Teklif Verdiniz, Cevap Gelmedi: Teklif Takip Maili Örneği ve Zamanlama Rehberi

Teklif takip maili örneği arayanların asıl takıldığı yer metin değil, zamanlama ve sayı oluyor. Kısa cevap şu: ilk takip, alıcının bildirdiği karar tarihi geçtikten 3-5 iş günü sonra; ikincisi ondan 7-10 gün sonra; üçüncü bir takip çoğu durumda iş getirmez, ilişkiye zarar verir.

Bir de her takip mailinin yeni bir bilgi taşıması gerekir. "Bir gelişme var mı?" diye soran mail, karşı tarafa cevaplayacak bir şey vermez. Cevapsız kalmasının nedeni genellikle budur.

Bu rehberde sırasıyla şunlar var:

• Sessizlik neyin işareti, neyin değil
• Takip maili ne zaman gönderilir — zamanlama çizelgesi
• İyi bir takip mailinde bulunan altı unsur
• Üç kopyalanabilir şablon: ilk takip, ikinci takip, kapanış
• Takip ederken sık yapılan altı hata
• Durum ekrandan izlenebiliyorsa takip mailine gerek var mı
• Cevap gelmezse ne yapılır ve sık sorulan sorular

Sessizlik neyin işareti, neyin değil

Bir ofis mobilyası firması, bir şirketin 240 masa-koltuk setlik alımına teklif verdi. On gün boyunca ses çıkmadı. Firma sahibi bunu "elendik" diye okuyup dosyayı kapattı. Oysa alımı yürüten kişi o sırada teknik değerlendirmenin idari işler biriminden dönmesini bekliyordu; karar üç hafta sonra çıktı ve iş, süreci takip eden ikinci firmaya gitti.

Cevap gecikmesinin yaygın nedenleri şunlar:

• Bütçe onayı bir üst kademeye taşınmıştır ve o kişinin takvimi doludur.
• Alımı yürüten kişi izindedir ya da başka bir işe kaymıştır.
• Gelen teklif sayısı beklenenden fazladır; on beş teklifi düzgün karşılaştırmak birkaç gün sürer.
• Teknik değerlendirme ayrı bir ekipte, fiyat değerlendirmesi ayrı kişidedir.
• İhtiyaç ertelenmiş veya kapsam değişmiştir; alıcı süreci nasıl bildireceğine karar verememiştir.
• Mailiniz ekleri yüzünden spam klasörüne düşmüştür.

Bir ayrıntı daha var ki tedarikçilerin çoğu bunu bilmiyor: teklifler kapalı toplanıyorsa, son teklif tarihine kadar alıcı sizin fiyatınızı görmemiştir bile. Teklifler süre dolana kadar mühürlü kalır, talep sahibi tek seferlik ve kayıtlı bir işlemle açar. Bu, kapalı zarf usulünün dijital hâlidir. Yani "teklifimizi nasıl buldunuz" sorusunun cevabı o aşamada kimsede yoktur; süre dolmadan gönderilen takip maili boşa gider.