Hizmet Ödemesi Öncesi 6 Belgelik İşçilik Dosyası · ELMAP
hizmet alımı
Hizmet Faturasını Ödemeden Önce İsteyin: Aylık Altı Belgelik İşçilik Dosyası
Hizmet firmasına hakediş ödemeden önce istenecek altı belge, hangi ayın belgesinin ne zaman doğduğunu gösteren takvim, doldurulabilir aylık takip tablosu ve sözleşmeye konacak muacceliyet, mahsup ve askı maddeleri.
ELMAP 12 dk okuma
Hizmet firmasının aylık faturasını ödemeden önce istenecek belge seti altı kalemdir: ilgili döneme ait Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi tahakkuk fişi, prim ödeme dekontu, banka ücret ödeme listesi, sigortalı hizmet listesi, puantaj icmali ve SGK borç durum belgesi. Kısa cevap: setin ücret ayağını — banka ödeme listesi ve puantaj — istemek titizlik değil, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 36'ncı maddesinin beşinci fıkrasından doğan bir kontrol yükümlülüğüdür; kalan dört belge kanunen değil sözleşmeyle istenir, ama 5510 m.12'nin son fıkrasındaki birlikte sorumluluk onları da pratikte zorunlu kılar. Fıkra, alt işverene iş veren işverene, ücretlerin ödenip ödenmediğini "aylık olarak resen" kontrol etme ve ödenmeyeni hakedişten keserek işçinin hesabına yatırma görevi verir. Hüküm 10/9/2014'te 6552 sayılı Kanun'un 3'üncü maddesiyle değiştirildi; "aylık olarak resen" ibaresi o tarihte girdi, kontrol yükümlülüğünün kendisi 2003'ten beri duruyor.
Sözleşmenizde "her türlü sorumluluk yükleniciye aittir" yazması sizi bu tablonun dışına çıkarmaz. 4857 m.2/6 asıl işvereni, alt işverenin işçilerine karşı birlikte sorumlu tutar; 5510 m.12'nin son fıkrası aynı sorumluluğu Kuruma karşı kurar. SGK'nın 14.08.2024 tarihli 2024/12 sayılı Genelgesi, ödeme emirlerinin "asıl işverene ve alt işverene aynı anda (birlikte)" gönderilmesini öngörür.
Hizmet kötü olduğunda para kesmeyi hizmet alımında SLA ve kesinti tablosu yazısında anlattık; buradaki mekanizma tersten çalışır, hizmet kusursuz olsa bile belge eksikse ödeme durur. Aşağıda altı belgenin neyi kanıtlayıp kanıtlamadığı, takvim kayması, doldurulabilir takip tablosu, sözleşme maddeleri ve firma battığında doğan risk var.
Ödemeden önce hangi altı belge istenir?
Altı belge iki zinciri kapatır: ücret zinciri ve prim zinciri. Biri ücretin işçinin hesabına, diğeri primin Kuruma ulaştığını gösterir. İkisi de kapanmadan hakediş ödenmemelidir; eksik gelen tek belge ödemeyi askıya almanız için yeterlidir. Tablodaki dördüncü sütun ilkinden önemlidir: altı belgenin hiçbiri tek başına ödemeyi güvenceye almaz.
#
Belge
Neyi kanıtlar
Neyi kanıtlamaz
Kontrol noktası
1
MUHSGK tahakkuk fişi
Beyanın verildiğini, tahakkuk tutarını
Ödendiğini
Sicil numarası sizinkiyle başlamalı, sonuna üç haneli alt işveren kodu eklenir (Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m.31/1)
2
Prim ödeme dekontu
Tahakkukun kapandığını
Bildirimin eksiksizliğini; eksik tahakkuk da tam ödenir
Dekontu tahakkukla eşleştirin
3
Banka ücret ödeme listesi
Ücretin bankadan ödendiğini
Tutarın doğruluğunu
En az 3 işçi çalıştıran işverende bankadan ödeme zorunlu (RG 4/6/2025-32920)
4
Sigortalı hizmet listesi
Kimlerin kaç gün bildirildiğini
Sahada kimin çalıştığını
Listedeki isimleri sahada gördüğünüz kişilerle eşleştirin
5
Puantaj ve fazla mesai icmali
Çalışma saatlerini ve tahakkuku
Fazla mesainin ödendiğini
45 saati aşan kısım yüzde 50 zamlı, yıllık sınır 270 saat (4857 m.41, m.63)
6
SGK borç durum belgesi
Düzenlendiği andaki borcu
Yarınki durumu; bu bir fotoğraftır, film değil
Hakediş tarihine yakın tarihli olmasını şart koşun
İstemeyeceğiniz bir belge de var: yüklenici personelinin sağlık raporunu toplamayın, sağlık verisi 6698 sayılı Kanun m.6 kapsamında özel nitelikli veridir; yerine İSG mevzuatına uygunluk beyanı isteyin. Bordro ve sigortalı liste talebiniz ise hukuka uygundur; dayanağı KVKK m.5/2-(ç) ile 4857 m.36/5'tir.
Bu kontrol zorunlu mu, yoksa iyi uygulama mı?
Zorunlu — ama sandığınız maddeden değil. Yaygın yanlış, 5510 m.90'daki "hakedişler, Kuruma borç olmaması kaydıyla ödenir" kuralını özele taşımaktır; o fıkranın muhatapları kamu idareleri, döner sermayeli kuruluşlar, 5411 sayılı Bankacılık Kanunu kapsamındaki kuruluşlar ve kanunla kurulan kurumlarla sınırlıdır. Site yönetimi, otel, AVM veya fabrika bu hükmün muhatabı değildir; borç sorgulamasını kanuna dayanarak isteyemez, sözleşmesine yazarak ister.
Sizi bağlayan madde 4857 m.36/5'tir; kamu-özel ayrımı yapmaz, "aylık olarak resen" ifadesi işçi şikâyet etmese bile her ay kontrol yükümlülüğü kurar. Bunun bir sınırı var: fıkranın ihlali için ayrı bir idari para cezası yoktur, 4857'nin ceza maddeleri (m.98-107) 36'ncı maddeye atıf yapmaz. Yaptırımı müfettiş getirmez, işçinin açtığı dava getirir; kontrolü yapmayan işveren aynı ücreti ikinci kez ödeme riskini üstlenir.
Asıl işveren siz misiniz?
İki soru konumunuzu belirler. Tesisinizde kendi kadronuzda personeliniz var mı? Firma, tabloda tarif edilen alt işveren kodundan mı bildirim yapıyor? İkisine de evet diyorsanız kayden asıl işverensiniz, ödeme emri size de gelir. Firma ayrı sicilden bildiriyorsa iş mahkemesi ilişkiyi maddi unsurlara bakarak yine kurabilir; dosya o ihtimalde muvazaa olmadığının delilidir. Kendi personeliniz hiç yoksa bu sıfat zayıflar; yerleşik içtihat asıl işverenin kendi işçisini çalıştırmasını arar. m.36/5 kontrolü ise yine sizdedir.
Site yönetimlerine özel bir ayrıntı: Yargıtay 9. HD'nin 4.10.2022 tarihli, 2022/6523 E. ve 2022/11090 K. sayılı kararına göre site yönetiminin tüzel kişiliği yoktur, dava kat maliklerine yönelir. Faturayı arsa payına bölmeden önce yönetim planınıza bakın: KMK m.20'de kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri eşit olarak, ortak yer bakım-onarım ve diğer giderler arsa payı oranında dağıtılır; aralarında başka türlü anlaşma varsa o uygulanır. Güvenlik hizmeti çoğu durumda bekçi gideri sayıldığından eşit paylaşıma girer. Dosyayı imzalayacak yetkinin karar defterine geçmesi de gerekir; alım karar yetkisi yazısı bunu anlatıyor. Yöneticiyi ayrıca KMK m.36 bağlar: bütün giderleri belgeleriyle tek dosyada saklamak zorundadır.
Belgeler hangi aya ait olmalı?
Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi en geç takip eden ayın 26'sında verilir; 4/a kapsamındaki özel sektör işvereninde primlerin son ödeme günü takip eden ayın son günüdür. Ayın başında ödediğiniz hakediş için o aya ait prim dekontunu istemek bu yüzden imkânsızdır, çünkü borç henüz muaccel değildir.
Tarih
Ne olur
Hangi belge doğar
31 Ocak
Ocak hizmeti biter
Puantaj ve fazla mesai icmali
1-5 Şubat
Ocak ücretleri bankadan ödenir
Banka ücret ödeme listesi
10 Şubat
Hakediş ödeme günü
—
26 Şubat
Ocak dönemi MUHSGK verilir
Tahakkuk fişi, sigortalı hizmet listesi
28/29 Şubat
Ocak primleri son ödeme günü
Prim ödeme dekontu
10 Şubat'ta hakediş dosyası önünüze gelir. İçinde Ocak puantajı ve Ocak ücret ödeme listesi vardır; Ocak prim dekontu yoktur, çünkü o borç 28 Şubat'ta doğacaktır. Dosya bu yüzden iki katmanlıdır: cari ayın puantajı ve ücret listesi bugünü, önceki ayın tahakkuk fişi ve dekontu geçmişi kapatır. Şubat hakedişinde kontrol ettiğiniz prim, Aralık primidir. Açığı kapatmanın tek yolu sözleşmeye "her hakediş, bir önceki döneme ait prim belgelerinin ibrazına bağlıdır" cümlesidir.
Aylık takip tablosu nasıl doldurulur?
Tabloyu her hizmet ayı için bir kez doldurun ve ödeme onayıyla dosyalayın; başlığa hizmet ayını, yükleniciyi ve beklenen personel sayısını yazın. Doldurulmuş tabloyu hakediş evrakının önüne koyun; uyuşmazlıkta ilk sorulan belge budur. Tablo, satın alma belge zinciri yazısındaki üçlü eşleştirmenin işçilik ayağıdır.
#
Belge
Ait olduğu dönem
Geldi / Eksik
Kontrol eden
Not, uyuşmazlık
1
MUHSGK tahakkuk fişi
Bir önceki ay
Sicil numarası eşleşti mi?
2
Prim ödeme dekontu
Bir önceki ay
Tahakkuk = dekont?
3
Banka ücret ödeme listesi
Cari ay
Kişi sayısı: ____
4
Sigortalı hizmet listesi
Bir önceki ay
Sahayla fark: ____ kişi
5
Puantaj, fazla mesai icmali
Cari ay
Fazla mesai saati: ____
6
SGK borç durum belgesi
Belge tarihi esas
Tarihi güncel mi?
Güvenlikte yedinci satır valilik bildirimidir: özel güvenlik görevlisinin işe başlaması da ayrılması da on beş gün içinde valiliğe bildirilir (5188 m.11, m.12). Tablonun altına hakediş kararını, tarihini ve onaylayanı yazın: tam ödeme, kısmi ödeme (mahsup tutarıyla) veya askıda. Kararı kimin imzalayacağını satın alma onay matrisi yazısındaki eşikler belirler.
Sözleşmeye hangi maddeler konur?
Üç madde yeterlidir: biri ödemeyi belgeye bağlar, biri mahsup yetkisi verir, biri firma sarsıldığında ödemeyi durdurur. Üçü de standart maddedir, hukukçu yazımı gerektirmez; ama sözleşmede yoksa hiçbiri kendiliğinden işlemez. Sözleşmenin geri kalanı için mal ve hizmet alım sözleşmesi maddeleri yazısına bakın.
1. Muacceliyet şartı
"Yüklenici, her hakediş dönemi için bu Sözleşmenin ... maddesinde sayılan altı belgeyi Alıcıya ibraz etmekle yükümlüdür. Belgeler ibraz edilmedikçe hakediş bedeli muaccel olmaz, Alıcı temerrüde düşmüş sayılmaz ve Yüklenici geç ibrazdan doğan gecikme için faiz veya tazminat talep edemez."
Dayanak TBK m.97'deki ödemezlik def'idir: ifayı isteyen, kendi borcunu ifa etmiş olmalıdır.
2. Mahsup ve doğrudan ödeme yetkisi
"Yüklenicinin işçilerine olan ücret borçları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna olan prim borçları, Alıcı tarafından hakedişten mahsup edilerek doğrudan hak sahibine veya Kuruma ödenebilir. Bu yetki 4857 m.36/5'e dayanır; ödemeler Yükleniciye yapılmış sayılır."
3. Askı ve güvence maddesi
"Yüklenici hakkında haciz, konkordato veya iflas talebi, Kurumca ödeme emri tebliği ya da belgelerin üst üste iki dönem ibraz edilmemesi hallerinde Alıcı, karşı edimin ifası güvence altına alınıncaya kadar hakediş ödemelerini askıya alabilir."
Dayanağı TBK m.98'deki ifa güçsüzlüğüdür. Üç maddenin de yapamadığı bir şey var: işçiye ve Kuruma karşı birlikte sorumluluğunuzu kaldırmazlar; iç ilişkiyi düzenler, rücu hakkınıza delil üretirler. Kanun koyucu bunu 5510 m.89/1'de yazar: "Bu hükme aykırı sözleşme hükümleri Kuruma karşı geçersizdir." Yükleniciden aldığınız ibraname de sizi işçiye karşı korumaz.
Firma batarsa karşınıza ne kadar risk çıkar?
Firma battığında üç ayrı süre işlemeye başlar ve hiçbiri diğeriyle aynı yerde bitmez. İşçi, iflas masasından öncelikli sırada son bir yılın alacağını tahsil edebilir (İİK m.206, birinci sıra A bendi). Size yönelebileceği süre beş yıldır; ücrette 4857 m.32 son fıkra, kıdem, ihbar ve yıllık izinde 4857 Ek m.3 geçerlidir. SGK'nın süresi on yıldır (5510 m.93/2). Aradaki dört yılın, Kurum tarafında dokuz yılın faturası sizde kalır.
10 kişilik asgari ücretli bir ekip düşünün; üç ay boyunca ne primleri ödenmiş ne de ücretleri bankadan geçmiş olsun. 2026 için toplam prim yükü kişi başı ayda 12.799,13 TL'dir: 33.030 TL brüt asgari ücret üzerinden işçi payı yüzde 14 + yüzde 1, işveren payı yüzde 21,75 + yüzde 2 (2026 resmî asgari ücret ve prim oranları, indirimsiz hâl). 12.799,13 × 10 × 3 = 383.973,90 TL. Üstüne 5510 m.89/2 uyarınca ilk üç ay için aylık yüzde 3 gecikme cezası biner (12/3/2024 tarihli 8256 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı, Ağustos 2026 itibarıyla), sonra bileşik gecikme zammı işler. 2026 net asgari ücret 28.075,50 TL; ücret tarafı 28.075,50 × 10 × 3 = 842.265 TL eder. Mahkeme brüt üzerinden hesaplayacağı için bu, kasadan çıkacak nakdin alt sınırıdır.
Riskin tavanı muvazaadır: ilişki muvazaalı bulunursa 4857 m.2/7 gereği alt işverenin işçileri başından beri sizin işçiniz sayılır, kıdem tüm hizmet süresi üzerinden hesaplanır. 2026 için işyerini muvazaalı bildirmenin idari para cezası 302.484 TL'dir; asıl işveren ile alt işverene veya bunların vekillerine ayrı ayrı uygulanır (4857 m.98, m.3'e aykırılık; Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı 2026 ceza tablosu).
En ucuz teklif işçilik riskini neden büyütür?
Belge disiplini olmayan firma prim teşvikini kaybeder, teşviki kaybeden firma da verdiği fiyatı tutturamaz. 5510 m.81/1-(ı) uyarınca Hazinece karşılanan prim indirimi; beyannamelerini süresinde veren, primlerini süresinde ödeyen ve Kuruma borcu olmayan firmaya tanınır. ÇSGB'nin 2026 tablosunda hizmet sektörlerinde işveren payı iki puan indirimli yüzde 19,75, indirimsiz yüzde 21,75'tir; fark işçi başına ayda 660,60 TL, 10 kişilik ekipte yılda 79.272 TL eder. En ucuz teklifi veren firma fiyatını indirimli prim üzerinden kurmuştur; primini süresinde ödeyemiyorsa fiyat imzalanırken tutmuyordur.
Teklif değerlendirme formunuz son altı ayın tahakkuk fişlerini ve prim dekontlarını istesin; ibraz etmeyen firma elenir. Gecikme cezası çıkmışsa veya firma çok sayıda asıl işverende alt işveren dosyası taşıyorsa fiyatı ayrıca sorgulayın. Maliyetin gerçekçiliğini site temizlik hizmeti şartnamesi ve özel güvenlik maliyet hesabı yazıları hesaplar; bu kontrol tekliflerin fiyatına dokunmaz, firmanın son altı ayını sınar.
ELMAP'ta belge şartı nasıl kurulur?
ELMAP'ta alım talebi açarken şartname ve sözleşme taslağınızı talebe ekler, ödeme koşulunu ilan metnine yazarsınız. Teklif veren firmalar hakedişin altı belgeye bağlı olduğunu teklif hazırlarken görür; belge disiplini olmayanlar çoğu zaman kendiliğinden geri çekilir. Katılımı Davetli veya Kategorili seçebilir, Kapalı Teklif'te zarfları süre dolunca tek seferlik, kayıtlı işlemle açabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Taşeron işçisinin maaşını ödemezse asıl işveren öder mi?
Ödeyebilir. 4857 m.2/6 asıl işvereni birlikte sorumlu tutar; m.36/5 ödenmeyen ücretleri hakedişten keserek işçinin hesabına yatırma yükümlülüğü getirir. Rücu hakkınız saklıdır, ama firma battıysa tahsil edilemez.
Alt işverenin ödenmemiş SGK priminden kim sorumlu?
5510 m.12'nin son fıkrası uyarınca asıl işveren, alt işverenle birlikte sorumludur; 2024/12 sayılı Genelge ödeme emrinin iki tarafa birlikte gönderilmesini öngörür. Ödeme emri elinize ulaşırsa hareket süreniz 15 gündür (6183 m.55, m.58).
Hizmet firmasının işçisi bize dava açabilir mi?
Açabilir. Site yönetiminin tüzel kişiliği olmadığından dava kat maliklerine, otel veya fabrika gibi tüzel kişilerde doğrudan alıcıya yöneltilir. Kabul edileceği anlamına gelmez; asıl işverenlik sıfatının maddi unsurları ayrıca incelenir.
SGK borcu yoktur yazısı nasıl istenir?
Belgeyi yüklenici kendi e-Bildirge erişiminden alıp size ibraz eder; sizin sorgulama yetkiniz yoktur. Talebin dayanağı kanun değil sözleşmenizdir, bu yüzden maddeye bir de süre koşulu yazın: "hakediş tarihinden en fazla beş gün önce düzenlenmiş olmalıdır" gibi.
Site yönetimi iş kazasından sorumlu olur mu?
Olabilir. İş kazası kolluğa derhal, Kuruma en geç kazadan sonraki üç iş günü içinde bildirilir (5510 m.13). 6331 m.23/2, "birden fazla işyerinin bulunduğu iş merkezleri, iş hanları, sanayi bölgeleri veya siteleri gibi yerlerde" İSG koordinasyonunu yönetime verir; konut sitenizde uygulanıp uygulanmayacağı sitede kaç ayrı işyeri bulunduğuna göre değişir, otomatik değildir. 5510 m.21/1 ise kazanın mevzuata aykırı hareketten doğması hâlinde Kurumun rücu hakkını düzenler. Somut dosyaya göre değişir; avukatınıza danışın.
Kısaca
Altı belgelik aylık dosya, 2003'ten beri var olan ve 2014'te "aylık olarak resen" ibaresiyle keskinleştirilen 4857 m.36/5 yükümlülüğünü pratiğe çevirir. Dosya iki katmanlıdır, çünkü beyanname ve prim ödemesi aynı takvimde değildir; muacceliyet, mahsup ve askı maddeleri sözleşmede yoksa dosya tek başına ödemeyi durdurmaz. Riski tümüyle önlemez, olasılığını ve tutarını düşürür.
Belge şartını sözleşmenize yazın, teklifi de o şartla toplayın. ELMAP'ta alım talebinizi açarken şartnamenizi ve ödeme koşulunuzu ilan metnine eklersiniz. Teklifler aynı belge şartı altında geldiği için karşılaştırma da aynı zeminde yapılır. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluştur · Tedarikçiyseniz açık alım taleplerini görüntüleyin.
