alıcının aradığı şey "en düşük sayı" değil, "karşılaştırılabilir en düşük toplam"dır.
ELMAP'ta bu iş bir karşılaştırma ekranında yapılır: kalem tutarları, KDV hariç toplam sıralaması, teslim süresi, geçerlilik günü, notunuz ve firma profiliniz yan yana görünür. Alıcı isterse ağırlıklı puanlama da kurar (örneğin fiyat %60, teslim %20, referans %20). Teklif formundaki "Notunuz" alanına yazdığınız iki cümle doğrudan karar ekranında okunur. Alıcının hangi kriterlere baktığını tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısı anlatıyor.
Kapalı teklifte fiyat stratejisi: tek atış
Kurumsal alımların önemli bir kısmında teklifler kapalı toplanır: süre dolana kadar mühürlü kalır, talep sahibi tek seferlik ve kayıtlı bir işlemle açar. Bu, kapalı zarf usulünün dijital hâlidir ve fiyatlama alışkanlığınızı değiştirmesi gerekir. Yüz yüze pazarlıkta işe yarayan "önce yüksek ver, sonra in" refleksi burada genellikle işlemez; ikinci tur olup olmayacağını bilmezsiniz.
Pratik yol, teklif vermeden önce üç tutar belirlemektir:
Hedef fiyat: normal marjınızla vermek istediğiniz tutar.
Alt sınır: bu işin altında girmeyeceğiniz fiyat.
Kapalı teklifte fiyat genellikle hedef ile alt sınır arasında biter; işin size referans mı, hacim mi, yoksa yalnızca ciro mu getireceğine göre kayar. Alt sınırın altına inmek çoğu durumda pahalıya patlar: işi alırsınız ama sürdüremezsiniz. Turlu eksiltmelerde — ters açık artırma (reverse auction) mantığıyla yürüyen alımlarda — kural farklıdır: hedefin biraz üstünden başlayıp aşağı inersiniz; yine de alt sınırınızı önceden yazın, turun temposuna kapılmayın. Bir iki günlük hızlı taleplerde format kısalır ama KDV, kapsam ve geçerlilik üçlüsü yine yazılır.
Teklif vereceğiniz talepleri nerede bulacağınızı bilmiyorsanız özel sektör ihaleleri nereden bulunur yazısı kanalları sıralıyor. ELMAP'ta da teklif aynı mantıkla verilir: kalemler tek tek fiyatlanır, KDV talepteki orana göre kendiliğinden hesaplanır, karşılaştırma KDV hariç toplam üzerinden yapılır.
Sık Sorulan Sorular
Fiyat teklifinde KDV dahil mi hariç mi yazılmalı?
İkisi de görünmeli. Kurumsal alıcı ödediği KDV'yi indirebildiği için maliyetine bakarken KDV hariç tutara odaklanır; tek satırda "KDV dahil 420.360 TL" yazan teklif, "KDV hariç 350.300 TL" yazan rakibin yanında ilk bakışta pahalı görünür, oysa aynı fiyattır. Farklı orana tabi kalemler varsa her oran için ayrı KDV satırı açın.
Döviz cinsinden teklif verilebilir mi, kur nasıl yazılır?
Alıcı para birimini belirtmişse ona uyun; TL istenen alıma döviz teklif göndermek karşılaştırma dışı kalma riski taşır. Döviz kabul ediliyorsa para birimini, esas alınacak kuru ve tarihini (örneğin fatura tarihindeki TCMB döviz satış kuru) ve kur farkının kime ait olduğunu yazın. İthal ürünlerde yaygın ara yol, fiyatı TL verip geçerliliği 7–10 güne indirmektir.
Teklife hangi belgeler eklenir?
Önce alıcının istedikleri, talep yazısındaki sırayla ve numaralı. Liste yoksa yaygın asgari set: vergi levhası, imza sirküleri, teknik föy ve varsa uygunluk belgeleri (CE, TSE, garanti), işle ilgili iki üç referans. ISO 9001 gibi kalite belgeleri istenmişse ya da işle doğrudan ilgiliyse eklenir; ek sayısı tek başına puan getirmez.
Gönderdiğim teklifi sonradan değiştirebilir miyim?
Alıcının kuralına bağlıdır. E-postayla toplanan tekliflerde son tarihe kadar revize genellikle kabul edilir; revizeyi "önceki teklifin yerine geçer" ibaresiyle gönderin. ELMAP'ta teklifiniz son tarihe kadar mühürlü durur; o tarihe kadar geri çekip düzenleyebilirsiniz, sonrasında değişiklik yapılamaz.
Fiyat teklifi ile proforma fatura aynı şey mi?
Değil. Fiyat teklifi, alıcının karar vermesi için sunduğunuz koşullu fiyat belgesidir; proforma fatura ise sipariş netleştikten sonra ödeme ya da ithalat işlemleri için düzenlenen ön faturadır. Teklif aşamasında istenmemişse proforma hazırlamanız gerekmez.
İyi teklif hazırlamak, iyi ürün kadar öğrenilebilir bir iş. Aynı formatı birkaç kez kullandığınızda kendi şablonunuz oluşur; sonrasında her talepte yalnızca kalemleri ve tutarları değiştirirsiniz.
