Firma Tanıtım Dosyası Nasıl Hazırlanır? Şablon + · ELMAP
firma tanıtım dosyası
Firma Tanıtım Dosyası ve Referans Listesi Nasıl Hazırlanır?
Teklifle birlikte gönderilen firma tanıtım dosyasının altı bölümü, doğrulanabilir referans satırı yazma biçimi, adını veremediğiniz müşterileri anonim gösterme yolu ve kopyalanabilir şablon iskeleti.
ELMAP 11 dk okuma
Firma tanıtım dosyası, teklifinizle birlikte ya da davetten önce gönderdiğiniz, "bu işi kim yapacak" sorusunu cevaplayan 6-8 sayfalık belgedir. Kısa cevabı şu: kapak, bir bakışta firma, ne yaptığınız, ekip ve kapasite, referanslar, belgeler ve iletişim. Bu altı bölüm çoğu alım için yeterlidir; gerisi genellikle okunmaz.
Dosyanın işi satış yapmak değil, karşı taraftaki satın alma sorumlusunun riskini azaltmak. On teklif gelen bir alımda değerlendirenin her eke ayırabildiği süre çoğu zaman birkaç dakikayı geçmez. Dosyanız o sürede "yapabilir ve gerçek bir firma" izlenimini bırakmalı.
Yazının bölümleri:
Tanıtım dosyası ile kataloğun farkı
Altı bölümün sayfa sayfa iskeleti
Referans satırı yazma biçimi ve anonim referans
Kopyalanabilir şablon
Sık yapılan 7 hata
Dosyayı hangi alımda, ne kadarını kullanacağınız
Dosyanın özünü dört satıra indirme egzersizi
Firma tanıtım dosyası nedir, katalogdan farkı ne?
Katalog ürün anlatır, tanıtım dosyası firma anlatır. İkisini karıştırmak, teklif ekine 42 slaytlık kurumsal sunum koymanın sık görülen sebeplerinden biri.
Değerlendiren kişinin aklındaki sorular sınırlıdır ve hepsi olgusaldır:
Bu firma gerçekten var mı, kimin adına fatura kesecek?
Bu ölçekte işi daha önce yaptı mı?
İşi yapacak ekip ve ekipman elinde mi, yoksa kazanırsa mı bulacak?
Bir sorun çıkarsa kimi arayacağım?
İyi bir dosya bu dört soruya rakamla cevap verir. "Sektörün öncüsü", "müşteri odaklı yaklaşım" gibi cümleler bu soruların hiçbirine dokunmaz; yer kaplar, güven üretmez. Fiyat da bu dosyada durmaz — fiyat, kalem tablosuyla birlikte teklif belgesinde yer alır. İkisinin işi ayrıdır; teklif belgesinin düzeni için fiyat teklifi nasıl hazırlanır yazısına bakabilirsiniz.
Dosyanın altı bölümü: sayfa sayfa iskelet
Aşağıdaki düzen mal ve hizmet alımlarının büyük kısmında iş görür. Her bölüm bir sayfayı geçmesin; geçiyorsa ek yapın.
Belgelerin taranmış tam kopyaları — onlar ayrı ek olur
Dördüncü sayfa çoğu firmanın atladığı, buna karşılık çoğu değerlendirmede en çok işe yarayan bölümdür. "12 kişilik montaj ekibi, 4 servis aracı, aylık 600 armatür montaj kapasitesi, Marmara Bölgesi'nde 24 saat içinde müdahale" cümlesi, üç paragraflık firma tarihçesinden daha fazlasını anlatır. Kapasitenizi ölçülebilir bir birimle yazın: metrekare, adet, ton, öğün, kullanıcı sayısı, sefer sayısı — sektörünüzde ne konuşuluyorsa o.
İşin niteliği gerektiriyorsa iki sayfa daha ekleyebilirsiniz: iş akışınızı ve kalite kontrol adımlarınızı anlatan bir sayfa, bir de benzer bir işi baştan sona anlatan kısa vaka. Sekiz sayfa pratikte üst sınırdır.
Referans listesi nasıl yazılır?
Referans, "kimlerle çalıştık" listesi değil, "bu ölçekte işi yaptık" kanıtıdır. Aradaki farkı iki satır gösteriyor.
Zayıf satır:
Meydan AVM — temizlik hizmeti
Doğrulanabilir satır:
Meydan AVM (İstanbul) — 14.000 m² kapalı alan, 3 vardiya günlük temizlik ve aylık cephe temizliği; 22 kişilik kadro. Mart 2024 – devam ediyor, sözleşme bir kez yenilendi.
İkinci satır beş bilgi taşıyor: kim, ne iş, hangi büyüklükte, ne zaman, sonuç ne oldu. Formül olarak: müşteri — işin kapsamı — ölçülebilir büyüklük — dönem — devam/sonuç durumu.
Birkaç pratik kural:
Sayı azsa daha iyi. 5-8 referans yeterli. Kırk müşteri adını sıralamak, hiçbirini hatırlanır kılmaz.
İşe göre sıralayın. Teklif verdiğiniz işe en çok benzeyen üç referans en üstte olsun. Aynı dosyayı her yere aynı sırayla göndermek, hazırlık yapmamış görünmenin kolay yolu.
Bitmiş işi bitmiş gibi yazın. "Devam ediyor" ile "Ağustos 2025'te teslim edildi" farklı şeyler anlatır; ikisi de değerlidir, karıştırmayın.
Referans kişiyi ancak izinliyse yazın. Ad, unvan ve telefonu paylaşacaksanız o kişiye önceden haber verin. Aranmayı beklemeyen bir müşteri temsilcisi, iyi niyetli bile olsa soğuk cevap verir.
Doğrulanamayacak iddia koymayın. "%99 müşteri memnuniyeti" ölçtüğünüz bir veriye dayanmıyorsa yazmayın; ölçüyorsanız neyi, kaç kişiye, hangi sıklıkta sorduğunuzu bir cümleyle ekleyin.
Adını veremediğiniz müşteriler: anonim referans
Bazı müşterilerle imzaladığınız sözleşmede gizlilik maddesi vardır; bazıları da tedarikçi listesinin bilinmesini istemez. Bu, referansı tamamen silmenizi gerektirmez. Adı çıkarıp tanımı bırakın:
İstanbul merkezli bir ilaç üreticisinin Gebze tesisi — 9.000 m² üretim ve depo alanı, temiz oda bölümleri dahil periyodik bakım. Ocak 2023 – devam ediyor. Müşteri adı gizlilik yükümlülüğü nedeniyle paylaşılmıyor; talep hâlinde referans görüşmesi için izin isteyebiliriz.
Bu biçim üç işi birden yapıyor: işin ölçeğini gösteriyor, neden isim yazmadığınızı açıklıyor ve kapıyı kapatmıyor. Alıcı tarafında bu satır, "uyduruyor mu" şüphesinden çok "sözleşmesine sadık" izlenimi bırakır. Emin değilseniz müşterinize kısa bir e-posta atıp izin isteyin; çoğu firma anonim tanıma itiraz etmez, isim kullanımına ise yazılı onay verir.
Referansı olmayan yeni firma ne yazar?
Boş bırakmak yerine yerine geçen kanıtları koyun:
Kurucu ve ekip üyelerinin önceki firmalarda yürüttüğü işler — "ekibimizin geçmiş deneyimi" başlığı altında, o işleri firmanızın işi gibi göstermeden.
Aşağıdaki iskeleti bir belgeye yapıştırıp köşeli parantezleri doldurun. Bir kez hazırlarsanız sonraki tekliflerde yalnızca kapak satırını ve referans sırasını değiştirirsiniz.
[FİRMA UNVANI] — Firma Tanıtım Dosyası
Tarih: [AY YIL] · Hazırlandığı iş: [TALEP / İŞ ADI]
1. BİR BAKIŞTA
Kuruluş yılı: [YIL] · Tam unvan: [ ]
Vergi dairesi / numarası: [ ] · Ticaret sicil no: [ ]
Adres: [ ] · Çalışan sayısı: [ ] · Faaliyet alanı: [ ]
2. NE YAPIYORUZ
[Hizmet/ürün 1] — kapsam: [ ] · kapsam dışı: [ ]
[Hizmet/ürün 2] — kapsam: [ ] · kapsam dışı: [ ]
[Hizmet/ürün 3] — kapsam: [ ] · kapsam dışı: [ ]
3. EKİP VE KAPASİTE
Kadro: [ ] kişi ([görev dağılımı])
Araç / ekipman: [ ]
Aylık kapasite: [ölçülebilir birim]
Hizmet coğrafyası: [iller] · Müdahale süresi: [ ] saat
4. REFERANSLAR (5-8 satır)
[Müşteri ya da anonim tanım] — [iş kapsamı] — [büyüklük ölçüsü] —
[başlangıç - bitiş] — [devam / sonuç durumu]
5. BELGELER
Vergi levhası · Ticaret sicil gazetesi · İmza sirküleri
[ISO / CE / yetki belgesi] · [Sigorta poliçesi] · [Diğer]
6. İLETİŞİM
Yetkili: [ad soyad, unvan] · Telefon: [ ] · E-posta: [kurumsal adres]
KEP: [ ] · Web: [ ]
Alıcının istediği belgeler alımın büyüklüğüne göre değişir: küçük bir sarf malzeme alımında vergi levhası yeterken, yıllık bir hizmet anlaşmasında SGK borcu yoktur yazısı da istenebilir. Beşinci bölümü karşı tarafın istediği listeye göre kısaltıp uzatın.
Dosya hazırlarken sık yapılan 7 hata
Kurumsal sunumu ek yapmak. Yatırımcıya ya da fuara hazırlanmış 40 slayt, teklif ekinde okunmaz.
Fiyatı dosyaya karıştırmak. Tanıtım dosyası kapsam ve kapasite anlatır; rakamlar teklif belgesinde durur.
Ölçülmemiş iddialar yazmak. "Sıfır hata", "%100 zamanında teslim" gibi ifadeler kaydınız yoksa güven değil şüphe üretir.
Müşteri logolarını izinsiz kullanmak. Marka kullanımı çoğu sözleşmede izne bağlıdır; anonim tanım daha güvenli yol.
Eski dosyayı olduğu gibi göndermek. Kadro değişmiş, kapasite artmış, iki referans bitmiş olur. Altı ayda bir güncelleyin; her tamamlanan işten sonra üç satırlık kayıt tutmak bu işi kolaylaştırır.
Dosya adını ve boyutunu ihmal etmek. "tanitim.pdf" yerine "Aydin-Elektrik-Tanitim-Dosyasi-2026-08.pdf"; PDF olarak, mümkünse 5 MB'ın altında. Düzenlenebilir Word göndermeyin.
Karşı tarafın şartındaki kritere hiç değinmemek. İstenen işte "gece vardiyası zorunlu" yazıyorsa dosyanızın ilk sayfasında bu konuya bir satır ayırın. Bu tek satır, dosyayı o işe hazırlanmış gösterir.
Kendi dosyanızı bitirdikten sonra bir de alıcı gözüyle okuyun: tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısındaki maddelerin kaç tanesine dosyanız cevap veriyor? Cevap verilmeyen her madde, karşı tarafın size soru sorması ya da sormadan geçmesi demek.
Dosyayı hangi alımda, ne kadarını kullanmalı?
Her teklife altı sayfa eklemek gerekmez. Ölçüyü üç ayrı şey belirler: alımın büyüklüğü, teklifin hangi tiple toplandığı ve katılımın kime açık olduğu. Bu ikisi ayrı eksenlerdir; teklif tipi (Kapalı Teklif, Canlı Eksiltme, Hızlı Teklif) ile katılım kapsamı (herkese açık, kategorili, davetli) birlikte ama bağımsız seçilir.
Hızlı Teklif ile toplanan bir iki günlük alımlarda dosya çoğu zaman fazladır; kapasite ve iletişim bilgisi içeren tek sayfa yeter.
Kapalı Teklif ile toplanan orta ve büyük alımlarda dosyanın tamamı iş görür. Teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır ve karşı taraf sizi büyük ölçüde yazdıklarınızdan tanır. Yine de tek yönlü bir süreç değil: süre dolmadan anonim soru-cevap ile eksik gördüğünüz noktayı sorabilir, teklif notunuzda kapsamı açıkça yazabilirsiniz.
Katılımı davetli tutulan alımlarda dosya davetten önce iş görür: alıcı listeyi kurarken elinde tanıdığı firmalar olur. Bu yüzden dosyayı teklif zamanı değil, tanışma zamanı gönderin.
Dosyanın klasik kullanım yerleri de bunların dışında: e-posta ile teklif isteyen bir müşteriye cevap verirken, ön yeterlilik formu doldururken, ilk toplantı sonrası "bir de dosyanızı gönderin" dendiğinde.
Dosyanın özünü dört satıra indirin
ELMAP'ta teklif verirken dosyayı bir yere yüklemezsiniz. Teklif formu kalem birim fiyatlarını, teslim ve geçerlilik süresini ve bir de serbest "Notunuz" alanını sorar. Dosyanın yükü bu yüzden üç yere dağılır.
Doğrulama. Vergi levhası ve ticaret sicil belgeleriniz ELMAP ekibi tarafından elle incelenir; doğrulanmış firma olarak görünürsünüz. Dosyanın "biz gerçek bir firmayız" bölümünün taşıdığı yük büyük ölçüde buraya geçer.
Firma profili. Profilinizdeki "Firma hakkında" metni ve seçtiğiniz faaliyet kategorileri dosyanın vitrin işlevini görür. Kategori seçimi ayrıca işlevseldir: o kategorilerde açılan alım taleplerinden haberdar olursunuz.
Teklif notu. Kalan iş, altı sayfayı dört satıra indirmek. Dosyanızı bitirdikten sonra bu egzersizi bir kez yapın, sonucu bir kenarda tutun:
Kapasite: 12 kişilik montaj ekibi, 4 servis aracı, aylık 600 armatür.
En benzer iki iş: Meydan AVM — 14.000 m², Mart 2024'ten beri.
Gebze'de ilaç üreticisi tesisi — 9.000 m², 2023-2025.
Teslim taahhüdü: sipariş sonrası 21 gün, montaj dahil; arızaya 24 saat içinde müdahale.
Yetkili: [ad soyad] · [telefon] · [kurumsal e-posta]
Hangi dört satırı seçeceğinizin ölçütü şu: not alanına yazdığınız cümleler, alıcının teklifleri yan yana koyduğu karşılaştırma ekranında görünür. Alıcı ağırlıklı puanlama kurmuşsa ve deneyim kriterlerden biriyse, ölçülebilir yazılmış bir referans satırı puana dönüşebilir; "yılların tecrübesi" dönüşmez. Kapsamda emin olmadığınız bir nokta kalırsa soru son tarihine kadar anonim soru-cevaptan sorabilirsiniz; yanıt tüm katılımcılara aynı anda açılır. Açık alım taleplerini inceleyerek dosyanızın hangi bölümünü hangi işe göre öne alacağınıza karar verebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Firma tanıtım dosyası kaç sayfa olmalı?
Çoğu alım için 6 sayfa yeterli, 8 sayfa üst sınır. Anlatacak çok işiniz varsa çözüm sayfa eklemek değil, referansları işe göre seçmek. Ayrıntılı teknik dokümanları, sertifika kopyalarını ve iş fotoğraflarını ayrı ek dosya yapın; ana dosya okunabilir kalsın.
Referans olarak yazacağım müşteriden izin almak zorunda mıyım?
Sözleşmenizde gizlilik maddesi varsa müşteri adını, logosunu ya da iş ayrıntısını paylaşmadan önce yazılı izin almanız gerekir. Böyle bir madde yoksa da isim ve logo kullanımı için izin istemek yerleşik bir nezaket kuralıdır. İzin alamadığınız işleri sektör, şehir ve ölçek belirterek anonim yazabilirsiniz.
Tanıtım dosyası ile kurumsal sunum aynı şey mi?
Değil. Kurumsal sunum genellikle yatırımcıya, bayiye ya da fuar ziyaretçisine yöneliktir; vizyon, büyüme ve marka anlatır. Tanıtım dosyası ise satın alma tarafındaki bir kişinin risk sorularına cevap verir: kapasite, referans, belge, iletişim. Aynı dosyayı iki işe birden koşturmak genellikle ikisinde de sonuç vermez.
Teklif verirken dosyayı ekleyemiyorsam ne yapmalıyım?
Bazı platformlarda ve formlarda ek alanı yoktur; ELMAP'ta da teklife dosya eklenmez. Böyle durumlarda dosyanın dört satırlık özetini serbest not alanına yazın: kapasite, en benzer iki referans, teslim taahhüdü ve yetkili kişi. Dosyanın tamamını ise firma profilinizde ve ilk temas e-postalarında kullanın.
Aynı dosyayı bütün tekliflere gönderebilir miyim?
Gövdesini gönderebilirsiniz, kapağını ve referans sırasını değiştirmeden göndermeyin. Kapağa işin adını yazmak ve en benzer üç referansı üste almak beş dakika sürer; karşı tarafta ise "bize özel hazırlanmış" izlenimi bırakır. İstenen işteki bir zorunluluğa dosyanın ilk sayfasında değinmek de aynı işi görür.
Tanıtım dosyası bir kez hazırlanıp bir kenara konan belge değil, altı ayda bir güncellenen canlı bir kayıt. Her tamamlanan işten sonra üç satır ekleyin: ne yaptınız, hangi ölçekte, ne zaman bitti. Bir yıl sonra referans bölümü kendiliğinden dolmuş olur.
Dosyanızın özetini not alanına sığdırın. Dört satırlık sürümü hazırladıysanız sıra teklif vermeye geldi: firmanızı ücretsiz kaydedin, belgeleriniz incelensin ve doğrulanmış firma olarak açık alım taleplerine teklif verin. Lansman döneminde tamamen ücretsiz.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık yerine geçmez.
