Tedarikçiden İstenecek Belgeler: Kontrol Listesi · ELMAP
tedarikçi belgeleri
Tedarikçiden İstenecek Belgeler: Kontrol Listesi ve Hangi Alımda Ne İstenmeli
Vergi levhası, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, borcu yoktur yazıları: hangi belge hangi alım büyüklüğünde istenmeli? Alım profiline göre belge tablosu, kopyalanabilir belge talep metni ve belgeler geldiğinde yapılacak on dakikalık kontrol.
ELMAP 10 dk okuma
Tedarikçiden istenecek belgeler, karşınızdaki firmanın gerçekten var olduğunu, bugün faal olduğunu ve sizinle konuşan kişinin şirketi bağlayabildiğini gösterir. Küçük bir alımda vergi levhası ile unvana kayıtlı banka hesabı çoğu durumda yeterlidir; tutar büyüdükçe ve iş süreklilik kazandıkça ticaret sicil gazetesi, faaliyet belgesi, imza sirküleri, borcu yoktur yazıları ve sektör belgeleri listeye eklenir.
Belge toplamak hangi soruya cevap verir?
Belge istemenin amacı dosya kalınlaştırmak değil, üç soruyu imzadan önce cevaplamaktır:
Bu firma gerçek ve faal mi? Unvan, vergi kimlik numarası (VKN) ve sicil kaydı bunu gösterir.
Karşımdaki kişi şirketi bağlayabiliyor mu? Teklifi ve sözleşmeyi imzalayan kişinin yetkisi ayrı bir belgede yazar.
Para doğru hesaba mı gidecek? Ödeme yapılacak hesabın sahibi ile faturayı kesen firma aynı olmalıdır.
Sık görülen tablo: toplanan 41 sayfa PDF ortak klasöre atılır, dosya ilk kez dört ay sonraki fatura itirazında açılır. İmzalayanın adı sirkülerde yoktur, faaliyet belgesi iki yıl öncesine aittir.
Bu yüzden belge kontrolü, tedarikçi değerlendirme kriterleri içinde puanlanan bir başlık değil, puanlamadan önce geçilen bir eşiktir. Belge "biraz" tamam olmaz; ya vardır ya yoktur.
Tedarikçiden istenecek belgeler: temel liste
Belge
Neyi gösterir
Nereden alınır
Tazelik
Vergi levhası
Unvan, VKN, vergi dairesi, adres ve faaliyet konusu
Gelir İdaresi'nin dijital vergi dairesi
Cari yıl
Ticaret sicil gazetesi
Kuruluş; unvan, adres, ortak ve yetkili değişiklikleri
ticaretsicil.gov.tr
Kuruluş ve son değişiklik nüshası
Faaliyet belgesi
Odaya kayıtlı ve belge tarihinde faal olduğu
Ticaret ya da sanayi odası
Son 3 ay
İmza sirküleri ya da beyannamesi
Kimin, tek başına mı birlikte mi imza atabildiği
Noter ya da ticaret sicil müdürlüğü
Tarihi ve süresi geçerli
Banka hesap teyidi (İBAN yazısı)
Hesap sahibinin firma unvanı olduğu
Tedarikçinin bankası, antetli yazı
Her hesap değişikliğinde
SGK borcu yoktur yazısı
Vadesi geçmiş prim borcu görünmediği
e-Devlet, SGK hizmetleri
Son 30 gün
Vergi borcu durumu yazısı
Vadesi geçmiş vergi borcu görünmediği
Gelir İdaresi'nin dijital hizmetleri
Son 30 gün
ISO belgeleri (9001, 14001, 45001)
Belirli bir kapsamda yönetim sistemi kurulduğu
Belgelendirme kuruluşu
Belgedeki geçerlilik tarihi
Bilanço ve gelir tablosu
Firmanın büyüklüğü ve finansal dayanıklılığı
Tedarikçinin mali müşaviri
Son yıl
Bu dokuz kalemden üçü sık karıştırılır.
Ticaret sicil gazetesi mi, faaliyet belgesi mi?
İkisi aynı şeyi göstermez. Ticaret sicil gazetesi olayları kaydeder: kuruluş, unvan ve adres değişikliği, müdür ataması. Faaliyet belgesi ise bugünü gösterir; firmanın odaya kayıtlı ve belge tarihinde faal olduğunu söyler.
Gazete yanlış değil, eksik olabilir: kuruluş nüshasıyla birlikte son değişiklik nüshasını da isteyin, faal olma durumunu faaliyet belgesinden teyit edin.
İmza sirküleri: en sık atlanan belge
Teklifin altındaki imza kime ait? İmza sirküleri, şirket adına kimin hangi konularda ve hangi süreyle imza atabileceğini gösterir. Bazı şirketlerde yetki "müştereken" verilmiştir: iki müdürün birlikte imzası gerekir, tek imza şirketi bağlamaz.
Sirkülerde "iki imza birlikte" kaydı varken sözleşmeyi tek müdür imzalarsa, sorun çıktığında tartışmanın konusu imzanın geçerliliği olur. Sirkülerdeki isimleri sicil gazetesindeki güncel yetkili kaydıyla karşılaştırmak birkaç dakika alır.
ISO belgesinde bakılacak üç satır
ISO belgesi gördüğünüzde belgenin varlığı değil, üç satırı önemlidir:
Kapsam. Kapsam satırı satın aldığınız işi içeriyor mu? "Ofis mobilyası toptan ticareti" kapsamlı bir ISO 9001, montaj ve üretim işini kapsamaz.
Geçerlilik tarihi. Belgeler süreli olur ve ara denetimlerle sürdürülür; süresi geçmişse bir şey söylemez.
Belgelendirme kuruluşu. Belgeyi veren kuruluş TÜRKAK ya da IAF üyesi bir kurumca akredite edilmiş mi? Belge numarasını kuruluşun sorgulama sayfasından teyit edin.
Hangi belge hangi alım büyüklüğünde istenmeli?
En yaygın hata, listeyi tek bir seviyede tutmaktır. 12.000 TL'lik kırtasiye alımı için SGK borcu yoktur yazısı istemek süreci yavaşlatır, küçük tedarikçilerin bir kısmını teklif vermekten vazgeçirir. Yıllık 3 milyon TL'lik temizlik hizmetini sadece vergi levhasına bakarak vermek ise riskle orantısızdır.
Satırlar belgeleri, sütunlar alım profilini gösterir; ✓ istenir, — istenmez demektir. Tutar aralıkları örnektir: küçük 100.000 TL altı, orta 100.000 – 1.000.000 TL, büyük 1.000.000 TL üzeri; eşikleri kendi cironuza göre uyarlayın.
Belge
Küçük alım
Orta alım
Büyük alım
Personel çalıştıran hizmet
Vergi levhası (cari yıl)
✓
✓
✓
✓
Banka hesap teyidi
✓
✓
✓
✓
Ticaret sicil gazetesi
—
✓
✓
✓
Faaliyet belgesi (son 3 ay)
—
✓
✓
✓
İmza sirküleri / beyannamesi
—
✓
✓
✓
Referans listesi
—
✓
✓
✓
SGK borcu yoktur yazısı
—
—
✓
✓
Vergi borcu durumu yazısı
—
—
✓
✓
İlgili ISO belgeleri
—
—
✓
—
Bilanço ve gelir tablosu
—
—
✓
—
Sorumluluk sigortası poliçesi
—
—
✓
✓
Çalışan listesi, işe giriş bildirgeleri
—
—
—
✓
İSG eğitim kayıtları
—
—
—
✓
Son sütun bir tutar kademesi değil, ayrı bir eksendir; iki koşul birlikteyse sütunları birleştirin. Temizlik, güvenlik, catering ve teknik bakımda tedarikçinin personeli sizin binanızda çalışır; asıl işverenin sorumluluğu gündeme gelebildiği için belge seti tutardan bağımsız geniş tutulur.
İş türüne göre eklenen belgeler
İş türü
Ek olarak istenen belgeler
Nakliye ve taşımacılık
Karayolu taşıma yetki belgesi (K türü), araç ruhsatları, nakliyat sigortası
Gıda ve catering
Gıda işletme kayıt ya da onay belgesi, hijyen eğitim kayıtları, ISO 22000
Özel güvenlik
Faaliyet izin belgesi, personelin özel güvenlik kimlik kartları
İnşaat, tadilat, montaj
Yapı müteahhitliği yetki belgesi, iş güvenliği kayıtları, üçüncü şahıs mali sorumluluk sigortası
BT ve yazılım
Gizlilik ve kişisel veri taahhüdü, alt yüklenici bildirimi, destek süresi taahhüdü
Bu ek belgeleri şartname dosyanıza baştan yazmak, sonradan tek tek istemekten hızlıdır.
Belgeleri süreçte ne zaman istemeli?
Tedarikçiden istenecek belgelerin tamamını teklif aşamasında herkesten istemek, yaygın ve pahalı bir alışkanlıktır. Dokuz belgeyi ilk mesajda talep ettiğinizde küçük firmaların bir kısmı teklif hazırlamaya başlamadan vazgeçer; katılım azalınca fiyat genellikle yukarı gider.
İki aşamalı yürümek çoğu alımda daha iyi sonuç verir:
Teklif aşaması — hafif set. Vergi levhası, unvan ve VKN, banka hesap bilgisi, teklifi imzalayan kişinin adı ve unvanı. Tam listeyi şartnamede duyurun.
Sözleşme öncesi — tam set. Yalnızca seçilen firmadan. Belgelerden biri eksik ya da tutarsız çıkarsa sıradaki teklife geçebilirsiniz; bu koşulu şartnamede baştan belirtin.
Teklif toplamaya başladıktan sonra listeyi genişletmeyin; gerekiyorsa değişikliği bütün katılımcılara aynı anda duyurun (ELMAP'ta zeyilname ile). Belge listenizi ekleyerek alım talebi oluşturabilir, teklifleri kapalı teklif olarak toplayabilirsiniz.
Kopyalanabilir belge talep listesi
Aşağıdaki metni kendi alımınıza göre doldurup teklif talebinizin ekine koyabilirsiniz.
Konu: [Alım konusu] — Teklif ekinde iletilmesi istenen belgeler
Sayın yetkili,
[Alım konusu] için teklifinizle birlikte aşağıdaki belgeleri PDF
olarak iletmenizi rica ederiz. Son iletim tarihi: [gg.aa.yyyy]
TEKLİFLE BİRLİKTE
1. Vergi levhası (cari yıl)
2. Banka hesap bilgisi — hesap sahibi unvanı, firma unvanıyla aynı olmalı
3. Teklifi imzalayan kişinin adı, unvanı ve iletişim bilgisi
SÖZLEŞME ÖNCESİNDE (sadece seçilen firmadan)
4. Ticaret sicil gazetesi (kuruluş ve son değişiklik nüshaları)
5. Ticaret ya da sanayi odası faaliyet belgesi (son 3 ay içinde alınmış)
6. İmza sirküleri ya da imza beyannamesi
7. SGK borcu yoktur yazısı — e-Devlet, son 30 gün içinde alınmış
8. Vergi borcu durumu yazısı — dijital vergi dairesi, son 30 gün
9. [Varsa] ISO belgesi — kapsamı [iş tanımı] işini kapsamalı
10. [Varsa] Sorumluluk sigortası poliçesi — asgari teminat: [tutar]
Belgelerdeki firma unvanı ve vergi kimlik numarası, teklifteki
bilgilerle aynı olmalıdır. Eksik ya da süresi geçmiş belge,
teklifin değerlendirme dışı kalmasına yol açabilir.
Saygılarımızla,
[Ad Soyad] · [Unvan] · [Telefon] · [E-posta]
Belgeler geldi: on dakikalık kontrol
Altı maddeye sırayla bakmak, çoğu sorunu imzadan önce görünür kılar.
Unvan üç yerde aynı mı? Vergi levhası, sicil gazetesi ve banka hesabındaki unvan birebir eşleşmeli; sona eklenmiş bir kelime ya da "Ltd. Şti." – "A.Ş." farkı, ayrı bir tüzel kişilik demek olabilir.
VKN her belgede aynı mı? On haneli numara teklifte, belgelerde ve faturada tek olmalı.
Tarihler güncel mi? Vergi levhası cari yıla, faaliyet belgesi son üç aya, borcu yoktur yazıları son bir aya ait mi?
İmzalayan yetkili mi? Adı sirkülerde geçiyor mu, "müştereken" kaydı var mı?
ISO kapsamı işi kapsıyor mu? Kapsam satırını okuyun, logoya bakmayın.
İBAN'ın sahibi firmanın kendisi mi? Şahıs adına ya da başka bir unvana ödeme talebi geldiğinde durun.
Bu altıncı kontrol, en çok para kaybettiren kontroldür. Teslimattan iki gün önce gelen "muhasebe sistemimiz değişti, ödemeyi yeni İBAN'a yapın" e-postası klasik bir senaryodur. Hesap değişikliğini, önceden kayıtlı bir telefondan geri arayarak teyit edin; e-postadaki numarayı aramayın. Tedarikçi dolandırıcılığının uyarı işaretleri ve ücretsiz kaynaklarla yapılabilecek kontroller için firma doğrulama rehberi ayrı yazılarda.
Belgeleri alım dosyasında, teklif ve karşılaştırma tablosuyla aynı yerde saklayın; altı ay sonra bulunamayan belge, toplanmamış belgedir.
Belge yükünü azaltmanın yolu: önceden doğrulanmış firmalar
Aynı temel belgeleri her alımda yeniden istemek zaman alır. Teklif toplamayı bir e-satın alma (e-procurement) platformu üzerinden yürüttüğünüzde bu ön eleme sizden önce yapılmış olur: ELMAP'ta alım talebine yalnızca doğrulanmış firmalar teklif verebilir, doğrulamada vergi levhası ve ticaret sicil belgeleri ELMAP ekibince elle incelenir. Kalan işiniz, alıma özel belgeleri (ISO kapsamı, sigorta poliçesi, sektör izinleri) istemek olur.
İkinci fayda kayıttır: belgeler, sorular ve teklifler tek yerde toplanır, teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır ve denetim izi oluşur.
Sık Sorulan Sorular
Tedarikçiden hangi belgeler zorunlu olarak istenir?
Özel sektör alımlarında zorunlu bir liste yoktur; listeyi alıcı belirler. Taban kabul edilen ikili, cari yıla ait vergi levhası ve unvanla eşleşen banka hesap bilgisidir. Tutar, süreklilik ve sahada personel çalıştırma arttıkça liste genişler. Kamu alımlarının kendi kuralları vardır.
Vergi levhası ile faaliyet belgesi arasındaki fark nedir?
Vergi levhası firmanın vergi mükellefi olduğunu, unvanını, vergi dairesini ve VKN'sini gösterir; her yıl yenilenir. Faaliyet belgesi ticaret ya da sanayi odasından alınır ve firmanın odaya kayıtlı, belge tarihinde faal olduğunu söyler. İkisi birbirinin yerine geçmez.
İmza sirküleri yerine imza beyannamesi gelirse kabul edilir mi?
İkisi de şirket adına kimin imza atabileceğini gösterir; ticaret sicil müdürlüklerinde düzenlenen beyanname yaygınlaştı, noter sirküleri de kullanılıyor. Belgenin adından çok şuna bakın: isimler sicil gazetesindeki güncel yetkili kaydıyla örtüşüyor mu, yetki tek başına mı verilmiş?
Yeni kurulan bir firmadan hangi belgeler istenmeli?
Bilanço geçmişi ve referansı olmayan firmadan kuruluş sicil gazetesi, vergi levhası, imza beyannamesi ve banka hesap teyidi istenebilir. Eksik geçmişi ticari yapıyla dengeleyin: ilk siparişi küçük tutun, ödemeyi teslim ve kabule bağlayın, numune ya da kısa deneme isteyin.
Belgeler ne sıklıkla yenilenmeli?
Sürekli çalıştığınız tedarikçilerde yılda bir tazeleme yeterlidir; vergi levhası zaten yıllık yenilenir. Sözleşmeye madde koyun: unvan, adres, yetkili ve banka hesabı değişikliği yazılı bildirilsin.
Belge toplamanın amacı dosya değil, karar. Listeyi tutara göre kısaltın, kalan belgeleri gerçekten okuyun; on dakikalık kontrol, dört ay sonra çıkacak tartışmaların çoğunu baştan eler.
Alım talebinizi oluşturun, doğrulanmış tedarikçilerden kapalı teklif toplayın. Belge listenizi şartname dosyasına ekleyin; temel doğrulamayı ELMAP ekibi önceden yapar. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluşturun
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Belge listenizi ve sözleşme koşullarınızı kendi işinize göre hukuk danışmanınızla netleştirin.
