Teknik Şartname Nasıl Hazırlanır? Adım Adım + Örnek · ELMAP
teknik şartname
Teknik Şartname Nasıl Hazırlanır? Adım Adım Rehber (+ Örnek Şablon)
Özel sektör alımları için teknik şartname rehberi: idari şartname farkı, iyi şartnamenin 5 özelliği, 7 adımlık hazırlama sırası, bölüm bölüm kopyalanabilir şablon ve sık yapılan hatalar.
ELMAP 12 dk okuma
Teknik şartname nasıl hazırlanır sorusunun kısa cevabı şu: önce ihtiyacı tanımlarsınız, sonra bu ihtiyacı ölçülebilir kriterlere çevirir, teslim ve kabul koşullarını yazar, hepsini tedarikçilerin aynı biçimde cevaplayabileceği tek bir belgede toplarsınız. Şartname ne kadar netse gelen teklifler o kadar karşılaştırılabilir olur; teklif toplamanın asıl zemini bu belgedir.
Bu rehber özel sektör alımları içindir. Kamu alımlarında şartnamenin biçimini büyük ölçüde mevzuat belirler; şirketler bu konuda serbesttir, ancak serbestlik "gelişigüzel" demek değildir. Örnekler çoğunlukla bir dizüstü bilgisayar alımı üzerinden ilerliyor; hizmet alımına nasıl uyarlanacağını yeri geldikçe belirttik.
İçindekiler
Şartname nedir? Teknik ve idari şartname farkı
İyi bir teknik şartnamenin 5 özelliği
Teknik şartname nasıl hazırlanır: 7 adım
Teknik şartname örneği: bölüm bölüm şablon
Sık yapılan hatalar
Kamu ve özel sektör alımlarında şartname farkı
Şartnameyi alım talebine ekleyip teklif toplama
Sık Sorulan Sorular
Şartname nedir? Teknik şartname ile idari şartname farkı
Şartname, bir alımda neyin istendiğini ve hangi koşullarla istendiğini yazılı hâle getiren belgedir. Uygulamada iki parçaya ayrılır:
Teknik şartname (technical specification), alınacak mal ya da hizmetin kendisini anlatır: kapsam, teknik kriterler, standart referansları, teslimat ve kabul koşulları, garanti.
İdari şartname, sürecin kurallarını anlatır: kimler teklif verebilir, teklif nasıl ve ne zamana kadar sunulur, ödeme koşulu, teklif geçerlilik süresi, ceza koşulları, sözleşme esasları.
Küçük ölçekli alımlarda ikisi tek belgede birleşir; bunda bir sakınca yok. Önemli olan, tedarikçinin neyi hangi kurallarla teklif edeceğini tek okumada anlaması.
Sorunun türü
Hangi bölümde cevaplanır
Ne alınacak, hangi özelliklerde?
Teknik şartname
Nereye, ne zaman teslim edilecek; nasıl kabul edilecek?
İdari şartname yaptırımı yazar; teknik şartname ölçüyü verir
Küçük bir sahne, farkı netleştirir. Bir lojistik firmasının idari işler sorumlusu 40 dizüstü bilgisayar alacak. Tedarikçilere "40 adet laptop, iyi konfigürasyon" diye yazıyor. Beş teklif geliyor: biri 8 GB bellekli, biri 32 GB; ekranlar 13 ile 17 inç arasında; birim fiyatlar 22.000 TL ile 48.000 TL arasında. Bu teklifler karşılaştırılamaz, çünkü ortak bir ölçü yok. Teknik şartname o ortak ölçüyü kurar.
İyi bir teknik şartnamenin 5 özelliği
Ölçülebilir. "Dayanıklı", "kaliteli", "hızlı" gibi sıfatlar teklif değerlendirirken işe yaramaz. Sayı, birim ve standart kullanın: "en az 120 kg statik yük", "sipariş onayından sonra en geç 15 iş günü".
Markadan bağımsız. İhtiyacı marka-model üzerinden değil, performans üzerinden tanımlar. Marka yazmak zorunda kalıyorsanız yanına "veya muadili" ekler, muadilin hangi ölçüte göre kabul edileceğini söylersiniz.
Rekabeti kısıtlamayan. Tek bir firmanın karşılayabileceği kriter, aslında o firmayı baştan seçmiş olmaktır; teklif toplamanın anlamı kalmaz.
Tam ama sade. Alımı etkileyen her konu yazılır, etkilemeyen hiçbir şey yazılmaz. Üç sayfalık net bir belge, otuz sayfalık kopyala-yapıştır belgeden çoğu durumda daha iyi sonuç verir.
Kabulü tanımlayan. Malın ya da hizmetin "tamam" sayılacağı an ve bunun nasıl kanıtlanacağı yazılıdır. Yazılmazsa anlaşmazlık teslimat gününde çıkar.
Muğlak ifadeyi ölçülebilir hâle getirmek çoğu zaman bir cümlelik iştir:
Muğlak ifade
Ölçülebilir hâli
Yüksek kaliteli ofis koltuğu
TS EN 1335 ya da eşdeğer standarda uygunluk belgesi; en az 120 kg taşıma kapasitesi; 5 yıl mekanizma garantisi
Hızlı teslimat
Sipariş onayından itibaren en geç 20 takvim günü içinde [adres]e teslim
Yeterli kapasite
Saatte en az 500 paket işleme kapasitesi
Temizlik düzenli yapılacak
Ofis alanları her iş günü 18:00–21:00 arasında; ıslak hacimler günde iki kez
Garanti verilecek
Teslim tarihinden itibaren 24 ay parça ve işçilik garantisi; arızaya en geç 48 saat içinde yerinde müdahale
Teknik şartname nasıl hazırlanır: 7 adım
Sıra önemli; her adım bir sonrakinin girdisidir. İhtiyacı netleştirmeden kriter yazmaya başlarsanız, kriterler genellikle elinizdeki bir kataloğa benzemeye başlar.
1. İhtiyacı tanımlayın
Neyi, ne için, ne zaman istiyorsunuz? Bu soruyu satın almayı yürüten kişiye değil, ürünü ya da hizmeti kullanacak kişiye sorun. Klima alımında "kaç m² alan, kaç kişi, ofis mi sunucu odası mı" cevabı olmadan doğru cihaz seçilmez.
İhtiyacı ürün adıyla değil, beklenen sonuçla yazmayı deneyin: "80 m² açık ofisi yaz aylarında 24 °C'de tutacak soğutma." Sonucu tarif etmek, tedarikçinin sizin aklınıza gelmeyen bir çözüm önermesine alan bırakır.
2. Kapsamı çizin
Ne dahil, ne değil? Montaj dahil mi, eski cihazın sökümü, nakliye, kullanıcı eğitimi, ilk yılın sarf malzemesi? Kapsam dışı kalanları da açıkça yazın; anlaşmazlıkların büyük kısmı "ben dahil sanmıştım" cümlesiyle başlar. Miktar ve birimi bu adımda netleştirin: adet, m², saat, ay.
3. Teknik kriterleri yazın
Şartnamenin gövdesi burasıdır. Her kriter için dört şeyi yazın: özellik, değer, birim ve yön ("en az" ya da "en fazla"). Kriterleri iki gruba ayırmak değerlendirmeyi kolaylaştırır:
Zorunlu kriterler: karşılanmazsa teklif değerlendirmeye alınmaz.
Tercih edilen kriterler: karşılanırsa puanlamada avantaj sağlar.
Dizüstü bilgisayar örneğine dönersek: "en az 16 GB bellek, en az 512 GB SSD, 14–15,6 inç ekran, en fazla 1,8 kg, lisanslı işletim sistemi, en az 3 yıl garanti." Marka-model belirtmeyin; zorundaysanız "veya muadili" ifadesini ve muadilin ölçütünü ekleyin, örneğin "bağımsız kıyaslama testine göre eşdeğer ya da üstü işlemci performansı".
Hizmet alımı şartnamesinde kriterler farklı görünür ama mantık aynıdır: temizlikte personel sayısı, çalışma saatleri, malzeme sınıfı, denetim sıklığı; yazılım hizmetinde yanıt süresi, kullanılabilirlik oranı, raporlama.
4. Kalite ve standart referansları verin
İlgili bir TS, EN ya da ISO standardı, CE işareti ya da sektör belgesi varsa yazın; yanına "ya da eşdeğeri" ekleyin. Her istenen belgenin bir bedeli olduğunu unutmayın: belge sayısı arttıkça teklif verebilecek firma sayısı azalır. Gıda alımında işletme kayıt belgesi istemek yerindedir; ofis kırtasiyesi alımında çevre yönetim sertifikası istemek genellikle gereksiz bir kısıtlamadır.
5. Teslimat ve kabul koşullarını belirleyin
Teslim yeri, süresi, kısmi teslimatın kabul edilip edilmeyeceği, ambalaj, boşaltma sorumluluğu. Ardından kabul kriterleri: mal ya da hizmetin "teslim alındı" sayılacağı koşullar, kimin onaylayacağı, uygunsuz çıkarsa değişim süresi. Örnek: "Cihazlar kurulum sonrası 72 saat kesintisiz çalıştırılır; bu sürede arıza vermezse kabul tutanağı imzalanır."
6. Garanti, bakım ve desteği yazın
Garanti süresi (ay), kapsamı (parça, işçilik, yerinde servis), arızaya müdahale süresi, yedek parça temin süresi, varsa periyodik bakım. Hizmet alımında bunun karşılığı performans göstergeleri ve raporlama sıklığıdır. Ceza koşullarının kendisi genellikle idari şartnamede ya da sözleşmede yer alır; teknik şartnamenin görevi ölçüyü koymaktır. "48 saat içinde müdahale" yazılıysa cezanın neye bağlanacağı bellidir.
7. Değerlendirme kriterlerini önceden yazın
Teklifler yalnız fiyata göre mi seçilecek, yoksa fiyat, teslim süresi ve garanti ağırlıklı puanla mı? Bunu baştan yazın; örneğin fiyat %60, teslim süresi %20, garanti %20. Tedarikçi neye göre değerlendirileceğini bilirse teklifini ona göre kurar; siz de sonradan "kriter değişti" tartışması yaşamazsınız. Kriter seçimi için tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısına bakabilirsiniz.
Teknik şartname örneği: bölüm bölüm şablon
Aşağıdaki iskeleti kopyalayıp kendi alımınıza uyarlayabilirsiniz. Köşeli parantezli yerler doldurulacak alanlardır; kullanmadığınız bölümü silin, sıralamayı bozmayın.
TEKNİK ŞARTNAME — [Alımın adı, örn. 40 adet dizüstü bilgisayar alımı]
Hazırlayan: [Firma / birim] Tarih: [GG.AA.YYYY] Sürüm: [1.0]
1. AMAÇ VE İHTİYAÇ TANIMI
[Alımın hangi ihtiyacı karşılayacağı; kullanım yeri ve amacı]
2. KAPSAM
2.1 Kapsama dahil olanlar: [ürün/hizmet, montaj, nakliye, eğitim...]
2.2 Kapsam dışı olanlar: [...]
2.3 Miktar ve birim: [örn. 40 adet / 12 ay / 1.200 m²]
3. TEKNİK KRİTERLER
3.1 Zorunlu kriterler (karşılanmazsa teklif değerlendirmeye alınmaz)
- [Özellik]: en az / en fazla [değer] [birim]
3.2 Tercih edilen kriterler (puanlamada dikkate alınır)
- [Özellik]: [değer] [birim]
Not: Marka/model belirtilen yerlerde "veya muadili" kabul edilir.
Muadil ölçütü: [...]
4. KALİTE VE STANDART REFERANSLARI
[İlgili TS / EN / ISO standardı ya da eşdeğeri; istenen belgeler]
5. TESLİMAT
5.1 Teslim yeri: [adres]
5.2 Teslim süresi: sipariş onayından itibaren en geç [..] gün
5.3 Kısmi teslimat: [kabul edilir / edilmez]
5.4 Ambalaj, nakliye ve boşaltma sorumluluğu: [...]
6. KABUL KRİTERLERİ
[Muayene / test yöntemi; kabul tutanağını kimin imzalayacağı;
uygunsuz ürün ya da hizmette değişim süresi]
7. GARANTİ, BAKIM VE DESTEK
Garanti süresi: [..] ay · Kapsam: [parça / işçilik / yerinde]
Arızaya müdahale: en geç [..] saat · Yedek parça temini: [..] gün
8. TEKLİFİN İÇERMESİ GEREKENLER
[Kalem bazlı birim fiyat, teslim süresi, garanti, teknik doküman
ya da katalog, varsa numune]
9. DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ
[örn. Fiyat %60 · Teslim süresi %20 · Garanti %20]
10. SORULAR VE DEĞİŞİKLİKLER
Sorular [tarih]e kadar yazılı iletilir; cevaplar tüm teklif
verenlerle paylaşılır. Değişiklikler zeyilname ile duyurulur.
Onuncu maddedeki zeyilname, yayınlanmış şartnamede yapılan değişikliğin tüm teklif verenlere yazılı olarak duyurulmasıdır. Kelime resmî dursa da işlevi basittir: herkes aynı değişikliği aynı anda öğrenir, kimse "bana söylenmedi" diyemez.
Doldurulmuş bir kesit, üçüncü bölümün nasıl göründüğünü gösterir:
3.1 Zorunlu kriterler (dizüstü bilgisayar, 40 adet)
Bellek: en az 16 GB · Depolama: en az 512 GB SSD · Ekran: 14–15,6 inç, en az 1920×1080 · Ağırlık: en fazla 1,8 kg · Pil: üretici beyanına göre en az 8 saat · İşletim sistemi: lisanslı, kurumsal sürüm · Garanti: en az 36 ay, yerinde servis.
3.2 Tercih edilen kriterler
Klavye arka aydınlatması · Parmak izi okuyucu · USB-C ile şarj.
Aynı iskelet mal alımı şartnamesinde de hizmet alımı şartnamesinde de çalışır; hizmette 3. bölüm "hizmet seviyeleri", 6. bölüm "aylık performans onayı" olarak okunur.
Sık yapılan hatalar
Hata
Neye yol açar
Yerine ne yapmalı
Marka-model kilitleme (katalogdan kopyalanan özellik listesi)
Diğer tedarikçiler tek modeli işaret ettiğini fark eder, teklif vermez; 1–2 teklifle kalırsınız
Performans kriteri yazın; marka zorunluysa "veya muadili" ve ölçütü
Muğlak ifade ("uygun kalitede", "makul sürede")
Herkes farklı şeyi fiyatlar; karşılaştırma yapılamaz
Sayı, birim, standart
Ölçüsüz kriter ("kapasite yeterli olmalı")
Yeterli olup olmadığını kabul aşamasında tartışırsınız
"Saatte en az 500 paket" gibi eşik
Aşırı belge ve sertifika isteme
Teklif sayısı düşer, fiyat yükselir
Yalnız işi etkileyen belgeyi isteyin
Kapsam dışını yazmamak
Montaj, nakliye, eğitim gibi kalemler sonradan ek fatura olur
2.2 maddesini boş bırakmayın
Kabulü tanımlamamak
"Teslim edildi" ile "çalışıyor" arasındaki farkı kimse yazmamıştır
Test yöntemi ve tutanak
Eski şartnameyi kopyalamak
Üç yıl önceki kriterler; teknoloji ve fiyat değişmiş
Her alımda kriterleri kullanıcıyla yeniden gözden geçirin
Bunlardan en pahalısı çoğu zaman ilkidir. Rekabet daraldığında fiyat farkı fark edilmez, çünkü karşılaştıracak ikinci bir teklif yoktur.
Kamu ve özel sektör alımlarında şartname farkı
Kamu alımlarında şartnamenin çerçevesi büyük ölçüde mevzuatla çizilir ve süreç genellikle kamu alımlarının resmî platformu olan EKAP üzerinden yürür; bu yazı o alana girmiyor. Özel sektörde şartnamenin biçimini kanun değil, alımı yapan şirket belirler: bir sayfa da olabilir, kırk sayfa da; standart istemek de istememek de şirketin kararıdır.
Bu serbestlik iki türlü kullanılabilir. Şartnamesiz "fiyat verin" demek hızlıdır, ama gelen teklifler farklı şeyleri fiyatlar; karşılaştırma yapılamaz ve karar genellikle en tanıdık tedarikçiye kayar. Net bir şartname ise teklifleri aynı zemine oturtur. Özel sektörde şeffaflık bir zorunluluk değil, şirketin kendi yararına bir tercihtir. Sürecin bütününü, yani şartnameden sonra usul seçimi, duyuru ve değerlendirmeyi şirketler için ihale nasıl açılır yazısında ayrıca ele alıyoruz.
Şartnameyi alım talebine ekleyip teklif toplama
Şartname hazır olduğunda geriye onu doğru tedarikçilere ulaştırmak ve teklifleri düzenli toplamak kalır. Küçük alımlarda e-posta ile birkaç firmaya göndermek hâlâ yaygın bir yol; bunun için fiyat teklifi isteme yazısı örneği işinizi görür. Tedarikçi sayısı arttıkça ise sorular çoğalır, cevaplar dağınık kalır, biri "değişikliği duymadım" der.
ELMAP'ta bunun için alım talebi oluşturursunuz: şartname dosyasını ve alım kalemlerini eklersiniz, katılım biçimini (Herkese Açık, Kategorili ya da Davetli) ve teklif tipini seçersiniz. Kapalı Teklif'te teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır; talep sahibi tek seferlik, kayıtlı işlemle açar. Kapalı zarf usulünün dijital hâli budur. Tedarikçilerin şartnameyle ilgili soruları platformda yanıtlanır; şartnamede değişiklik gerekirse zeyilname yayınlanır ve teklif verenler haberdar edilir. Yukarıdaki şablonun 10. maddesi böylece kendiliğinden işler.
Kendi belgenizi yazarken fikir almak için inşaat ve yapım gibi kategorilerde yayında olan alım taleplerinin açıklama ve kalem listelerine bakabilirsiniz; şartname dokümanının kendisini indirmek için ücretsiz kayıt yeterlidir. Başkalarının kapsam ve kriterleri nasıl kurduğunu görmek, kendi eksiğinizi fark ettirir.
Sık Sorulan Sorular
Teknik şartname ile idari şartname arasındaki fark nedir?
Teknik şartname alınacak mal ya da hizmetin kendisini tanımlar: kapsam, ölçülebilir kriterler, teslimat, kabul, garanti. İdari şartname sürecin kurallarını tanımlar: kimler teklif verebilir, teklif nasıl sunulur, ödeme ve ceza koşulları nedir. Küçük alımlarda ikisi tek belgede birleştirilebilir.
Şartnamede marka ve model belirtmek doğru mu?
Çoğu durumda değil. Marka-model, ihtiyacı değil bir ürünü tarif eder ve rekabeti daraltır. Mevcut sistemle uyumluluk gibi gerçek bir zorunluluk varsa marka yazılabilir; bu durumda "veya muadili" ifadesi ve muadilin hangi ölçüte göre kabul edileceği eklenir.
Teknik şartname kaç sayfa olmalı?
Belirli bir sayfa sayısı yoktur; ölçü, alımı etkileyen her konunun yazılmış olmasıdır. Basit bir mal alımında 1–2 sayfa genellikle yeter; yıllık hizmet ya da makine alımı 5–10 sayfayı bulabilir. Kısa ama ölçülebilir bir belge, uzun ama muğlak olandan daha iyi teklif getirir.
Hizmet alımı için de teknik şartname gerekir mi?
Evet, hatta mal alımından daha çok gerekir; çünkü hizmetin sınırı gözle görülmez. Hizmet alımı şartnamesinde kriterlerin karşılığı hizmet seviyeleridir: personel sayısı, çalışma saatleri, yanıt süresi, denetim ve raporlama sıklığı, hizmetin "yapılmış" sayılacağı koşullar.
Şartname yayınlandıktan sonra değiştirilebilir mi?
Değiştirilebilir; ancak değişiklik tüm teklif verenlere aynı anda ve yazılı olarak duyurulmalıdır. Bu duyuruya zeyilname denir. Değişiklik teklifin içeriğini etkiliyorsa son teklif tarihini de uzatmak adil olur. ELMAP'ta zeyilname yayınlandığında ilgili tedarikçiler bildirim alır, dokümanların yeni sürümü kayda geçer.
Şartname, alım sürecinin en az dikkat çeken ama sonucu en çok etkileyen belgelerinden biridir. Yedi adımı bir kez uyguladığınızda bir sonraki alımda çoğu bölüm hazır olur; değişen genellikle yalnız kriterlerdir.
Şartnameniz hazırsa bir sonraki adım teklif toplamak. ELMAP'ta alım talebinizi oluşturun, şartnamenizi ekleyin, doğrulanmış tedarikçilerden kapalı teklif toplayın. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluşturun
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık yerine geçmez.
