Satın Alma Onay Matrisi ve Yetki Limitleri · ELMAP
satın alma
Satın Alma Onay Matrisi: Hangi Tutarda Kim İmzalar, Kaç Teklif Zorunlu?
Satın alma onay matrisi, hangi tutarda kimin imzalayacağını ve kaç teklif toplanacağını gösteren iç kuraldır. Eşikleri kendi fatura verinizden çıkarma yöntemi, doldurulabilir matris tablosu ve görevler ayrılığı.
ELMAP 12 dk okuma
Satın alma onay matrisi, bir kurumun hangi tutardaki alımda kaç teklif toplayacağını, kimin teknik ve bütçe onayını vereceğini ve kimin imzalayacağını tek tabloda gösteren iç kural setidir. Kısa cevap: bu eşikleri kanun belirlemez, siz belirlersiniz. 4734 sayılı Kanun'un doğrudan temin limitleri yalnızca kamu idarelerini bağlar; imza sirkülerinizdeki yetki ise parasal bir tavan tanımaz. "Ne kadara kadar müdür onaylayabilir" sorusunun cevabı sizin yazacağınız yönergenin içindedir.
En yaygın karışıklık şu. İmza sirküleri şirketi dışarıya karşı temsil eder, onay limiti içeride kimin karar verebileceğini söyler. TTK m.371/3'e göre tescille geçerli olan iki sınırlama vardır: merkez veya şube işlerine özgüleme ve birlikte imza. Parasal tavan bu ikisinin arasında değildir. Satın alma sorumlunuz 50.000 TL'lik iç yetkisiyle 400.000 TL'lik sipariş verdiyse ve tedarikçi sınırı bilmiyorsa fatura çoğu durumda ödenir; hiç temsil yetkisi olmayan çalışanın siparişinde ise yetkisiz temsil hükümleri girer.
Aşağıda iki kavramı ayıran tablo, eşiği kendi fatura verinizden çıkarma yöntemi, doldurulabilir bir matris ve matrisi koruyan kurallar var: görevler ayrılığı, acil alım, tek kaynak, çıkar çatışması. Kat mülkiyetindeki site yönetimlerinde eşiği kat malikleri kurulunun kararı belirler.
İmza sirküleri satın alma yetkisi verir mi?
Verir, ama sınırlamaz. Sirküler şirketin üçüncü kişilere karşı kim tarafından temsil edileceğini gösterir; kimin ne kadarlık alıma karar verebileceğini göstermez. Onay limiti şirket içi bir kayıttır ve tedarikçiye karşı ileri sürülemez.
İmza sirküleri
İç onay limiti
Neyi düzenler
Dışarıya karşı temsil
İçeride kimin karar verebileceği
Dayanağı
TTK m.371-372; TBK m.547-549
TTK m.367; yönetim kurulu kararı
Tutar sınırı
Konsa da iyiniyetli üçüncü kişiye ileri sürülemez
Serbest, istediğiniz kadar ayrıntılı
Aşılırsa
İşlem kural olarak geçerli kalır
İmzalayan bakımından iç sorumluluk doğar
TBK m.549 aynı kuralı daha açık söyler: şube sınırlaması ve birlikte imza dışındaki sınırlamalar tescil edilseler bile iyiniyetli üçüncü kişiye karşı ileri sürülemez. Onay limiti tedarikçiden korunmak için değil, kendi ekibinizden korunmak için vardır; gücü kayda bağlıdır, kayıt üretmiyorsa hiç yok demektir. İç prosedür yazan yönerge tescil gerektirmez; sınırlı yetkili ticari vekil atayan yönergenin tescili ise zorunludur (TTK m.371/7; limitedde m.629).
Şirket içi harcama limiti nasıl belirlenir?
Eşiği kendi verinizle bulursunuz; muhasebe programınızdaki alış faturası dökümünden fazlası gerekmez. Son 12 ayın faturalarını tutara göre sıralar, kümülatif yüzdenin %50 ve %80'i geçtiği satırları işaretler, çıkan iki sayıyı yuvarlarsınız. Yöntem beş adımda işler.
Son 12 ayın alış faturalarını tek tabloya dökün: tarih, tedarikçi, kalem, tutar (KDV hariç), talep eden birim.
Büyükten küçüğe sıralayıp kümülatif toplam ve yüzde kolonlarını ekleyin.
Kümülatif yüzdenin %50'yi geçtiği satır üst bandın, %80'i geçtiği satır orta bandın tabanı olur.
Alt banda düşen işlem adedini 250 iş gününe bölün; günde üçten fazla onay çıkarsa bandı yukarı çekin, ayda beşten az çıkarsa kaldırın.
Sayıları yuvarlayıp üç sağlamadan geçirin. Bant sayısında hedef dört ya da beş: üçten azında her şey genel müdüre gider, altıdan fazlası ezberlenmez.
Örnek: 480 fatura, 42.000.000 TL.
Sıra
İşlem tutarı
Kümülatif
Kümülatif %
Not
12
890.000 TL
21.100.000 TL
%50,2
Üst bant tabanı adayı
47
165.000 TL
33.700.000 TL
%80,2
Orta bant tabanı adayı
480
3.400 TL
42.000.000 TL
%100
Kalan 433 işlem = 8.300.000 TL
433 ÷ 250 = günde 1,7 onay; alt bant korunur. Kesme noktaları 165.000 TL ve 890.000 TL çıktı; bunları ezberlenebilir 150.000 TL ve 750.000 TL'ye indirirsiniz.
Alt bandın tabanı 2026'da 12.000 TL'nin altına inmesin: bu tutar hem VUK m.232 fatura haddi hem de VUK m.313 demirbaş haddidir (588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, RG 31.12.2025/33124); altında teklif toplatmanın maliyeti çoğu zaman alımı geçer. İkinci bandın tabanını 30.000 TL'ye oturtun; tevsik zorunluluğu haddi budur (575 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği; had Ağustos 2026 itibarıyla değişmedi) ve üzerindeki ödeme bankadan geçtiği için iz kendiliğinden oluşur.
Üst bandın ölçeğini SPK Kurumsal Yönetim Tebliği'nden (II-17.1) ödünç alabilirsiniz: m.9, halka açık ortaklıkların ilişkili taraf işlemlerinde %5'i aşan işlemde değerleme, %10'u aşanda ayrıca bağımsız üyelerin çoğunluğunun onayını arıyor (Ağustos 2026 itibarıyla). Tebliğ sizi bağlamaz; siz de %5'i aşan işlemde değerleme, %10'u aşanda ikinci imza arayın.
Onay matrisi tablosu nasıl doldurulur?
Kolonlar sabittir, satırları kendi kesme noktalarınızla doldurursunuz. Her satırda tutar sınırı, teklif sayısı, usul, teknik ve bütçe onayı ve imza yetkilisi belirlenir. Doğru teklif sayısı tartışması matrisin tek bir hücresidir; ayrıntısı kaç firmadan teklif alınmalı yazısındadır.
Tutar bandı (KDV hariç)
Zorunlu teklif
Usul
Teknik ve bütçe onayı
İmza yetkilisi
0 - 12.000 TL
Aranmaz
Doğrudan sipariş
Bütçe kaleminde yer alması
Birim müdürü, tek imza
12.001 - 30.000 TL
2 yazılı teklif veya fiyat listesi
Yazılı talep formu
Teknik kalemse teknik sorumlu + mali işler
Birim müdürü + mali işler
30.001 - 150.000 TL
3 yazılı teklif
Karşılaştırmalı teklif
Teknik sorumlu (şartname imzalı) + mali işler
Genel müdür
150.001 - 750.000 TL
3 teklif, en az 1'i yeni tedarikçi
Kapalı Teklif, tutanaklı açılış
Şartname, kabul kriterleri, nakit akış onayı
Genel müdür + bir kurul üyesi
750.001 TL ve üzeri
En az 4 davet
Şartnameli, sözleşmeli, süreli
Teknik komisyon (2 kişi) + bütçe revizyonu
Yönetim kurulu kararı
Altıncı kolona saklanacak belgeyi yazın: alt bantta fatura ve teslim kaydı, üst bantlarda ayrıca tutanak ve sözleşme. Tablonun altına şu üç kural yazılmazsa matris çoğu kurumda kâğıt üstünde kalır:
Bölme yasağı. Aynı ihtiyaç parçalara bölünüp alt banda indirilemez; aynı tedarikçiden aynı ay içindeki alımlar bant tespitinde toplanır.
Vekâlet kuralı. İmza yetkilisi izinliyse yetki bir üst banda çıkar, alt banda inmez; vekil ataması yazılıdır.
Yeni tedarikçi kuralı. Bant ne olursa olsun, ilk kez çalışılan tedarikçiye ilk ödeme ikinci imza gerektirir. Öncesinde firma doğrulama adımlarını tamamlayın; Kapalı Teklif'in açılışı ise kapalı zarf teklif usulünde duruyor.
Tek kişi hem tedarikçiyi seçip hem ödemeyi yapabilir mi?
Yapmamalı. Kalıp hazır: 5018 sayılı Kanun'a dayanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği'nin 9 numaralı "Görevler ayrılığı" standardı (RG 26.12.2007/26738) mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolünü farklı kişilere dağıtıyor. Kamu idareleri için yazıldı, sizi bağlamaz; dört fonksiyonu doğru adlandırdığı için kopyalanabilir: ihtiyacı tanımlayan (A), tedarikçiyi seçen (B), teslim alan (C), ödemeyi onaylayan (D).
Ekip büyüklüğü
Asgari ayrım
Telafi edici kontrol
5-9 kişi
B tek başına durur: seçen ne teslim alır ne öder
Aylık tedarikçi bazlı liste
3-4 kişi
A+D bir kişide, B+C diğerinde
Çeyreklik örnekleme
2 kişi
Kişi 1 talep eder ve teslim alır; kişi 2 teklif toplar ve ödemeyi hazırlar; onay sahipte
Aşağıdaki üç madde birden
ACFE'nin Mayıs 2026'da yayımlanan Occupational Fraud raporunda (2.402 vaka, 143 ülke) vakaların yarıdan fazlasında iç kontrol ya yok ya da aşılmış; faillerin %41'i yönetici, %16'sı şirket sahibi ya da üst düzey yönetici; en üst bant bu yüzden boş bırakılamaz.
Aynı tebliğin 9.2 numaralı standardı küçük ekibi mazur görür ama bilinçli önlem arar. "İki kişiyiz, olmuyor" yetmez; "iki kişiyiz, bu yüzden şunları yapıyoruz" yeter:
Her ayın ilk haftası tedarikçi bazında alım listesi (adet, tutar, önceki ayla fark) işletme sahibine e-postayla gider; okunmasa da arşivde durur.
Yılda bir kez rastgele on işlem seçilip fatura, teslim belgesi ve dekont yan yana konur; seçimi yapan, işlemi yapan ikiliden biri olamaz. Belgelerin hangi aşamada üretileceği teslim ve kabul tutanağında duruyor.
30.000 TL üstü her ödeme bankadan yapılır ve yeni tedarikçi açılışı ikinci imzaya bağlanır.
Acil alımda kim onay verir?
Acil alım, normal usulün beklenemediği hâllerde sözlü onayla başlayan ama 48 saat içinde yazıya dökülen istisnadır. Tanımı, tavanı ve tutanağı yazılmazsa istisna kuralın yerini alır.
Tanım şu hâlleri kapsar: can veya mal güvenliği tehlikesi; üretimin ya da misafire, öğrenciye, hastaya verilen hizmetin durma riski; yasal ya da sözleşmesel süreye yetişme zorunluluğu; öngörülemeyen bir olay. Liste 4734 m.21/b kalıbından uyarlandı. Yönergeye birebir yazılacak cümle şu: talebin geç açılmış olması acil değildir. Tavan, normal matriste üç teklif gerektiren bandın tabanıdır; örnek tabloda 30.000 TL. Üzerinde acil olsa da telefonla iki teklif alınır, verenlerin adı tutanağa yazılır.
Tutanakta sekiz alan bulunur: olayın tarihi ve saati; sözlü onayı veren kişi ve kanal; tanımın hangi hâline girdiği; kimler arandı; tutar ve tedarikçi; usulün neden beklenemediği; imzalayan yetkili ve tarih; 48 saate uyulup uyulmadığı. 48 saati geçen acil alım, acil alım değil yetkisiz alımdır. Bir de ölçüm kuralı koyun: acil işlemler adette toplamın %5'ini ya da tutarda %3'ünü aşıyorsa planlama sorunu vardır.
Tek kaynak ve çıkar çatışması nasıl kayda geçer?
İkisi de matrisin eki olarak saklanan birer formdur: tek kaynak formu alım başına, çıkar çatışması beyanı kişi başına yılda bir doldurulur. Formlar alım dosyasında durur ve imzasız geçerli sayılmaz. Tek kaynak formunda şunlar bulunur:
Alımın konusu ve gerekçe kutusu: tek tedarikçi olması, patent veya münhasır bayilik, mevcut ekipmanla uyum, garanti şartı.
Araştırılan alternatifler. Bu alana "alternatif yok" yazılamaz; en az iki alternatif adı, bulunamadıysa nasıl arandığı yazılır.
Fiyatın makullüğünün nasıl test edildiği, gerekçenin son kullanma tarihi, imzalar.
Son kullanma tarihinde varsayılan üst sınır üç yıldır; 4734 m.22/c de uyum gerekçesiyle sürdürülen sözleşmeleri üç yılla sınırlıyor. Süre dolunca gerekçe yeniden değerlendirilir; ölçüt için tedarikçi değerlendirme kriterlerindeki ağırlıklı puanlama kullanılabilir.
Çıkar çatışması beyanını satın alma kararına dokunan herkes imzalar; yılda bir alınır, değişiklikte beş iş gününde güncellenir. Beyan şunları sorar: tedarikçilerden birinde ortaklığınız, çalışanlığınız veya danışmanlığınız var mı; eşinizin, alt veya üst soyunuzdan birinin ya da üçüncü derece dahil hısımlarınızın böyle bir ilişkisi var mı; son 12 ayda aldığınız hediye ve ağırlamalar neler; tedarikçilerden biriyle borç-alacak ilişkiniz var mı. Çemberi kanun çiziyor: TTK m.393/1 menfaat çatışmasında müzakereye katılmayı yasaklıyor, m.393/3 sebebin karara yazılmasını istiyor.
Hediyede özel sektör için kanunla belirlenmiş TL eşiği yoktur; şirket kendisi koyar. Birinci katman tutardan bağımsız mutlak yasaktır: nakit, çek, döviz; altın, mücevher, pahalı saat; uçak bileti, tatil ve konaklama. İkincisi yıllık tavandır; tutarını şirket seçer, tavanı aşan hediye ise çalışana reddettirilmeden şirket hediye havuzuna aktarılır. Üçüncüsü tavanı orana bağlamaktır: yıllık tavan, aylık brüt asgari ücretin %10'u olsun. 2026'da aylık brüt asgari ücret 33.030 TL, yani tavan 3.303 TL/yıl (Ağustos 2026 itibarıyla); oran tavanı her yıl kendiliğinden günceller.
Bir sayfaya sığan iç yönerge nasıl yazılır?
Yönerge tek sayfaya sığar; her madde bir cümledir, matris eke alınır.
Amaç ve kapsam: hangi tüzel kişiyi ve hangi alım türlerini kapsadığını yazın.
Tanımlar: talep sahibi, onay yetkilisi, bant, acil alım.
Görevler ayrılığı, acil alım, tek kaynak, çıkar çatışması ve hediye: her biri birer paragraf.
Belge ve saklama: TTK m.82 uyarınca ticari defterler, dayanak belgeler ve ticari mektuplar on yıl saklanır; ikinci fıkra ticari mektubu "bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar" saydığından teklif e-postaları da kapsamdadır.
Yürürlük ve revizyon: bantlar her Ocak'ta yeniden değerleme oranı kadar artırılıp en yakın 1.000 TL'ye yuvarlanır (2026 için bu oran %25,49 idi).
Belgelerin hangi sırayla üretileceği satın alma sürecinin yedi adımında duruyor. TTK m.553/2, yetki devreden organların, devralanların seçiminde makul özen göstermediklerinin ispatı hâli hariç o kişilerin fiillerinden sorumlu olmayacağını söylüyor; yazılı ve tarihli matris bu yüzden bir kalkandır. Matris yoksa TTK m.367/2 devreye girer: yönetim, devredilmediği takdirde kurulun tüm üyelerine aittir.
ELMAP'ta onay matrisi nasıl çalışır?
ELMAP'ta bir alım talebi açtığınızda matrisin ürettiği kayıtlar tek yerde toplanır: talebi açan kişi, açılış zamanı, şartname sürümü, davet edilen firmalar, teklifler ve geliş saatleri. Bant kuralınız "150.000 TL üzeri Kapalı Teklif" diyorsa Kapalı Teklif tipini seçersiniz; zarflar kendiliğinden açılmaz, süre dolunca talep sahibi tek seferlik, kayıtlı işlemle açar. Canlı Eksiltme'de katılımcı yalnızca kendi durumunu görür.
Katılımı matrisinize göre seçersiniz: Herkese Açık, Kategorili veya Davetli. ELMAP yönergenizi uygulamaz, uygulandığını kanıtlayan kaydı üretir. Lansman döneminde tamamen ücretsiz.
Sık Sorulan Sorular
Üç teklif almak yasal zorunluluk mu?
Hayır. Üç teklif kuralının kanunî izi 4734 sayılı Kanun'un 21. maddesinin ikinci fıkrasıdır ve yalnızca kamu idarelerini bağlar. Özel sektörde üç teklif şirket içi kuraldır.
4734'teki doğrudan temin limitini kendi şirketimde kullanabilir miyim?
Kalibrasyon örneği olarak bakabilirsiniz, kopyalayamazsınız; kanun açıkça "idarelerin" diyor. Limit her 1 Şubat'ta değişiyor: 01.02.2026-31.01.2027 döneminde büyükşehir sınırındaki idarelerde 1.021.827 TL, diğerlerinde 340.391 TL (Kamu İhale Tebliği 2026/1, RG 22.01.2026/33145).
Onay limitini aşan bir siparişi tedarikçi geri verir mi?
Kural olarak hayır. TTK m.371/3 uyarınca parasal sınırlandırma iyiniyetli üçüncü kişiye karşı hüküm ifade etmez; tedarikçi iç limitinizi bilmiyorsa işlem geçerli sayılır, sorun içeride çözülür. Somut olayda avukatınıza danışın.
İki kişilik bir ekipte görevler ayrılığı kurulabilir mi?
Tam kurulamaz, telafi edici kontrollerle yaklaşılır. Kamu İç Kontrol Standartları'nın 9.2 numaralı standardı da personel yetersizliğini kabul edip yöneticiden önlem istiyor; kamu için yazılmış olsa da mantığı özel sektörde aynı. Aylık tedarikçi listesi, bankadan ödeme, yıllık örnekleme ve yeni tedarikçide ikinci imza asgari pakettir.
Aynı ihtiyacı ikiye bölüp alt banda indirmek neden sorun?
Çünkü matris en çok buradan delinir. Bölme yasağı maddesini yazın: aynı tedarikçiden aynı takvim ayı içinde yapılan alımlar bant tespitinde toplanır. Vergideki mantık da aynı: tevsik haddinde aynı gün aynı kişiyle yapılan işlemler toplanır.
Kısaca
Onay matrisi, harcamanızın büyük kısmını üreten az sayıdaki işlemi ayırıp imza yükünü oraya taşır; eşiklerini kanun değil, kendi 12 aylık fatura veriniz belirler. İmza sirküleri sizi tedarikçiye karşı temsil eder, matris ekibinize karşı korur. Beş bant, dört fonksiyonluk görevler ayrılığı, 48 saatlik acil kuralı ve yıllık revizyon maddesi çoğu işletmeye yeter.
Yazdığınız matris kayıt üretmiyorsa yalnızca bir duvar süsüdür. ELMAP'ta açtığınız her alım talebi kimin ne zaman ne yaptığını kendiliğinden kayda alır; siz bandı ve teklif tipini seçersiniz. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluştur · Tedarikçiyseniz açık alım taleplerini görüntüleyin.
