Açık Eksiltme (Ters Açık Artırma) Nedir? Canlı İhale ile Maliyet Düşürme
Açık eksiltme, tedarikçilerin fiyatı aşağı yönlü yarıştırdığı canlı ihale usulüdür. Hangi alımlarda işe yaradığı, kuralları ve 5 tedarikçili rakamlı örnek senaryo bu yazıda.
ELMAP 8 dk okuma
Açık eksiltme nedir? En kısa hâliyle: alıcının ihtiyacını duyurduğu ve tedarikçilerin belirli bir süre boyunca fiyatı aşağı yönlü yarıştırdığı canlı ihale usulüdür. Klasik açık artırmanın tersine işlediği için ters açık artırma (reverse auction) adıyla da anılır; elektronik ortamda yapıldığında e-eksiltme denir. Süreç turlar hâlinde ilerler, süre dolduğunda en düşük geçerli teklif belli olur.
Yöntem doğru alımda işe yarar: kapsamı net, karşılaştırması kolay ve hacmi yüksek işlerde fiyatı aşağı çeker. Uygulamada sık bildirilen tasarruf aralığı yüzde 5–15 dolayındadır; alım büyüklüğüne ve katılımcı sayısına göre değişir. Kapsamı belirsiz işlerde ise fiyatla birlikte kalite de iner.
Açık eksiltme nedir? Ters açık artırmanın mantığı
Açık artırmada tek bir satıcı vardır; alıcılar fiyatı yukarı çeker. Açık eksiltmede roller ters döner: tek bir alıcı vardır; satıcılar fiyatı aşağı çeker.
Süreç çoğu uygulamada üç parçadan oluşur:
Alıcı miktarı, teknik şartları, teslim yerini ve süresini, ödeme koşulunu yazar.
Başlangıç noktası. Bazı uygulamalarda alıcı bir tavan fiyat açıklar; bazılarında önce kapalı teklif toplanır ve en düşük teklif başlangıç noktası olur.
Canlı yarış. Belirlenen süre içinde tedarikçiler tekliflerini aşağı yönlü günceller. Her yeni teklif, öncekinden en az belirlenen adım kadar düşük olmak zorundadır.
Kamu alımlarında benzer mekanizma "elektronik eksiltme" adıyla EKAP üzerinde uygulanır. Özel sektörde böyle bir kalıp yoktur; kuralları şirket kendisi belirler. Bu serbestlik işe yarar; şartı, kuralların baştan yazılı ve herkes için aynı olmasıdır. Aksi hâlde yarış kayıt dışı pazarlığa dönüşür.
Açık artırma ile açık eksiltme arasındaki fark
Açık artırma
Açık eksiltme (ters açık artırma)
Kim yarışır?
Alıcılar
Tedarikçiler
Fiyatın yönü
Yukarı
Aşağı
Kazanan
En yüksek teklifi veren alıcı
En düşük (ya da en avantajlı) teklifi veren tedarikçi
Başlangıç noktası
Açılış fiyatı / muhammen bedel
Tavan fiyat ya da en düşük ilk teklif
Tipik kullanım
Sanat eseri, ikinci el araç, gayrimenkul, hurda satışı
Toplu malzeme, sarf, standart hizmet alımı
Buradaki "açık" sözü, fiyatın süre boyunca canlı olarak güncellenebilmesini anlatır; "canlı ihale" adı da buradan gelir. Rakiplerin kimliğinin ya da tekliflerinin herkese görünmesi gerekmez; çoğu dijital uygulamada katılımcı yalnız kendi durumunu görür.
Hangi alımlarda işe yarar, hangilerinde yaramaz
Ölçüt çoğu durumda sadedir: teklifler yalnız fiyatla ayrışıyorsa eksiltme işe yarar; kalite, tasarım ya da yaklaşım farkı büyükse yaramaz.
Genellikle uygun olan alımlar:
Toplu ve standart ürünler. A4 kâğıt, temizlik sarf malzemesi, elektrik kablosu, standart ofis sandalyesi. Standart ya da eşdeğer marka belirtildiğinde teklifler birebir karşılaştırılabilir.
Kapsamı sayıyla tarif edilen hizmetler. 12 ay, 3 vardiya, 8 kişilik güvenlik hizmeti; haftada 5 gün, 2.000 m² ofis temizliği; sabit rotalı nakliye. Adam-saat ve metrekare belli olduğunda geriye tek değişken kalır: fiyat.
Tekrarlayan alımlar. Her yıl aynı kalemi aldığınız, pazarı ve tedarikçileri tanıdığınız işler.
Genellikle uygun olmayan alımlar:
Yazılım geliştirme, danışmanlık, mimari proje gibi yaklaşım farkının sonucu belirlediği işler.
Kapsamı henüz netleşmemiş tadilat ve "anahtar teslim" projeler. Fiyat düşerken kapsam da erir; sözleşmeden sonra ek iş talepleri başlar.
Bir ya da iki tedarikçinin bulunduğu pazarlar. Yarışacak firma yoksa eksiltme kurmanın anlamı yoktur.
Bir örnek: idari işler yöneticisi, 40 kişilik ofisin öğle yemeği hizmetini eksiltmeye açar. Şartnamede "günlük 4 çeşit, en az 700 kalori" yazar; porsiyon gramajı ve et oranı yoktur. Fiyat üç turda yüzde 18 düşer. İki ay sonra tabaktaki et miktarı da düşer. Hata yöntemde değil, şartnamedeydi; eksiltmeden önce teknik şartname hazırlama adımlarına bir kez daha bakın.
Örnek senaryo: 5 tedarikçi, 3 tur, yüzde 12 fark
Bir üretim firması, yıllık temizlik ve hijyen sarf malzemesi alımını (14 kalem: kâğıt havlu, sıvı sabun, çöp poşeti vb.; miktarlar belli) eksiltmeye açıyor. Yıllık bütçe 500.000 ₺. Yalnız temizlik-tesis alanında çalışan, belgeleri incelenmiş beş firma davet edildi. Kurallar baştan yazılı: önce kapalı teklif toplanır ve en düşük teklif başlangıç noktası olur; 3 tur, her tur 15 dakika; asgari azaltma adımı, firmanın kendi son teklifine göre 2.500 ₺; teklifini güncellemeyen firma son teklifiyle yarışta kalır.
Firma
Kapalı teklif
1. tur
2. tur
3. tur (son)
A
520.000 ₺
470.000 ₺
455.000 ₺
455.000 ₺ (güncellemedi)
B
498.000 ₺
472.000 ₺
460.000 ₺
448.000 ₺
C
485.000 ₺
468.000 ₺
440.000 ₺
425.000 ₺
D
510.000 ₺
510.000 ₺ (güncellemedi)
510.000 ₺
510.000 ₺
E
475.000 ₺
465.000 ₺
445.000 ₺
418.000 ₺
Sonuç: en düşük teklif 418.000 ₺. En düşük kapalı teklife (475.000 ₺) göre 57.000 ₺, yani yüzde 12 aşağıda; bütçeye göre fark yüzde 16,4.
Tablodan çıkan üç gözlem:
Fiyat baskısı ikinci turda yoğunlaştı. İlk tur çoğu eksiltmede ısınma turudur.
E firması yarışa girmeden önce alt sınırını 415.000 ₺ olarak hesaplamıştı ve 418.000 ₺'de durdu. Eksiltmede iyi sonucu çoğunlukla hesabını önceden yapan taraf alır.
Alıcı için iş bitmedi: 418.000 ₺'lik teklifin 14 kaleme birebir cevap verdiği kontrol edilir, sözleşme buna göre imzalanır. Eksiltme fiyatı belirler, kaliteyi şartname belirler.
İlk aşamadaki kapalı teklif — kapalı zarf usulünün dijital hâli — eksiltmeye gerçekçi bir başlangıç noktası verir. Ayrıntısı kapalı zarf teklif usulü yazısında.
Kurallar: süre, asgari azaltma adımı ve uzatma
Eksiltmenin sonucu, büyük ölçüde başlamadan önce yazdığınız kurallara bağlıdır. Beş temel başlık:
Başlangıç fiyatı. İki yol var: tavan fiyat açıklamak ya da kapalı teklif toplayıp en düşüğünü başlangıç yapmak. İkinci yol, pazarı yanlış tahmin etme riskini azaltır.
Süre ve tur yapısı. Turlu modelde 3–5 tur ve tur başına 10–30 dakika sık görülür. Sürekli yarış modelinde ise anlık teklifler 30–60 dakikalık tek seansta akar. Çok kısa süre tedarikçinin hesap yapmasına izin vermez; çok uzun süre ilgiyi dağıtır.
Asgari (minimum) azaltma adımı. Her yeni teklifin öncekinden en az ne kadar düşük olacağı. Adım, çoğu uygulamada firmanın kendi son teklifine göre ölçülür; bazı platformlar o anki en düşük teklifi esas alır — hangisini seçtiğinizi baştan yazın. 500.000 ₺'lik bir işte 2.500 ₺ (yaklaşık binde 5) makul bir ölçüdür. Adım çok küçükse 100 ₺'lik indirimlerle süre boşa geçer; çok büyükse tedarikçi son 1.000 ₺'yi vermekten kaçınır.
Uzatma (anti-sniping). Sürekli yarış modelinde son saniyede gelen teklif süreyi birkaç dakika uzatır; böylece son saniye baskını engellenir. Turlu modelde uzatmaya gerek kalmaz; her tur kendi süresinde kapanır. Hangisini seçerseniz seçin, kuralı baştan yazın ve yarış sırasında değiştirmeyin.
Görünürlük ve bağlayıcılık. Katılımcı neyi görecek: yalnız kendi teklifini ve lider olup olmadığını mı, sırasını mı? Rakip kimliğinin gizli kalması genellikle daha sağlıklı yarış verir. Verilen teklif bağlayıcıdır; yukarı yönlü düzeltme kabul edilmez.
Sık yapılan bir hata, eksiltme bittikten sonra kazanan tedarikçiyle "biraz daha inelim" pazarlığına oturmaktır; bir sonraki eksiltmede firmalar gerçek fiyatlarını saklar, yöntem güvenilirliğini yitirir. Usul seçiminin — kapalı teklif mi, eksiltme mi, hızlı teklif mi — ayrıntısı şirketler için ihale nasıl açılır yazısında.
ELMAP'ta Canlı Eksiltme nasıl işler?
ELMAP'ta alım talebi oluştururken üç teklif tipinden birini seçersiniz: Kapalı Teklif, Canlı Eksiltme ya da Hızlı Teklif. Canlı Eksiltme seçildiğinde süreç aynı temel mantıkla, kendi kurallarıyla ilerler:
Önce teklifler mühürlü toplanır; süre dolana kadar kimse göremez, talep sahibi tek seferlik ve kayıtlı bir işlemle açar.
Ardından talep sahibi eksiltmeyi kurar: tur sayısı, tur süresi ve asgari azaltma tutarı.
Turlar boyunca tedarikçiler tekliflerini aşağı yönlü günceller; katılımcı yalnız kendi durumunu görür, rakip firmaların kimliği ve tutarları gizlidir. Yukarı yönlü ya da asgari adımın altındaki teklifler kabul edilmez.
Her turda teklif vermek gerekir: bir turu boş geçen firma yarış dışı kalır ve değerlendirmede o firma için mühürlü teklifi esas alınır. Yukarıdaki örnekteki "güncellemeden yarışta kalma" kuralı ELMAP'ta yoktur.
Uzatma yoktur; her tur kendi süresinde kapanır. Süre dolunca sonuç ve tüm hareketler kayıt altındadır; değerlendirme ekranında fiyat puanı eksiltme sonucundan hesaplanır.
Katılımı ayrıca belirlersiniz: Herkese Açık, Kategorili ya da Davetli. Lansman döneminde tamamen ücretsizdir.
Sık Sorulan Sorular
Açık eksiltmeye kaç firma katılmalı?
Uygulamada en az üç yarışan firma gerekir; beş ve üzeri daha iyi sonuç verir. İki firmayla yapılan eksiltme çoğu zaman tek turda biter ve pazarlıktan farkı kalmaz. Katılımı artırmanın yolu, talebi kategorideki doğrulanmış firmalara açmak ve şartnameyi anlaşılır yazmaktır.
Açık eksiltme ile pazarlık arasındaki fark nedir?
Pazarlıkta alıcı tedarikçilerle tek tek konuşur; kimin ne dediği kayıt altında değildir ve fiyat sızıntısı riski vardır. Eksiltmede kurallar önceden yazılıdır, herkes aynı anda aynı şartlarda yarışır ve her adım kayıtlıdır. Sonuç genellikle hem daha düşük hem de denetimde açıklanabilir olur.
En düşük fiyat otomatik olarak kazanır mı?
Kural böyle yazıldıysa evet. Ancak birçok alıcı, eksiltme sonucunu ağırlıklı puanlamanın fiyat bileşeni olarak kullanır; teslim süresi, referans ve teknik uygunluk ayrıca puanlanır. Bu durumda en düşük fiyat toplam puanda ikinci kalabilir. Puanlama yöntemi için tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısına bakabilirsiniz.
Tedarikçi olarak açık eksiltmede nasıl teklif vermeliyim?
Yarışa girmeden maliyetinizi ve kâr marjınızı hesaplayın; altına inmeyeceğiniz sınırı yazın. İlk turda tüm indirimi vermeyin, adımlarınızı asgari azaltma tutarına göre planlayın. Sınırınıza geldiğinizde durun: eksiltmeyi kaybetmek, çoğu durumda zararına iş almaktan daha az zarar verir.
Açık eksiltme kamu ihalelerinde de var mı?
Evet; kamu alımlarında "elektronik eksiltme" adıyla EKAP üzerinden uygulanır ve şartlarını ilgili mevzuat belirler. Bu yazı özel sektör alımlarını konu alır; ELMAP'ın EKAP ile bir bağı yoktur, yalnız özel sektör içindir.
Açık eksiltme, doğru alımda ve yazılı kurallarla uygulandığında fiyatı ölçülebilir biçimde düşürür; yanlış alımda kaliteyi de aşağı çeker. Karar vermeden önce sorulacak soru tek: teklifler yalnız fiyatla mı ayrışıyor?
Alım talebinizi oluşturun, doğrulanmış tedarikçilerden kapalı teklif toplayın. Teklif tipini seçerken Canlı Eksiltme'yi işaretlemeniz yeterli; lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluştur
