Cari Mutabakat: Bakiye Farkı Nereden Doğar? · ELMAP
cari mutabakat
Yıl Sonu Cari Mutabakat: Bakiye Farkı Hangi Kalemden Doğar?
Bakiye farkı rastgele değildir. Farkın yönü ve büyüklüğü kaynağını gösterir: teşhis tablosu, tevkifat farkının aritmetik testi, alıcı tarafından yazılan mutabakat mektubu ve 31 Aralık kesitine kadar yedi işlik takvim.
ELMAP 11 dk okuma
Cari mutabakat, iki firmanın belirli bir tarih kesitinde birbirine olan borç ve alacağını karşılaştırıp aynı rakamda buluştuğunu yazılı teyit etmesidir. Kısa cevap: bakiye tutmuyorsa farkı önce yönüne, sonra büyüklüğüne bakarak daraltırsınız. Tedarikçiye borcunuz onun alacağından düşükse eksik olan bir belgedir; yüksekse eksik olan bir harekettir. Sonra farkı bir fatura tutarına, hesaplanan KDV'ye, avans dekontuna veya brüt hakedişe bölersiniz; çıkan oran kaynağı çoğu zaman tek kaleme indirir.
Bunu muhasebenin tek başına taşıdığı bir dönem sonu işi saymak artık mümkün değil. Form Ba ve Form Bs bildirimi Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı (565 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, 25 Eylül 2024); farkı kendiliğinden görünür kılan çapraz kontrol ortadan kalktı. Farkı üreten kalemlerin çoğu da muhasebe fişinde değil satın alma dosyasında durur: irsaliye, kesinti, avans, iade.
Sipariş–irsaliye–fatura eşleşmesi ödeme öncesi yapılan önleyici bir kontroldür; farkın en yaygın sebebi de o kontrolün atlanmasıdır. Bu yazı, o kontrolün kaçırdığı farkı dönem sonu bakiyesinde geriye dönük bulur. Aşağıda teşhis tablosu, tevkifatın aritmetik testi, alıcı mektubunun asgari içeriği ve tarihlenmiş yedi işlik takvim var.
Bakiye farkı hangi kalemden doğar?
Yön testi olası sebep kümesini yarıya, büyüklük testi kalanı teke indirir. Tablo farkı bilinen tutarlara böler: sonuç tam sayıya, sözleşmedeki bir orana ya da bir KDV oranına oturuyorsa doğru izdesiniz. Sırayla uygulayın, ilk tutan satırda durun.
Teminat kesintisinin brüt hakedişin %5-10'u olmasını mevzuat zorunlu kılmaz; oran sözleşme teamülüdür. 2025-2027 hesap dönemlerinde enflasyon düzeltmesi yapılmıyor (VUK Geçici Madde 37, 7571 sayılı Kanun); farkın sebebi orada değil.
Tevkifat farkını aritmetikle nasıl tanırsınız?
Kısmi tevkifatlı faturada satıcıya ödenecek tutar, matrah ile KDV'nin tevkif edilmeyen kısmının toplamıdır; tevkif edilen KDV vergi dairesine gider. İki taraf da doğru kaydederse fark çıkmaz. Fark, bir taraf brüt diğeri net kaydettiğinde çıkar ve tevkif edilen KDV kadardır. Farkı faturadaki hesaplanan KDV'ye bölün.
Fark ÷ hesaplanan KDV
Oran
Fark ÷ matrah (%20 KDV)
Sık görülen işlemler
Alıcı kim olmalı
0,90
9/10
%18
Temizlik, özel güvenlik
Tüm KDV mükellefleri
0,70
7/10
%14
Makine bakımı, fason tekstil
Bakım/baskıda belirlenmiş alıcı; tekstilde herkes
0,50
5/10
%10
Yemek servisi, servis taşımacılığı
Yemekte belirlenmiş alıcı; taşımada herkes
0,40
4/10
%8
Yapım işleri, mühendislik
Yalnız belirlenmiş alıcı
0,30
3/10
%6
Ticari reklam
Tüm KDV mükellefleri
0,20
2/10
%4
Karayolu yük taşımacılığı
Tüm KDV mükellefleri
Belirlenmiş alıcı, KDV Genel Uygulama Tebliği'nin (I/C-2.1.3.1/b) bölümünde sayılan kamu idareleri, kanunla kurulan kurumlar, bankalar, KİT'ler, organize sanayi bölgeleri, borsalar ve payları Borsa İstanbul'da işlem gören şirketlerdir. Site yönetimi, otel, AVM, özel okul ve özel hastane bu listede yoktur; o satırlarda faturanızda tevkifat hiç doğmaz, farkı orada aramayın.
Temizlik faturasında matrah 250.000 TL, hesaplanan KDV 50.000 TL; 9/10 tevkifatla 45.000 TL vergi dairesine, 5.000 TL satıcıya gider. Fark 45.000 TL ise 45.000 ÷ 50.000 = 0,90 çıkar, satırı kapatırsınız.
%20 KDV'de bir tuzak var: 5/10 tevkifatın imzası da bir KDV oran hatasının imzası da %10 çıkar. Ayrımı fatura verir: üzerinde tevkifata tabi işlem satırı var mı? Aynı ayrım tevkifatlı ve tevkifatsız teklifleri karşılaştırırken işe yarar. KDV dahil bedeli 12.000 TL'yi aşmayan işlemde tevkifat uygulanmaz (Ağustos 2026 itibarıyla, VUK 588 Sıra No.lu Genel Tebliği). Oranlar KDV Genel Uygulama Tebliği'nin (I/C-2.1.3.2.) bölümünden ve Ağustos 2026 itibarıyla yürürlükte; güncel metni Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan teyit edin.
31 Aralık kesitinin kör noktası nedir?
Fatura, teslimden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir (VUK m.231/5) ve gün olarak belirlenen sürelerde başlangıç günü sayılmaz (VUK m.18). 27 Aralık'ta teslim aldığınız malın faturası 3 Ocak'ta düzenlenebilir. Bu, kanunun normal işleyişidir ve 31 Aralık kesitinde yedi günlük bir kör nokta yaratır: son haftanın teslimleri sizde var, tedarikçinin faturasında yok.
Dört kural doğar; üçü takvimle, biri para birimiyle ilgili. 31 Aralık kesitli mektup en erken 8 Ocak'ta gönderilir; aksi halde kendi kör noktanızı fark sanırsınız. 25–31 Aralık arası teslim alınıp faturası gelmemiş mal ayrı listeye yazılır ve mektuba ek konur; 24 Aralık teslimin faturası en geç 31 Aralık'ta düzenlenmek zorundadır, aralık buradan başlar. Bu listeye "teslim alındı, faturalanmadı" adını verin ve tutar üzerinden tutun.
İkinci kör nokta dövizli tedarikçidedir. Yıl sonu değerlemesinden doğan kur farkı için fatura düzenlenmez ve KDV hesaplanmaz (KDV Genel Uygulama Tebliği III/A-5.3., Gelir İdaresi Başkanlığı); ödeme anında doğan kur farkı ise matraha dahildir ve faturaya bağlanır (KDV Kanunu m.24/c). Yani 31 Aralık'ta iki tarafın TL bakiyesi farklı ve ikisi de doğru olabilir. Dördüncü kural buradan çıkar: mutabakat orijinal para biriminde yapılır; mektupta döviz tutarı, TL karşılığı, kur ve kur tarihi birlikte yazılır.
Farkın satın alma tarafındaki altı klasik sebebi nedir?
Teşhis tablosu farkı belirli bir tutara indirir; o tutarın arkasındaki hikâye çoğunlukla aşağıdaki altı başlıktan birine oturur. Altısının ortak yanı, kaydın satın alma dosyasında oluşmasıdır: belge tedarikçiyle sizin aranızda bir yerde askıda kalmıştır. Her biri mektupta ayrı satır ister, bakiyeye karışmaz.
İrsaliyeyle teslim edilip faturası gelmeyen mal. Tesellüm fişi sizde, fatura tedarikçide bekler.
İade veya fire için beklenen iade faturası. Malı geri gönderip kaydınızdan düştünüz, tedarikçi iade faturasını kesmedi.
Kabul edilmeyip itiraz edilen fatura. Siz işlemediniz, tedarikçi işledi; itirazın yazılı izi yoksa fark her yıl geri gelir.
Tek taraflı işlenen vade farkı. Tedarikçi geç ödeme için faiz tahakkuk ettirip bildirmemiştir. TTK m.1530 uyarınca temerrüt faizi 1 Ocak 2026'dan itibaren yıllık %43,00 (TCMB); sözleşmede yazılı vade ve faiz oranı varsa önce ona bakın.
Hakedişten yapılan kesinti. Teminat, ceza maddesine dayanan kesinti veya mahsup icmalde görünür ama tedarikçinin kaydına işlenmemiş olabilir; yazılı bildirilmeyen kesinti iz bırakmaz, ertesi yıl aynı farkı üretir.
Kısmi teslimin tam faturalanması. Bin adet sipariş, 840 adet teslim, bin adet fatura.
Avans mahsubu da fark üretir: verdiğiniz avans sizde ayrı kalemde durur, tedarikçi onu bakiyesinden düşer; mektupta ayrıştırılmazsa fark diye okunur.
Alıcı olarak yazdığınız mutabakat mektubunda ne bulunmalı?
Hazır şablonların çoğu satıcı bakış açısıyla yazılmıştır: bakiyeyi tek satırda gösterir, kesinti ve avans kalemlerini ayrıştırmaz. Alıcının mektubunda şu kalemler bulunur ve çoğu bir fark kaynağını baştan kapatır.
Dönem ve kesit tarihi: 01.01.20XX–31.12.20XX.
Bakiye ve yönü: "31.12.20XX itibarıyla firmanıza borcumuz ... TL". Bakiye kelimesi tek başına kullanılmaz; yönü mutlaka yazılır.
Para birimi ve kırılım eki: dövizliyse orijinal tutar, TL karşılığı, kur ve kur tarihi; ekte fatura, ödeme, kesinti (dayanak maddesiyle) ve avans listeleri.
Mutabakata dahil olmayan kalemler ayrı başlıkta: faturası gelmemiş teslimler, iade faturası beklenenler; bunlar açık kalem sayılır.
Cevap süresi tarihle yazılır; muhatap ad, unvan, e-posta ve KEP adresiyle verilir.
İtiraz halinde istenen: kendi kaydına göre tutar, yön ve fark yarattığını düşündüğü belgeler.
Cevapsızlığın hukuki niteliğine dair dürüst kayıt, imza, kaşe ve tarih.
Yüksek bakiyelilerde bir varyant var. Denetim standardı, teyit talebinin tutar yazılmadan gönderilip karşı taraftan doldurulmasına izin verir; kazancı karşı tarafın kendi kaydına bakmadan onaylamasını engellemesi, bedeli daha düşük yanıt oranıdır (BDS 505, paragraf A5). Standart denetçiyi bağlar, sizi bağlamaz; alacağınız şey yöntemin kendisidir. Pratik sentez iki kademelidir: bakiyenin büyük kısmını tutan ilk %20'lik tedarikçi grubuna tutarsız (boş) mektup, kalanına tutarı yazılı mektup. Muhatap, tedarikçiden istediğiniz belgelerin durduğu dosyadaki yetkili kişidir.
Mutabakat mektubuna cevap gelmezse ne olur?
Cevapsızlık kendiliğinden mutabakat anlamına gelmez. Şablonlarda gördüğünüz "süresi içinde cevap verilmezse mutabık kalınmış sayılır" kaydı, ancak yazılı bir cari hesap sözleşmesi varsa hukuki sonuç doğurur.
Yazılı cari hesap sözleşmesi varsa TTK m.94 işler: devre sonundaki artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, bir ay içinde noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı yazıyla itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır. Devre kararlaştırılmamışsa kapanış günü her takvim yılının son günüdür. Sözleşmenin yazılı olması TTK m.89/2 uyarınca geçerlilik şartıdır; ekstre bu şartı karşılamaz.
Yazılı sözleşme yoksa ilişki açık hesap sayılır ve cari hesap hükümleri uygulanmaz; tedarik ilişkilerinin çoğu böyledir (Yargıtay HGK, E.2017/19-903, K.2018/974, 25.04.2018). Bir aylık kabul karinesi işlemez; cevapsızlık risk sinyalidir. Denetim standardı yanıt gelmeyen her durumda alternatif prosedürü zorunlu tutar (BDS 505, paragraf 12): sonraki dönem ödemelerinin ve tesellüm fişlerinin incelenmesi (paragraf A18).
İtiraz için TTK m.18/3 noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP kanallarını öngörür; Yargıtay HGK (E.2014/19-861, K.2016/632, 25.05.2016) bunu geçerlilik değil ispat şartı sayar. Adi e-posta geçersiz olmaz ama ispat yükü sizde kalır; itirazı KEP'le yapın.
Mutabakatsız bakiye kuralı nasıl uygulanır?
Kural tek cümledir: mutabakatsız bakiye ile yeni sipariş açılmaz. Son mutabakat tarihi bilinmeyen ya da bir yılı aşan bir tedarikçiye yeni iş verilmez; ihtilaflı tutar kapanana kadar o kalem ödenmez. Kuralın duvar yazısı olarak kalmaması için üç kancası olmalı; üçü de satın alma sürecinizin adımlarına takılır.
Sipariş açma yetkisi, tedarikçi kartındaki son mutabakat tarihi alanına bağlanır: alan boşsa veya 12 aydan eskiyse ekran uyarır, 18 aydan eskiyse yetki bir üst kademeye çıkar. Alan tedarikçi değerlendirme kriterlerinin içine yerleşir.
Ödeme kilidi bakiyenin tamamına değil ihtilaflı tutara konur; mutabık kalınan kısım vadesinde ödenir.
Çeyreklik mini mutabakat yalnızca ilk %20'lik tedarikçi grubuna uygulanır. Ölçüyü bakiye tutarından alın.
Kural toplam sahip olma maliyetini hesaplarken de işe yarar: kapanmamış kesinti ve iade kalemleri gerçek birim maliyeti olduğundan daha düşük gösterir.
31 Aralık kesitine yedi iş: takvim nasıl kurulur?
Yıl sonu yükünü Aralık'a yığmayın. Kasım'da hangi tedarikçiyle tam mutabakat yapacağınızı seçin, Aralık'ta açık kalemleri tutarlandırın, mektupları 8 Ocak'tan sonra gönderin. Aşağıdaki yedi iş bu sırayı tarihlere bağlar; Kasım'daki matris Aralık listesini, Aralık listesi Ocak mektubunu besler.
1–15 Kasım. Bakiye büyüklüğü ve hareket sayısı matrisi kurulur; bakiyenin %80'ini tutanlar tam mutabakat kümesine ayrılır.
16–30 Kasım. 30 Eylül kesitli mini mutabakat gönderilir; Eylül'e kadarki farklar Aralık'a taşınmaz.
Bakiye 31 Aralık'ta donmaz. E-defter tutan kurumlar vergisi mükelleflerinde son ayın beratı, kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 14'üne kadar yüklenir (1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği, Gelir İdaresi Başkanlığı); 2026 dönemi için 14 Mayıs 2027. Fiziki yevmiye defterinde kapanış onayı izleyen dönemin altıncı ayı sonuna kadar yapılır (TTK m.64).
ELMAP'ta alım kayıtları mutabakata nasıl dayanak olur?
ELMAP bir muhasebe programı değildir, cari hesap tutmaz; alım tarafındaki karar izini tutar. Bir alım talebi açtığınızda kapsam, birim, teslim koşulu ve firmaların verdiği tutarlar tarih damgasıyla kayda geçer. Yıl sonunda "bu kalem neye göre bu tutardı" sorulduğunda dayanak kayıtta durur. Kapalı Teklif kullandığınız işlerde zarflar kendiliğinden açılmaz; süre dolunca talep sahibi tek seferlik, kayıtlı işlemle açar.
Sık Sorulan Sorular
Tedarikçiyle cari bakiye tutmuyorsa fark nasıl bulunur?
Farkı tek kaleme indirmenin en hızlı yolu bölme testidir. Fark, hesaplanan KDV'ye bölününce 0,90 veriyorsa kaynak 9/10 tevkifattır; fatura tutarına bölününce 1,00 veriyorsa işlenmemiş bir faturadır. Tanıdık bir orana oturmayan fark küçük ve dağınıktır: kur, iskonto, navlun.
Tedarikçi bakiyesi bizde eksik görünüyorsa ne yapmalı?
Eksik olan bir belgedir. Size ulaşmamış faturaları arayın: son yedi günün teslimleri, kısmi teslimler, iade faturası beklenenler. Sonra tek taraflı işlediğiniz kesinti ve iadelere bakın.
Tevkifat oranı tabloya uymuyorsa ne yapmalı?
Önce alıcı sıfatınıza bakın. Yemek servisi, makine bakımı, baskı-basım ve yapım işlerinde tevkifat yalnızca belirlenmiş alıcılar için doğar; site yönetimi, otel veya özel hastane iseniz o faturada tevkifat olmaz.
Mutabakat mektubuna cevap vermek yasal zorunluluk mu?
Hayır. Açık hesap ilişkisinde cevap vermek zorunlu değildir ve cevapsızlık kendiliğinden kabul anlamına gelmez. TTK m.89/2'ye uygun yazılı cari hesap sözleşmesi varsa TTK m.94'ün bir aylık itiraz süresi işler; sözleşmenin varlığını hukuk danışmanınıza teyit ettirin.
Hakedişten yaptığımız kesinti tedarikçinin kaydında neden yok?
Çünkü kesinti çoğu zaman icmalde kalır, tedarikçiye yazılı bildirilmez. O faturanın tam tutarını alacak yazar, siz kesinti sonrası tutarı ödersiniz; fark tam kesinti kadar çıkar. Kesintiyi dayanak maddesiyle bildirin.
Kısaca
Bakiye farkı rastgele bir sayı değildir; yönü ve büyüklüğü kaynağını ele verir. Farkı önce yöne göre ikiye bölün, sonra fatura tutarına, hesaplanan KDV'ye ve brüt hakedişe bölerek tek kaleme indirin. Mektubu Ocak'ta gönderin.
Alım kararınızın izi, yıl sonunda tartıştığınız tutarın dayanağıdır. ELMAP'ta açtığınız alım talebi kapsamı, teklifleri ve tarihleri kayda geçirir. Yıl sonunda mutabakat masasına belgeyle oturursunuz. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluştur · Tedarikçiyseniz açık alım taleplerini görüntüleyin.
