Teklifiniz Neden Elendi? Alıcının Eleme Sebepleri ve Düzeltme Listesi
Kurumsal alıcının değerlendirme formunda fiyat en alt satırdır; üstündeki kontrollerden birinde takılan teklifin fiyatına bakılmaz. Dokuz eleme sebebi, düzeltmeleri, geri bildirim yazısı ve kırılma noktası hesabı.
ELMAP 12 dk okuma
Teklifiniz büyük ihtimalle sandığınız sebepten elenmedi. Kısa cevap: alıcının değerlendirme formunda fiyat en alttaki satırdır ve üstündeki idari ve teknik kontrollerin birinde "hayır" alan teklifin fiyat hanesine bakılmaz; hizmet alımında teknik eşiği geçemeyen teklifin mali zarfı hiç açılmaz. "Daha ucuz verseydim alırdım" cümlesi yalnızca ret gerekçeniz "en ekonomik teklif değildir" ise doğrudur; diğer gerekçelerde fiyatınıza hiç bakılmamıştır.
Tahmin etmek zorunda değilsiniz; alıcının doldurduğu formun matbu hâli yayımlanmış durumda. Kalkınma Bakanlığı'nın yayımladığı Kalkınma Ajansları Tarafından Sağlanan Destekler İçin Satın Alma Rehberi (Ankara, 2009; 21.01.2011 tarihli ve 15 sayılı Müsteşarlık Olur'u ile değişik) kamuya açık bir PDF'tir; içinde her kontrol için Evet/Hayır sütunu olan idari uygunluk değerlendirme tablosu, puanlama formülleri ve matbu ret mektubunun altı hazır gerekçe satırı var (SR Ek-11, Erişim 21.08.2026). Rehber, kamu ihale mevzuatına tabi olmayan hibe yararlanıcılarını bağlar; özel sektör alıcısını bağlamaz. Özel sektör alıcısının Excel'i bunun aynısı değildir, mantığından uzak da değildir.
Aşağıda alıcının formunu geriye okuyan bir tablo, dokuz eleme sebebi, kaybedilen iş için geri bildirim yazısı ve kırılma noktası hesabı var.
Alıcı teklifinizi hangi formda eliyor?
Alıcı teklifinizi tek satır olarak görür: firma adı, kalem fiyatları, her kontrol için Evet/Hayır sütunları ve sonda tek bir "Kabul/Ret" hücresi. Sekiz teklifin üçü bu hücreye ulaşırsa fiyat üç teklif arasında karşılaştırılır, kalan beşinin rakamı hiç okunmaz.
Formdaki kontrol
"Hayır" ise ne oluyor
Düzeltme
Süresi içinde teslim edildi mi
Kamuda zarf açılmadan iade edilir (4734 m.30)
Son saatten 24 saat önce gönderin, teslim kaydı isteyin
Teklif formu dolu, beyan imzalı mı
İdari uygunluktan elenir
İmza, kaşe, sirküler; bedel rakam ve yazıyla uyumlu
Kalemler alıcının sırasında mı
Satır satır karşılaştırılamaz
Şartnamedeki kalem numarasını ve sırasını birebir koruyun
Benzer iş tanımına birebir oturan referansı ilk sıraya alın
Teslim süresi ve planı uygun mu
Ret
Takvim günü sayısı ve sayacın ne zaman başladığı
Ödeme koşulu ve vade uygun mu
Fiyatınız yukarı düzeltilerek okunur
Alıcının vadesiyle tek fiyat, farklısı ikinci satır
Geçerlilik süresi yazılmış mı
Riskli işareti, süre dolunca teklif ölür
Gün sayısı ve bitiş tarihi birlikte
KDV hariç ara toplam okunabiliyor mu
Yanlış kolona düşersiniz
KDV hariç, KDV, KDV dahil üç ayrı satır
Aynı rehberde mal alımı ve yapım işinde tek kriter fiyattır; hizmet alımında her komite üyesi teklifi 100 puan üzerinden ayrı ayrı puanlar ve üyelerin puan ortalaması 80'in altında kalan teklif reddedilir.
Ret mektubundaki gerekçe ne anlatıyor?
Matbu ret mektubunda altı hazır gerekçe satırı vardır, alıcı uygun olmayanları siler: teklifin süresinde ulaşmaması, idari uygunluğun karşılanmaması, teknik teklifin şartname özelliklerini taşımaması, azami bütçenin aşılması, en ekonomik teklif olmaması, en ucuz teklif olmaması.
Size gelen gerekçe "en ekonomik teklif değildir" ya da "en ucuz teklif değildir" ise formdaki idari ve teknik kontrolleri (süre, imza, kalem sırası, birim, teknik uygunluk, tecrübe, teslim, vade, geçerlilik, KDV) geçmişsiniz; sorun gerçekten fiyattır. Bunun dışındaki her gerekçe, fiyatınıza hiç bakılmadığı anlamına gelir; o durumda fiyat kırmak, hiç açılmayacak bir zarfın içine para koymaktır.
Dokuz eleme sebebi ve her birinin düzeltmesi
Eleme sebeplerinin çoğu eşleşme sorunudur; alıcı kaleminizi kendi tablosuna taşıyamaz, hücre boş kalır ve boş hücre lehinize yorumlanmaz. Belgenin biçimi için fiyat teklifi nasıl hazırlanır yazısında doldurulmuş bir örnek var.
1. Şartname dışı kalem
Şartnamede 14 kalem var; siz 12 kalem yazıp montajı "kurulum dahil" diye erittiniz. Alıcının tablosunda 6. ve 11. satır boş kaldı, boş satır karşılaştırma dışı sayıldı. Kalem listesini aynen kullanın, önerilerinizi alternatif başlıklı ayrı bölüme koyun. Kalem listesinin nasıl kurulduğu teknik şartname nasıl hazırlanır yazısında anlatılıyor.
2. Farklı birim
Alıcı kişi-ay istemiş, siz götürü aylık vermişsiniz; ya da metrekare istenmiş, siz personel sayısından fiyatlamışsınız. Sessiz elemenin tipik sebebi budur: alıcı hücreyi dolduramaz, gerekçe de yazmaz. Önce alıcının biriminden bir fiyat yazın, kendi kurgunuzu altına ekleyin.
3. Teslim süresi
"En kısa sürede" ya da "stok durumuna göre" ifadeleri değerlendirilemez. Takvim günü sayısı verin ve sayacın ne zaman başladığını yazın: sipariş onayından, avans dekontundan ya da keşif sonrası imzadan itibaren.
4. Vade uyuşmazlığı
Alıcı 60 gün vadeyle çalışıyorsa ve siz peşin fiyat verdiyseniz, iki rakam aynı hücrede kıyaslanır ve pahalı görünürsünüz. Sözleşmede süre yoksa borçlu, faturanın alınmasından 30 gün sonra temerrüde düşer; sözleşmeyle öngörülen süre kural olarak 60 günü aşamaz (TTK m.1530, tedarikçi ödeme vadesi).
5. KDV ve tevkifat kurgusu
Tek satır "genel toplam" yazdıysanız alıcı hangi rakamı karşılaştırdığını bilemez. Tevkifatlı bir hizmette net tutarı toplam satırına yazarsanız olduğunuzdan ucuz, KDV dahil tutarı yazarsanız pahalı görünürsünüz. KDV hariç ara toplamı ayrı satırda tutun, tevkifatı dipnota alın. Kısmi tevkifatta alt sınır Vergi Usul Kanunu'nun fatura düzenleme haddine bağlıdır: KDV dahil bedeli 12.000 TL'yi aşmayan işlemde tevkifat yapılmaz (2026 için 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği; 2025'te 9.900 TL idi). Oranlar için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın KDV Genel Uygulama Tebliği'ne bakın.
6. Eksik belge
Vergi ve SGK borcu yoktur yazıları, imza sirküleri, faaliyet belgesi, sigorta poliçesi. Hangisinin isteneceği alıcıya göre değişir; ortak payda tedarikçiden istenecek belgeler listesindedir.
7. Geçerlilik süresinin yazılmaması
Rehberde geçerlilik süresi son teslim tarihinden itibaren en az 60 gündür; 4734 sayılı Kanun m.32'de sabit bir gün sayısı yoktur, süreyi idare belirler.
8. Kapsam belirsizliği
"Gerekli malzemeler dahildir" cümlesi alıcı tarafında açık uçlu bir risktir. Dahil ve hariç kalemleri iki kısa liste hâlinde yazın; hariç kalemlerin birim fiyatını da verin ki alıcı bütçeleyebilsin.
9. Geç dönüş
Kamu ihalesinde saatinden sonra gelen teklif açılmadan iade edilir. Özel sektörde bu alıcının takdirindedir, ama tablo çoktan kapanmıştır. Süreci etkilemek için komite üyesiyle temas kurmak rehberde derhal değerlendirme dışı kalma sebebidir.
Yüzde 20 pahalı olmak kaç puan kaybettirir?
Hizmet alımında sıralamayı fiyat tek başına belirlemez. Rehberdeki formülde mali teklif puanı, en düşük fiyatın sizin fiyatınıza bölünüp 100 ile çarpılmasıyla bulunur; nihai sıralama teknik puanın 0,80, mali puanın 0,20 ağırlığıyla oluşur.
Fiyatınız en düşük tekliften
Mali puan
100 üzerinden kayıp
Kapatmak için gereken teknik puan
%10 pahalı
90,9
1,82
2,27
%20 pahalı
83,3
3,33
4,17
%30 pahalı
76,9
4,62
5,77
Yüzde 20 pahalı olmanın bedeli 3,33 puandır; iyi bir metodoloji bunu kapatabilir. Tek bir teknik kalemde "karşılamıyor" almak ise sizi 80 puanlık eşiğin altına düşürür; o durumda fiyatınız hiç görülmez. Ağırlıklandırmanın alıcı tarafında nasıl kurulduğu tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısında anlatılıyor.
Rekabetin ölçüsü için elimizdeki veri kamuya ait: Kamu İhale Kurumu'nun 2025 Yılı Kamu Alımları İzleme Raporu'na göre ortalama teklif sayısı 5,89, sözleşme bedelinin yaklaşık maliyete oranı toplamda %81,24. Kaç teklif toplamanın doğru olduğu kaç firmadan teklif alınmalı yazısında tartışılıyor.
Kaybettiğim iş için geri bildirim isteyebilir miyim?
İsteyebilirsiniz. Elenme gerekçesini bildirme yükümlülüğü yalnızca 4734 sayılı Kanun m.41 kapsamındaki kamu idarelerine aittir; özel sektör alıcısının böyle bir zorunluluğu yoktur. Tek şansınız, cevabı beş saniyelik bir işaretlemeye indirmektir; açık uçlu soru çoğu zaman cevapsız kalır. Karar bildirildikten sonraki 2-5 iş günü içinde şu kısa yazıyı gönderin.
Konu: [İş adı] — teklifimiz için 1 dakikalık geri bildirim ricası
Sayın [Ad Soyad],
[İş adı] için verdiğimiz teklifi değerlendirdiğiniz için teşekkür ederiz. Kararı sorgulamak için yazmıyoruz; bir sonraki teklifimizi daha isabetli hazırlamak için tek bir şeyi öğrenmek istiyoruz. Aşağıdakilerden hangisi bize en yakın? Yanıtınız tek rakam olabilir.
1 — Fiyat. Teknik olarak uygunduk, fiyatımız yüksekti.
2 — Teknik uygunluk. Bir veya birkaç kalem şartnameyi karşılamadı.
3 — Teslim süresi.
4 — Ödeme koşulları veya vade.
5 — Belge, referans veya iş tecrübesi eksikliği.
6 — Zamanlama. Teklif geç ulaştı ya da geçerlilik süresi yetmedi.
7 — Diğer: …
Cevap 1 ise aradaki farkın yaklaşık yüzdesi bile yeterli; rakip fiyatını sormuyoruz. Cevap 2 ise hangi kalem olduğunu bilmek yeterli. Bir sonraki [ürün/hizmet] talebinizde listenizde kalmak isteriz.
Saygılarımızla,
[Ad Soyad] — [Firma] — [Telefon]
Yazının cevap alma ihtimalini yükselten dört özelliği var: kararı tartışmaz, cevabı tek rakama indirir, rakip fiyatını sormaz ve kapıyı açık bırakır. Yine de çoğu alıcı cevap vermez; bu yazı olasılığı yükseltir, garanti etmez. Şunları yazmayın: "Neden bizi tercih etmediniz?", "Fiyatı revize edebiliriz", "Rakip kim, kaça verdi?". Üç sayfalık firma sunumunu da eklemeyin.
Fiyat kırarak iş almak doğru mu?
Cevap, fiyatın hangi çizginin altına indiğine bağlıdır. İki çizgi vardır: değişken maliyet (işi yapmasanız hiç oluşmayacak giderler) ve buna işe düşen sabit gider payının eklenmesiyle bulunan kırılma noktası.
12 aylık bir teknik bakım hizmetini temsilî rakamlarla kuralım. Doğrudan işçilik 140.000, sarf malzeme 25.000, araç ve yakıt 15.000 TL; mutlak taban aylık 180.000 TL. Genel gider payı 45.000 TL eklenince kırılma noktası 225.000 TL, %12 hedef kârla sağlıklı teklif 252.000 TL olur.
Teklif (TL/ay)
Bölge
Kırılma noktasına göre
12 ayda
252.000
Yeşil
+27.000
+324.000
225.000
Yeşil sınır
0
0
205.000
Sarı
−20.000
−240.000
180.000
Kırmızı sınır
−45.000
−540.000
170.000
Kırmızı
−55.000
−660.000 ve her ay nakit çıkışı
Sarı bölge yalnızca üç koşul birlikte varsa savunulabilir: o dönemde gerçekten boş kapasiteniz var, süre kısa ve sabit, bu fiyat somut bir sonraki işi açıyor. Hesabı sonuna kadar götürün: 205.000'e verdiğiniz işin 12 aylık açığı 240.000 TL ve katkı payı oranınız %20 ise, açığı kapatmak için 1.200.000 TL'lik ek sağlıklı iş bulmanız gerekir; bu, aynı işin yıllık bedelinin (2.460.000 TL) yaklaşık yarısı kadar ek cirodur. Bu hesabı teklifi göndermeden önce yapın.
Alıcı vade istiyorsa gördüğünüz fiyat aldığınız para değildir. Vade maliyeti, yıllık finansman oranınızın vade gününün yıla oranıyla çarpımıdır. Yıllık %43'ü yer tutucu sayın: bu, TTK m.1530 uyarınca 2026 için ilan edilen geç ödeme faizidir, sizin kredi faiziniz değildir (TCMB, Ocak 2026). Bu oranla 30 gün yaklaşık %3,5, 60 gün %7,1, 90 gün %10,6 eder; 60 gün vadeli 205.000 TL'nin peşin karşılığı yaklaşık 190.500 TL olur. Hesabı kendi bankanızın işletme kredisi oranıyla yeniden yapın.
Zararına teklif vermek kendiliğinden haksız rekabet sayılmaz: TTK m.55/1-(a)/6 seçilmiş malların birden çok kere tedarik fiyatının altında satışa sunulmasını ve bunun reklamlarda vurgulanmasını arar; 4054 sayılı Kanun'daki yıkıcı fiyat yasağı ise yalnızca hâkim durumdaki teşebbüsleri kapsar. Somut bir dosyada sınırın nerede olduğunu avukatınıza sorun; sizin karar vereceğiniz kısım aritmetik.
ELMAP'ta teklif karşılaştırması nasıl çalışır?
ELMAP, kurumsal alıcıların alım taleplerini yayımladığı ve tedarikçilerin aynı forma teklif verdiği bir platformdur. Eleme sebeplerinin bir kısmı burada yapısal olarak kalkar, bir kısmı kalkmaz.
Talep sahibi kalem listesini ve birimleri belirler; siz o birimin üzerine fiyat yazarsınız, böylece birim uyuşmazlığı ve kalem sırası sorunu doğmaz. Teslim ve geçerlilik süresi ayrı alanlardır, boş bırakılamaz. Kapalı Teklif'te teklifler süre boyunca kimseye görünmez ve zarflar kendiliğinden açılmaz; süre dolunca talep sahibi tek seferlik, kayıtlı bir işlemle açar. Canlı Eksiltme'de katılımcı kendi durumunu görür.
Kalkmayan kısım şudur: teklifiniz teknik olarak elenirse ELMAP alıcıyı gerekçe yazmaya zorlamaz, bildirim alıcının tercihindedir. Kullanım lansman döneminde tamamen ücretsizdir. Alıcı listelerine nasıl girildiği büyük şirketlere tedarikçi olmak yazısında ele alınıyor.
Sık Sorulan Sorular
Teklif geçerlilik süresi kaç gün olmalı?
Alıcının karar takvimini kapsayacak kadar uzun olmalı. Kalkınma Ajansları Satın Alma Rehberi'nde (2009) süre en az 60 gün, uzatma talebi en fazla 30 gündür; 4734 m.32'de sabit bir sayı yoktur, süreyi idare belirler. 30 günün altındaki süreler alıcının karar takviminin ortasında ölür.
Alıcı bana neden elendiğimi söylemek zorunda mı?
Kamu idareleri için evet, özel sektör için hayır. 4734 sayılı Kanun m.41, ihale sonucunun karar onayını izleyen en geç üç gün içinde bütün isteklilere, değerlendirmeye alınmama gerekçeleriyle birlikte bildirilmesini emreder. Özel sektörde böyle bir yükümlülük yoktur; cevap ihtimalini ancak soruyu kolaylaştırarak yükseltirsiniz.
Teklifimi kaç gün sonra takip etmeliyim?
Alıcının takvimine göre. Kalkınma Ajansları Satın Alma Rehberi'ndeki adımlar şöyledir: değerlendirme en fazla 15 iş günü, eksik tamamlama 5 gün, sözleşmeye davet 5 gün, imza 7 gün, seçilmeyenlere bildirim sözleşmeden sonra 10 gün. Özel sektör alıcısı bu takvimle bağlı değildir; ölçek olarak kullanın. İlk takip için 7-10 gün makul.
Şartname dışı teklif her zaman elenir mi?
Kamu ihalesinde teknik şartnameyi karşılamayan teklif değerlendirme dışı bırakılır. Özel sektörde belirleyici olan sapmayı nasıl sunduğunuzdur: gerekçesiyle etiketlenmiş eşdeğer çoğu zaman değerlendirilir, sessiz sapma "karşılamıyor" sayılır.
Ret aldıktan sonra fiyatımı revize edip tekrar gönderebilir miyim?
Kamu ihalesinde bu mümkün değildir: 4734 m.30 uyarınca teklifler zeyilname hâli dışında geri alınamaz ve değiştirilemez. Özel sektörde alıcı revize fiyatı dikkate alabilir, ama çoğu durumda ilk teklifin şişirilmiş olduğu izlenimini bırakır ve sonraki taleplerde pazarlık payı aranmasına yol açar. Doğru hamle, aynı alıcının bir sonraki talebine hazırlanmaktır.
Aynı alıcıya tekrar teklif vermek anlamlı mı?
Anlamlı. Kamu İhale Kurumu'nun 2025 raporunda 150.811 ihalenin 23.941'i ihale tarihinden sonra iptal edilmiştir; her altı ihaleden biri sözleşmeye dönüşmemiştir. Kaybettiğiniz iş yürümeyebilir ve alıcı, listesinde kalan firmayı arar.
Kısaca
Eleme sebeplerinin çoğu fiyat değil eşleşmedir: alıcının formundaki bir hücre boş kaldığı için teklifiniz karşılaştırmaya hiç girmemiştir. Ret gerekçeniz "en ekonomik teklif değildir" değilse fiyata dokunmak parayı çöpe atmaktır; önce birim, teslim süresi, vade, belge ve geçerlilik satırlarını alıcının formuna oturtun. Fiyatı çalışacaksanız da kırılma noktasının altına inmeyin.
Teklifin hangi satırda düştüğünü sonradan öğrenmek, baştan doğru satıra yazmaktan zordur. ELMAP'ta alım talepleri kalem, birim, teslim ve vade alanlarıyla yayımlanır. Siz aynı forma yazarsınız, alıcı aynı formda karşılaştırır. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluştur · Tedarikçiyseniz açık alım taleplerini görüntüleyin.
