Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) Nedir? Nasıl · ELMAP
toplam sahip olma maliyeti
Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) Nedir? En Ucuz Teklif Neden En Pahalıya Gelebilir?
Toplam sahip olma maliyeti, satın alma fiyatına kurulum, enerji, sarf, bakım ve elden çıkarma kalemlerini ekler. Yedi maliyet kalemi, dört yıllık rakamlı yazıcı karşılaştırması ve tedarikçiden istenecek bilgi listesi.
ELMAP 10 dk okuma
Toplam sahip olma maliyeti, bir ürünü ya da hizmeti satın alma bedeliyle birlikte, kullandığınız süre boyunca ödediğiniz bütün kalemlerin toplamıdır: kurulum, eğitim, enerji, sarf malzemesi, bakım, yedek parça, duruş ve elden çıkarma. İngilizcede TCO (total cost of ownership) diye geçer.
Teklifler arasındaki asıl fark çoğu zaman satın alma fiyatında değil, sonraki üç-dört yılda ortaya çıkan bu kalemlerde saklıdır. Aşağıdaki yazıcı örneğinde cihazı 12.000 TL ucuza almak, dört yılın sonunda yaklaşık 50.000 TL fazla ödemeye yol açıyor.
Toplam sahip olma maliyeti nedir, neyi ölçer?
Satın alma fiyatı, bir alım için ödeyeceğiniz paranın ilk taksitidir. Cihaz kapıdan girdikten sonra kurulum ekibi gelir, personel eğitilir, elektrik sayacı döner, sarf malzemesi biter, bir gün arıza yapar ve dört yıl sonra elden çıkarılır. Bunların hepsi aynı ihtiyacın maliyetidir; yalnızca farklı zamanlarda ve çoğu kez farklı bütçe satırlarından çıktığı için ayrı ayrı görünür.
Toplam sahip olma maliyeti bu kalemleri tek sayıda toplar ve teklifleri aynı ölçeğe getirir. Hesabın işe yaradığı nokta şudur: satın alma bedeli görünürdür ve pazarlığa açıktır, işletme maliyeti görünmez ve büyük ölçüde pazarlığa kapalıdır. Teknik alımların çoğunda ikincisi birincisinden büyüktür.
Terim iki ayrı işi tanımlar. Karar öncesinde teklifleri karşılaştırmak için kullanılır — hangi teklif gerçekten ucuz? Karar sonrasında ise bütçe planlamak için — bu cihaz bize yılda kaça mal olacak? Buradaki anlatım birinci kullanıma göre kurgulanmıştır.
Satın alma fiyatının altındaki yedi maliyet kalemi
Edinme. Fiyatın kendisi, nakliye, sigorta, ithalat varsa gümrük ve kur farkı, finansman maliyeti. Peşin teklif ile vadeli teklif aynı sayı değildir.
Kurulum ve devreye alma. Altyapı işleri (elektrik tesisatı, beton temel, kablolama), montaj, test, ilk ayar. Teklifte "dahildir" yazmıyorsa hariçtir; bu kalem sonradan ayrı bir alım konusu olarak karşınıza çıkar.
Eğitim ve alışma dönemi. Kaç kişi, kaç saat, kimin zamanı. Yeni bir yazılımda ilk aylardaki verim kaybı da bu başlığa yazılır.
İşletme. Enerji ya da yakıt, sarf malzemesi, lisans ve abonelik yenilemesi, cihazı çalıştıran personelin zamanı.
Bakım, onarım, yedek parça. Periyodik bakım bedeli, garanti kapsamı dışında kalan kalemler, kritik parçaların fiyatı ve temin süresi.
Duruş maliyeti. Ürün ya da hizmet durduğunda ne kaybediyorsunuz? Devreye girmeyen bir jeneratör ile geciken bir kırtasiye siparişi aynı ağırlıkta değildir.
Çıkış. Sökme, bertaraf, veri taşıma, ikinci el değeri. Artık değer tabloya eksi işaretiyle girer ve toplamı düşürür.
Yedi kalemin hepsi her alımda anlamlı olmaz. Ofis koltuğunda enerji kalemi yoktur; sunucu alımında duruş maliyeti tek başına kararı belirleyebilir. Listeyi alıma göre kısaltmak, hesabı zayıflatmaz.
Örnek hesap: iki yazıcı teklifi, dört yıl
Ofis için çok fonksiyonlu yazıcı alıyorsunuz. Cihaz başına ayda ortalama 1.500 sayfa baskı bekliyorsunuz, kullanım süresi dört yıl. İki teklif geldi: A modeli ucuz cihaz, B modeli pahalı cihaz.
Kalem (cihaz başına, 4 yıl)
A modeli
B modeli
Cihaz bedeli
12.000 TL
24.000 TL
Toner ve sarf (72.000 sayfa)
100.800 TL
43.200 TL
Bakım ve servis
5.600 TL
3.200 TL
Elektrik
1.800 TL
1.300 TL
Elden çıkarma / artık değer
0 TL
−2.000 TL
Toplam
120.200 TL
69.700 TL
Fark neredeyse tamamen sayfa maliyetinden geliyor: A modelinde toner sayfa başına 1,40 TL'ye, B modelinde 0,60 TL'ye denk düşüyor. Dört yılda 72.000 sayfada bu 57.600 TL'lik bir açık demek. Satın alma fiyatında 12.000 TL kazandıran teklif, toplamda 50.500 TL kaybettiriyor.
Tablonun kritik varsayımı baskı hacmi. Aynı hesabı ayda 150 sayfayla kurarsanız — sarf kalemi onda birine iner, bakım ve elektrik aynı kalır — A modeli 29.500 TL'ye, B modeli 30.800 TL'ye gelir. Aradaki fark 1.300 TL'ye iner ve karar tersine döner. Bu yüzden rakamlar sizin kullanımınıza göre girilmelidir; hazır bir "ucuz cihaz kötüdür" kuralı yoktur.
Hangi alımda hangi kalem belirleyici?
Alım
Fiyatın yanında bakılacak kalemler
Yazıcı, çok fonksiyonlu cihaz
Sayfa başı sarf maliyeti, drum ömrü, bakım bedeli
Jeneratör
Kurulum ve transfer panosu, yakıt tüketimi, periyodik bakım, yedek parça temini
Şirket aracı
Yakıt, sigorta ve kasko, lastik, servis, üçüncü yıl sonundaki ikinci el değeri
Klima ve ısıtma
Enerji sınıfı, gaz dolumu, filtre değişimi
Kurumsal yazılım
Yıllık bakım-güncelleme bedeli, eğitim, veri taşıma, entegrasyon, kullanıcı ekleme fiyatı
Temizlik hizmeti
Malzeme dahil mi, personel devir hızı, denetim ve yeniden eğitim yükü
Ofis mobilyası
Nakliye ve montaj, garanti süresi, tekil parça değişimi
Üç kalem özellikle sık gözden kaçar. Birincisi yakıt: aynı güçteki iki jeneratörün tüketimi arasında saatte 1,5 litre fark varsa, yılda 150 saat çalışan bir sistemde beş yılda 1.125 litre eder. Litresi 48 TL'den bu 54.000 TL civarı bir tutardır ve iki teklif arasındaki cihaz bedeli farkıyla aynı mertebeye gelebilir.
İkincisi aracın ikinci el değeri. Yılda 30.000 km yapan bir şirket aracında 100 kilometrede 1 litrelik tüketim farkı üç yılda 900 litre, litresi 50 TL'den 45.000 TL eder. Buna karşılık pahalı modelin üçüncü yıl sonundaki ikinci el değeri 60.000 TL daha yüksekse, o tutar tabloya eksi işaretiyle girer ve iki kalem birbirini büyük ölçüde götürür.
Üçüncüsü yazılımdaki yıllık bakım-güncelleme bedeli. Bu kalem çoğu sözleşmede lisans bedelinin belirli bir yüzdesi olarak yazılır; oranın kaç olduğunu ve kaç yıl sabit kalacağını teklif aşamasında sorun. Beş yıllık kullanımda toplamı ilk lisans bedeline yaklaşabilir. Bir de satıcı kilidi (vendor lock-in) etkisi vardır: veriniz o sistemdeyken üçüncü yılda gelen zammı reddetmek zordur.
Toplam sahip olma maliyeti nasıl hesaplanır? Altı adım
Süreyi sabitleyin. Amortisman süresi, sözleşme süresi ya da gerçekçi kullanım ömrü — hangisini seçerseniz seçin, tüm tekliflere aynı süreyi uygulayın. Süre değişince sıralama da değişir.
Kalem listesini alıma göre kısaltın. Yukarıdaki yedi başlıktan bu alım için anlamlı olanları bırakın. Tabloda beş satır olması yeterlidir.
Veriyi tedarikçiden isteyin. Sarf verimi, enerji tüketimi, bakım bedeli ve yedek parça fiyatı tahmin edilecek şeyler değil, teklifle birlikte gelmesi gereken bilgilerdir. Bir sonraki bölümdeki liste bunun içindir.
Kendi rakamlarınızı ekleyin ve sabit tutun. Aylık kullanım hacmi, elektrik birim fiyatı, personel saat ücreti sizin verinizdir; tüm tekliflerde aynı değeri kullanın. Farklı varsayımla hesaplanan iki tablo karşılaştırılamaz.
Ödeme zamanlamasını eşitleyin. Peşin fiyatla 90 gün vadeli fiyatı doğrudan toplamayın; vade bir maliyettir ve fiyatın içine gizlenir. Vadenin fiyata nasıl geçtiğini tedarikçi ödeme vadesi yazısında ayrıntılı anlattık.
Duyarlılık kontrolü yapın. En belirsiz iki varsayımı yüzde 30 aşağı ve yukarı oynatın. Sıralama değişmiyorsa karar sağlamdır; değişiyorsa o varsayımı ölçmeye ya da sözleşmeyle garanti altına almaya çalışın.
Bu altı adımın çıktısı tek bir sayı değil, varsayımları görünen bir tablodur. Asıl değeri de burada: altı ay sonra "neden pahalı teklifi seçtik" sorusu geldiğinde elinizde cevap olur.
Teklifleri bu düzeyde karşılaştırmak istiyorsanız, önce herkesten aynı bilgiyi toplamanız gerekir. ELMAP'ta alım talebi oluşturup şartnamenizi talebe ekleyebilir, bir sonraki bölümdeki toplam maliyet listesini de şartnamenin içine koyarak bütün firmalardan aynı bilgiyi istediğinizi tek yerden duyurabilirsiniz.
Şartnameye ve teklif formuna ekleyeceğiniz maddeler
Tedarikçiler istenmeyen bilgiyi kendiliğinden vermez. Aşağıdaki listeyi teklif formunun bir bölümü hâline getirirseniz, gelen tekliflerin hepsinde toplam maliyet hesabı için gereken veri bulunur:
TOPLAM MALİYET BİLGİLERİ (teklifle birlikte doldurulması istenir)
1. Ürün/hizmet bedeli (KDV hariç):
2. Nakliye, kurulum ve devreye alma bedeli — dahil / hariç:
3. Eğitim: kaç kişi, kaç saat, bedeli:
4. Sarf malzemesi: kalem adı, verim (sayfa/saat/adet), birim fiyat,
fiyatın geçerlilik süresi:
5. Periyodik bakım: yıllık bedel, kapsam, yılda kaç ziyaret:
6. Garanti: süre, kapsam ve garanti dışında kalan kalemler:
7. Kritik 5 yedek parça: fiyat ve temin süresi:
8. Arıza müdahale süresi ve en yakın yetkili servis:
9. Enerji/yakıt tüketimi (beyan edilen değer ve ölçüm koşulu):
10. Sözleşme sonunda geri alım veya artık değer taahhüdü (varsa):
Bu maddeler teknik şartname ekine ya da doğrudan teklif formuna konabilir. İki noktaya dikkat edin: sarf fiyatının geçerlilik süresini sormazsanız ilk yıl ucuz, ikinci yıl serbest bir fiyat listesiyle karşılaşabilirsiniz; yedek parça fiyatını sormazsanız da cihazı aldıktan sonra öğrenirsiniz.
Hangi alımlarda bu hesaba girmeye değmez
Hesabın kendisi de bir maliyettir. Üç soruya bakın:
Ürün ya da hizmet birden fazla yıl kullanılacak mı?
Çalışması için düzenli sarf, enerji, lisans ya da bakım gerekiyor mu?
Tedarikçiyi ya da modeli sonradan değiştirmek zor mu?
İki soruya "evet" diyorsanız toplam maliyet tablosu kurun. Tek "evet" varsa fiyat ve teslim koşulu karşılaştırması yeterli olur. Tek seferlik, düşük tutarlı ve tüketilip biten alımlarda (kırtasiye, tek bir tadilat işi, bir günlük organizasyon) tabloya vakit ayırmak kazandırdığından fazlasını götürür.
Kendi alımlarınızda ayarlayabileceğiniz kaba bir eşik olarak şunu kullanabilirsiniz: alımın yıllık işletme gideri satın alma bedelinin yüzde 10'unun altındaysa fark genellikle sıralamayı değiştirmez; yüzde 30'un üzerindeyse hesap yapmadan karar vermeyin. Fiyat dışındaki kaldıraçların tamamı için satın almada maliyet düşürme yazısına bakabilirsiniz.
Teklifleri toplam maliyetle karşılaştırmak
Toplam maliyet hesabı, değerlendirmeyi de değiştirir. Ağırlıklı puanlama kuruyorsanız "fiyat" satırına teklif bedelini değil hesapladığınız toplam maliyeti yazın; kalite, termin ve destek kriterleri yanında durduğunda tablo gerçek kararı gösterir. Kriter ve ağırlık seçimini tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısında maddeledik.
Süreç tarafında üç şey işi kolaylaştırır. Birincisi, bütün firmaların aynı formu doldurması: teklifler farklı biçimlerde gelirse tabloyu siz elle kurmak zorunda kalırsınız. İkincisi, eksik bilgiyi herkese aynı anda tamamlatmak: bir firma "bakım kapsamı neyi içeriyor" diye sorduğunda cevabın tek firmaya değil bütün katılımcılara gitmesi gerekir. Üçüncüsü, tekliflerin birbirini görmeden verilmesi; aksi hâlde ilk fiyatı gören firma yalnız onun bir tık altına iner ve karşılaştırma anlamını yitirir.
ELMAP'ta bu üçü sürecin parçasıdır. Şartname dosyasını alım talebine eklersiniz; bütün firmalar aynı belgeye bakarak teklif verir. Gelen soru anonim soru-cevap bölümüne düşer ve cevap herkese açılır; sonradan çıkan değişikliği zeyilname olarak yayımladığınızda da bütün katılımcılar aynı anda görür. Teklifler kapalı teklif olarak toplanır: süre dolana kadar mühürlü kalır, talep sahibi tek seferlik ve kayıtlı bir işlemle açar. Açıldıklarında karşılaştırma ekranında yan yana gelir; kimin ne zaman ne yaptığı denetim izinde durur — altı ay sonraki "neden bu firma" sorusunun cevabı da orada.
Sık Sorulan Sorular
Toplam sahip olma maliyeti nasıl hesaplanır?
Bir kullanım süresi belirleyin (çoğu cihaz için 3-5 yıl), o süredeki bütün ödemeleri toplayın: satın alma bedeli + kurulum + eğitim + enerji/yakıt + sarf + bakım ve yedek parça + varsa duruş maliyeti − süre sonundaki artık değer. Aynı süreyi ve aynı kullanım varsayımlarını her teklife uygulayın; sonuçları tek tabloda yan yana koyun.
Toplam sahip olma maliyeti ile yaşam döngüsü maliyeti aynı şey mi?
Yakın ama sınırları farklı çizilir. Yaşam döngüsü maliyeti (life cycle cost) genellikle ürünün üretiminden bertarafına kadar tüm aşamaları, bazen çevresel etkileri de kapsar. Toplam sahip olma maliyeti ise alıcının cebinden çıkan kalemlere odaklanır. Satın alma kararında ikincisi daha kullanışlıdır çünkü her satırını kendi verinizle doldurabilirsiniz.
En düşük teklifi reddedip pahalı teklifi seçmek nasıl gerekçelendirilir?
Karardan önce yazılı hâle getirerek. Değerlendirme kriterlerini ve ağırlıkları teklif toplamadan önce belirleyin, toplam maliyet tablosunu varsayımlarıyla birlikte saklayın, kısa bir gerekçe notu ekleyin. "Ucuz olan A değil B" demek, üç yıllık sarf ve bakım rakamı tabloda görünüyorsa tartışma konusu olmaktan çıkar.
Tedarikçi enerji ve sarf verilerini paylaşmazsa ne yapmalı?
Önce teklif formunda zorunlu alan olarak isteyin ve eksik doldurulan teklifi eksik kabul edeceğinizi belirtin. Yine gelmezse kendi varsayımınızı koyun, ama aynı varsayımı bütün tekliflere uygulayın ve bunu tabloda not edin. Veri paylaşmaktan kaçınan bir tedarikçi, çoğu durumda o kalemde rekabetçi olmadığını da göstermiş olur.
Toplam maliyeti hesaplamak karmaşık bir yöntem değil; teklif karşılaştırmasına birkaç satır eklemekten ibaret. Bir sonraki alımınızda tabloyu kurun, varsayımları yazın ve rakamların kararı göstermesine izin verin.
Alım talebinizi oluşturun, doğrulanmış firmalardan kapalı teklif toplayın. Şartnamenizi ve toplam maliyet formunuzu talebe ekleyin; gelen teklifler tek ekranda yan yana gelsin. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluşturun
