Satın Alma Belge Zinciri: Sipariş, İrsaliye ve Fatura Nasıl Eşleşir?
Sipariş, irsaliye ve fatura miktarları tutmuyorsa ödeme durur. Her belgenin neyi kanıtladığı, Excel'de yazılımsız üçlü eşleştirme tablosu, tolerans eşiği ve ödeme öncesi beş alanlık kontrol listesi.
ELMAP 11 dk okuma
Satın alma belge zinciri, bir alımın tekliften ödemeye kadar ürettiği ve birbirine referans veren belge dizisidir: teklif, kabul yazısı, sipariş formu, sipariş teyidi, irsaliye, fatura, dekont, mutabakat. Kısa cevap: zincir üç noktada eşleşirse ödeme yapılır — sipariş miktarı = irsaliye miktarı = fatura miktarı, sipariş birim fiyatı = fatura birim fiyatı ve faturada sipariş numarası yazılı. Buna üçlü eşleştirme denir: faturadaki fiyat sipariş formuyla, faturadaki miktar irsaliyeyle karşılaştırılır.
Yaygın bir hatayı baştan düzeltelim: yedi günlük fatura süresi irsaliye tarihinden değil, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.231/5'e göre malın teslim edildiği tarihten işler. 31 Ocak'ta teslim edilen mal için son gün 7 Şubat'tır.
Aşağıda her halkanın neyi kanıtladığını gösteren tablo, Excel'de yazılımsız kurulacak eşleştirme tablosu, tolerans eşiği ve çelişkiyi çözen beş cümlelik sipariş formu var. Karar aşamasını satın alma sürecinin yedi adımı yazısında ele aldık; bu yazı o sürecin 7. adımından başlıyor.
Hangi belge neyi kanıtlar, neyi kanıtlamaz?
Her halka dar bir olguyu kanıtlar, yanındakini kanıtlamaz. Dekont paranın gittiğini kanıtlar, ne için gittiğini kanıtlamaz. İrsaliye sevki kanıtlar, kabulü kanıtlamaz. ERP kullanmayan bir işletmede halkaların dördü zaten hiç yazılmaz: kabul yazısı, sipariş formu, teyit ve tutanak.
Halka
Kanıtlar
Kanıtlamaz
Teklif
Satıcının o kapsamı o fiyata vermeye istekli olduğunu
Kabul edildiğini; fiyatın bugün geçerli olduğunu
Kabul yazısı
Hangi teklifin hangi tarihte seçildiğini
Miktarı, teslim tarihini, vadeyi
Sipariş formu
Neyin, kaç adet, hangi fiyattan, hangi şartnameye göre istendiğini
Paranın hangi hesaba, ne zaman, ne kadar gittiğini
Ne için ödendiğini; borcun kapandığını
İrsaliyenin tutarı kanıtlamaması yorum değil: sevk irsaliyesinde birim fiyat ve tutar zorunlu değildir, malın cinsi ve miktarı yeterlidir. Kabulü kanıtlayan belge tutanaktır; içeriğini ve faturaya itiraz usulünü teslim ve kabul tutanağı yazısında örnekle gösterdik.
180 daireli bir site 120 armatür alıyor; birim fiyat 1.250 TL, toplam 150.000 TL. Sipariş formu yazılmıyor. İrsaliyede 118 adet yazıyor, kimse saymıyor; fatura 120 adet üzerinden geliyor ve ödeniyor. Aradaki 2.500 TL'yi kimse fark etmiyor, çünkü karşılaştırılacak sipariş belgesi yok.
Üçlü eşleştirme Excel'de yazılımsız nasıl kurulur?
Üçlü eşleştirmede fiyat sipariş formuyla, miktar irsaliyeyle sınanır; ikili eşleştirmede yalnız sipariş ile fatura kıyaslanır, miktar sınaması hiç yapılmaz. Çıkan farka eşleşme farkı denir ve önceden yazıya döktüğünüz tolerans eşikleriyle kıyaslanır. Bu mantık tek bir Excel sayfasına sığar.
Önce parametre hücreleri; veri alanının dışında, R sütununda: $R$1 miktar toleransı = 0, $R$2 tutar toleransı TL = örneğin 250, $R$3 tutar toleransı oran = 0,01, $R$4 yuvarlama eşiği = 1,00 TL.
Kolon
İçerik
Kaynak / formül
A–E
Sipariş no, kalem, sipariş miktarı, sipariş birim fiyatı, sipariş iskontosu
Noktalı virgül Türkçe Excel içindir. İskonto bilerek iki kolonda durur; tek kolonda tutulsaydı iskontosuz kesilmiş bir fatura tabloda hiç görünmezdi. Miktar toleransı sıfırdır: 120 armatür sipariş edip 118 gelmesi tolerans değil, eksik teslimattır. Tolerans yalnızca tutara uygulanır. Hem TL hem yüzde tanımlıysa ikisinden biri aşıldığında satır tolerans dışı sayılır; formüldeki AND bunun için.
Altına doğrulama satırı ekleyin: =ROUND(SUMPRODUCT(N2:N50;1+J2:J50);2); bu formül her kalemi kendi KDV oranıyla toplar. Rakam faturanın vergiler dahil toplamına eşit değilse faturada tablonuzda olmayan bir satır vardır: navlun, ambalaj ya da kur farkı. Fatura tevkifatlıysa kıyası "ödenecek tutar" satırıyla değil vergiler dahil toplamla yapın. Teklif kıyaslamasının tablosu ayrıdır; onu teklif normalizasyon tablosu rehberinde kuruyoruz.
KDV mükellefi bir işletmede fatura genel toplamı ödeyeceğiniz tutar olmayabilir. Temizlik, çevre ve bahçe bakımı ile işgücü temini (özel güvenlik dahil) 9/10 tevkifata tabidir ve bu iki hizmette tevkifatı KDV mükellefleri de yapar. Makine, teçhizat ve taşıt bakım-onarımındaki 7/10 ile yemek servisindeki 5/10 ise yalnızca Tebliğ'de sayılan "belirlenmiş alıcılar" (kamu idareleri, KİT'ler, bankalar vb.) içindir; sıradan bir KDV mükellefi otel ya da fabrika bu iki kalemde tevkifat yapmaz (KDV Genel Uygulama Tebliği I/C-2.1.3.2, Ağustos 2026 itibarıyla). Alt sınır KDV dahil 12.000 TL; hesabını KDV tevkifatı teklif karşılaştırmasını nasıl bozar yazısında bulursunuz.
Tolerans eşiğini kim, neye göre belirler?
Türkiye mevzuatında satın alma eşleştirmesi için yasal bir tolerans eşiği yoktur; tolerans tümüyle bir iç kontrol kararıdır. Eşiği belirlerken iki sınır arasında sıkışırsınız. Altta 1 TL'lik yuvarlama var, bunun altı tartışılmaz. Üstte imza yetkisi var: tolerans, bir kişinin tek başına onaylayabileceği en düşük imza yetkisi sınırını aşarsa fiilen yetki devri olur. Aradaki genişliği yazışma ve kayıt düzeltme maliyeti belirler.
Durum
Kim karar verir
Aksiyon
Fark ≤ 1 TL
Kaydı yapan kişi
Geçer, tabloya not düşülür
1 TL < fark ≤ tolerans
Satın alma sorumlusu
Ödenir, fark ay sonu mutabakatında görüşülür
Tolerans dışı, miktar tutuyor
İmza yetkilisi
Yazılı açıklama istenir; yoksa düzeltme faturası beklenir
Toleransı yılda bir kez imza yetkilisi belirler; eşik tedarikçiye bildirilmez, bildirilirse farklar eşiğin hemen altına yerleşir.
Belgeler çelişirse hangisi üstündür?
Hiçbir belge doğası gereği diğerinden üstün değildir; üstünlük sırasını sipariş formuna siz yazarsanız vardır. Tedarikçinin teklif metni ile sizin şartnameniz çatıştığında hakem, formda yazan sıradır. Şu beş cümle hem o sırayı hem eşleştirmeyi kurar.
1. Hiyerarşi. "[TARİH] tarihli ve [NO] numaralı teklifiniz ile teknik şartname bu sipariş formunun ayrılmaz ekidir. Çelişki halinde sırasıyla teknik şartname, sipariş formu ve teklif esas alınır."
2. Sipariş numarası. "Bu siparişe ilişkin irsaliye ve faturada [SİPARİŞ NO] belirtilecektir. Sipariş numarası taşımayan fatura işleme alınmaz."
3. Kısmi teslim çekincesi. "Kısmi teslimat ancak yazılı onayımızla yapılır; kısmi teslimin alınması bakiye kısma ilişkin haklarımızdan feragat sayılmaz."
4. Ödeme koşulu. "Ödeme; sipariş, irsaliye ve fatura miktarları eşleştikten ve tutanak imzalandıktan sonra [X] gün içinde banka havalesiyle yapılır."
5. Fiyat sabitliği. "Birim fiyatlar teslim tarihine kadar sabittir; kur, navlun, ambalaj adı altında ek bedel yansıtılamaz."
Üçüncü cümlenin dayanağı 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.23/1-a: alıcı çekince ileri sürmeksizin kısmi teslimi kabul etmişse, haklarını yalnızca teslim edilmemiş kısım için kullanabilir. İkinci cümle de uydurma değil; GİB e-İrsaliye Kılavuzu'nun UBL-TR v1.2 zorunlu alanlar tablosu sipariş numarası alanını (OrderReference) içerir.
İki taraf da imzalarsa form sözleşme niteliği kazanır ve damga vergisi doğabilir. Alım sözleşmesinde damga vergisi hesabını örnekle çıkardık. Sipariş teyidi de ayrı bir halkadır: TTK m.21/3'e göre teyit mektubunu alan kişi sekiz gün içinde itiraz etmezse mektubu kabul etmiş sayılır. Vade tarafını tedarikçi ödeme vadesi yazısında 30-60-90 karşılaştırmasıyla anlattık.
e-İrsaliye yanıtı 7 gün: mal otomatik kabul edilmiş mi sayılır?
Kısmen, ama sizin lehinize değil. GİB e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu V1.2 (07.09.2022, yayımdaki güncel sürüm) Bölüm 15.24, yedi gün içinde yanıt dönülmemiş bir e-İrsaliyede malların "tam olarak teslim alındığı ve tamamı için fatura düzenleneceği" varsayıldığını yazar. Yanıt vermek Bölüm 12'ye göre zorunluluk değil, mükellefe sunulan bir imkândır; ama yanıt vermemek sessiz onay anlamına gelir. Ayrıntısı şöyle (Ağustos 2026 itibarıyla):
Yedi günlük süre kabul ve kısmi kabul yanıtı içindir; belge tarihinden değil, e-İrsaliye üzerindeki fiili sevk tarihinden başlar.
Eksik teslim aldıysanız kısmi kabul yanıtı verin. Vermezseniz, kılavuz Bölüm 15.25 uyarınca fiilen teslim alınan miktarı tutanakla ya da e-İrsaliye çıktısı üzerine alınan imzalı notla ispat etmek zorunda kalırsınız.
Red yanıtı yalnızca fiili sevkten önce ve mal muhteviyatı ya da alıcı hatalıysa verilebilir; sonrasındaki retler hükümsüzdür.
Pratik sonucu: mal geldikten sonra sistemde "reddediyorum" demek sizi korumaz; sizi koruyan şey kısmi kabul yanıtı vermek ve çekincenizi tutanağa yazdırmaktır.
Mükellef olmayan alıcının zinciri nasıl işler?
Site ve apartman yönetimleri, dernekler gibi mükellef olmayan alıcılarda zincir birkaç noktada farklılaşır; hepsi aynı yöne bakar: ödemeden sonra hata düzeltme imkânınız yok denecek kadar azdır.
İade faturası düzenleyemezsiniz
Fatura fazla kesilmişse çözüm sizin belge düzenlemeniz değil, tedarikçinin düzeltme faturası kesmesidir; tek savunma hattınız faturayı ödemeden önce kontrol etmek. Fatura isteme hakkınız tutardan bağımsızdır: 2026 fatura düzenleme haddi 12.000 TL (588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği), ama haddin altındaki alımda da siz isterseniz satıcı fatura düzenlemek zorundadır (VUK m.232).
Tevkifat yoktur
Site ve apartman yönetimleri KDV Genel Uygulama Tebliği'ndeki "belirlenmiş alıcılar" arasında değildir; KDV mükellefiyetiniz de yoksa temizlik, güvenlik ve bahçe bakımında tevkifat uygulanmaz, faturanın genel toplamı ödeyeceğiniz tutardır. Tedarikçi 9/10 tevkifatlı fatura kestiyse ödemeden önce sorun; mükellefiyet doğuran bir faaliyetiniz varsa mali müşavirinize danışın.
Dekont açıklamasına dört parça yazın
Açıklama SIP-2026-014 / FTR A2026-1187 / ARMATÜR / 2026-08 biçiminde olsun: sipariş no, fatura no, kalem özeti, dönem. Ayrıca 30.000 TL'yi aşan ödemelerde banka, elektronik ödeme kuruluşu veya PTT kanalı zorunludur (VUK 459 Sıra No.lu Genel Tebliğ; mükellef olmayanları kapsama alan 572 Sıra No.lu Tebliğ, RG 18.10.2024; haddi 30.000 TL'ye çıkaran 575 Sıra No.lu Tebliğ, RG 30.11.2024). Mükellef olmayanların yalnızca kendi aralarındaki ödemeler kapsam dışıdır, mükellef bir tedarikçiye yapılan ödeme kapsamdadır. Ceza işlem tutarının %10'udur; kimin sorumlu tutulacağı tevsik kapsamına girip girmediğinize bağlıdır, elden ödemede tedarikçiniz her hâlükârda risk altındadır.
Dosya düzeni basit: harcama kararı karar defterine; teklifler, sipariş formu, irsaliye, tutanak, fatura ve dekont aynı sipariş numarası altında tek klasöre. Eşleştirme tablosunun o satırının çıktısını fatura ile dekont arasına koyun; denetçinin "bu tutar neden ödendi" sorusunun tek sayfalık cevabı odur. Karar yetkisi kimdedir, karar defterine ne yazılır? Site yönetiminde alım karar yetkisi yazısında maddeledik.
Ödeme onayı öncesi hangi beş alan eşleşmeli?
Ödemeden önce beş alan tutmalıdır: sipariş numarası, kalem ve miktar, birim fiyat ve iskonto, KDV-tevkifat satırı, ödenecek tutar ve IBAN. Beşi de sipariş formu, irsaliye ve faturada aynı değeri göstermelidir. Kontrol iki dakika sürer.
Sipariş numarası — Faturada var mı, bizim siparişimiz mi? Yoksa fatura işleme alınmaz.
Kalem ve miktar — Sipariş, irsaliye ve fatura miktarı üçü de aynı mı? Farklıysa ödeme durur.
Birim fiyat ve iskonto — Faturadaki birim fiyat sipariştekinden yüksekse ya da iskonto satırı kaybolmuşsa fark buradadır; yazılı açıklama isteyin.
KDV ve tevkifat — Oran siparişteki oranla aynı mı? Mükellef olmayan alıcıda tevkifat satırı hiç olmamalı.
Ödenecek tutar ve IBAN — Havale edeceğiniz tutar faturanın genel toplamıyla eşleşmeli. IBAN teyitte bildirilenden farklıysa telefonla doğrulayın.
Beşi tutuyorsa ödeyin. Biri tutmuyorsa ödeme bir gün gecikir; ödedikten sonra fark bulursanız parayı geri almak aylar sürer.
ELMAP'ta zincirin ilk halkaları nasıl kurulur?
ELMAP bir muhasebe programı değil; zincirin ödeme öncesi halkalarını tutar. Bir alım talebi oluşturduğunuzda kalem adı, miktar, birim ve teknik şartname tek yerde tanımlanır, tedarikçiler bu tanıma karşı teklif verir; sipariş formuna yazacağınız miktar ve fiyat tedarikçinin gördüğü metinden gelir.
Teklif tipini siz seçersiniz: Kapalı Teklif'te teklifler süre boyunca kapalı kalır, süre dolunca talep sahibi tek seferlik, kayıtlı işlemle açar; Canlı Eksiltme'de katılımcı kendi durumunu görerek fiyatını düşürür. Hangi teklifin ne zaman seçildiği kayıtlıdır; kabul yazınızın dayanağı budur. Lansman döneminde tamamen ücretsiz.
Sık Sorulan Sorular
İrsaliye ile fatura tutmuyorsa ne yapmalı?
Ödemeyi durdurun. Miktar farkı toleransa girmez; eksik teslimde düzeltme faturası, fazla teslimde iade ve yeni e-İrsaliye gerekir. Farkı yazılı bildirin.
Sipariş formu sözleşme yerine geçer mi?
Yalnızca siz imzalayıp gönderirseniz bu bir icaptır, sözleşme değildir. İki taraf da imzalarsa yazılı sözleşme niteliği kazanır; TBK m.14'e göre güvenli elektronik imzalı metin de yazılı şekil yerine geçer. Cevap gelmemesi tek başına kabul sayılmaz.
Faturanın yedi günlük süresi irsaliye tarihinden mi başlar?
Hayır. VUK m.231/5'e göre süre malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten başlar; bu sürede düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. e-İrsaliye yanıtındaki yedi gün ayrı bir süredir ve fiili sevk tarihinden işler.
Faturaya itiraz için ne kadar sürem var?
Sekiz gün. TTK m.21/2'ye göre faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Site yönetimi gibi tacir olmayan alıcılarda da itirazı yazılı ve tarihli yapmak ispat açısından belirleyicidir. Usulünü teslim ve kabul tutanağı ile faturaya itiraz rehberinde ayrıntılı bulursunuz.
Ba-Bs mutabakatı hâlâ zorunlu mu?
Hayır. Form Ba ve Form Bs bildirim zorunluluğu 565 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile Eylül 2024 dönemi itibarıyla kaldırıldı. Cari hesap mutabakatı artık yasal yükümlülük değil, tarafların kendi yaptığı bir ispat aracıdır.
Kısaca
Belge zinciri, altı belgenin aynı sipariş numarasını ve aynı miktarı taşımasıyla iş görür; biri farklıysa ödeme o satırda durur. Tolerans yalnızca tutara uygulanır, miktara asla; eşiği yasa değil sizin imza yetkiniz belirler.
Zincirin en pahalı halkası ilk halkadır: miktar ve birim fiyat orada yanlış yazılırsa sonraki altı belge o yanlışı taşır. ELMAP'ta alım talebinizi kalem, miktar ve şartnameyle tanımlarsınız; gelen teklifler aynı tanıma karşı verilir ve sipariş formunuza taşınacak veri hazır olur. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluştur · Tedarikçiyseniz açık alım taleplerini görüntüleyin.
