Personel servisi şartnamesi: araç-gün ve km eşitleme · ELMAP
personel servisi
Personel Servisi Şartnamesi: Araç-Gün, Kişi-Ay ve Km Tekliflerini Eşitleme
Personel servisi tekliflerinde asıl sorun fiyat değil birimdir. Araç-gün, kişi-ay ve km tekliflerini aylık toplama çeviren dönüşüm formülleri, hangi birimin riski kime yıktığını gösteren tablo ve rakamla doldurulacak şartname iskeleti.
ELMAP 12 dk okuma
Personel servisi şartnamesi, çalışanların işe gidiş gelişini hangi güzergâhta, hangi araçla, hangi saatte ve en önemlisi hangi ölçüm birimiyle satın alacağınızı yazan teknik belgedir. Kısa cevap: bu alımda teklifleri kıyaslanamaz yapan şey fiyat değil birimdir — birimi siz sabitlemezseniz bir firma araç-gün, biri kişi-ay, biri kilometre üzerinden fiyat verir ve üç teklif yan yana konamaz. Bu yüzden şartname güzergâh tarifiyle değil, teklif formunun birim satırıyla başlar.
İki yaygın bilgi de baştan düzeltilsin. Servis taşımacılığının yetki belgesi artık D2 ya da D4 değil, S yetki belgesidir; Karayolu Taşıma Yönetmeliği madde 6/(15) S belgesini "ticari amaçla yurtiçi servis taşımacılığı" için tanımlar, Geçici Madde 12 mevcut D4 belgelerini S'ye dönüştürmüştür (Ek: RG 15/5/2025-32901). İkincisi, özel sektör işvereni Kamu Kurum ve Kuruluşları Personel Servis Hizmet Yönetmeliği'ne (bundan sonra Kamu Servis Yönetmeliği) tabi değildir; kapsam maddesi (m.2) yönetmeliği yalnızca kamu kurum ve kuruluşlarıyla sınırlar. İçindeki 21 yaş sınırı ya da üç yıllık ehliyet şartı sizi kendiliğinden bağlamaz — ama şartnamenize yazarsanız bağlar.
Aşağıda üç birimi tek tabana indiren dönüşüm formülleri, riski kime yıktığını gösteren tablo, rakamla doldurulacak şartname iskeleti, resmî formüle dayanan eskalasyon maddesi ve doğrulanacak belge listesi var.
Üç teklif neden yan yana konamıyor?
Çünkü üçü farklı şeyi satar. Araç-gün fiyatı bir aracın günlük tahsisini, kişi-ay fiyatı taşınan kişi başına aylık aboneliği, km fiyatı fiilen kat edilen mesafeyi fiyatlar. Üç rakam farklı paydalara oturduğundan, en düşük sayıyı seçmek en ucuz teklifi seçmek anlamına gelmez.
Birimi sabitlemenin en pratik yolu şudur: teklif formunda tek bir birim isteyin, diğer iki birimi de doldurtun. Vade, KDV ve teminat gibi genel eşitleme kalemleri için teklif karşılaştırma tablosu ve fiyat normalizasyonu düzenini kullanın; burada yalnızca servise özgü dönüşümü ekliyoruz.
Araç-gün, kişi-ay ve km tekliflerini nasıl aynı tabana çevirirsiniz?
Üç birimi de aylık toplam maliyete çevirin, sonra bu toplamı araç-güne, kişi-aya ve kilometreye bölerek karşılaştırılabilir üç "efektif" değer üretin. Dönüşüm formülleri şunlardır:
Araç-gün → aylık toplam = araç-gün fiyatı × araç sayısı × aylık çalışma günü
Kişi-ay → aylık toplam = kişi-ay fiyatı × fatura edilecek kişi sayısı
Km → aylık toplam = (gidiş-dönüş km × günlük tur sayısı × aylık çalışma günü × güzergâh sayısı) × km birim fiyatı + (araç başına aylık sabit kalem × araç sayısı)
Örnek vaka (rakamlar temsilîdir): bir OSB fabrikası, üç güzergâhta 27 koltuklu birer midibüsle çalışıyor. Günde iki sefer, yani bir gidiş-dönüş turu; tur başına 48 km. Aylık 26 çalışma günü. Güzergâh başına 22 kişi, toplam 66 kişi, doluluk yaklaşık %81.
Teklif A araç-gün başına 4.800 TL istiyor: 4.800 × 3 × 26 = 374.400 TL. Teklif B kişi-ay başına 5.600 TL istiyor: 5.600 × 66 = 369.600 TL. Teklif C km başına 62 TL artı araç başına aylık 18.000 TL sabit istiyor: aylık km = 48 km × 1 tur × 26 gün × 3 güzergâh = 3.744 km, yani (3.744 × 62) + (18.000 × 3) = 286.128 TL.
Teklif
Aylık toplam
Efektif araç-gün
Efektif kişi-ay
Efektif TL/km
A — araç-gün
374.400 TL
4.800 TL
5.673 TL
100,0 TL
B — kişi-ay
369.600 TL
4.738 TL
5.600 TL
98,7 TL
C — km
286.128 TL
3.668 TL
4.335 TL
76,4 TL
Görünürde C, A'dan %24 ucuz. Şimdi tek bir şey değişsin. Yeni bir mahalle eklendi, tur 48 km'den 57 km'ye çıktı: A ile B değişmez, C 329.652 TL'ye, yani 43.524 TL yukarı gider. Ya da vardiya küçüldü, personel 66'dan 52'ye indi: A yine 374.400 TL'dir çünkü boş koltuğa ödersiniz, C yine 286.128 TL'dir çünkü km değişmedi, B ise 291.200 TL'ye düşer.
Hangi birim hangi riski kime yıkar?
Birim seçimi bir fiyat kararı değil, risk paylaşımı kararıdır. Aşağıdaki tabloda hücrede o değişikliğin bedelini üstlenen taraf yazar; "şartname susarsa çatışma" yazan hücreler, sözleşmede karşılığı yoksa masada kavgaya dönen kalemlerdir.
Ne olursa
Araç-gün
Kişi-ay
Km
Personel azalır, koltuk boşalır
Siz
Tedarikçi
Siz
Güzergâh uzar, durak eklenir
Tedarikçi
Tedarikçi
Siz
Üçüncü vardiya eklenir
Şartname susarsa çatışma
Tedarikçi
Siz
Vardiya dönüşü tek yön boş sefer
Siz
Tedarikçi
Şartname susarsa çatışma
Trafik yoğunlaşır, süre uzar, km aynı kalır
Tedarikçi
Tedarikçi
Tedarikçi
Resmî tatil ve idari izin günü
Şartname susarsa çatışma
Siz
Tedarikçi
Kişi-ay teklifi en pahalı görünür, çünkü doluluk riskini tedarikçi taşır ve o riski fiyata prim yazar. Araç-gün ucuz görünür ama boş koltuğun bedeli sizde kalır. Km en ucuz görünür, güzergâh büyüdükçe en pahalıya çıkar. Kişi-ay sözleşmesinde tatil günleri de sizin cebinizden çıkar; aylık bedelden gün düşümü isteyecekseniz maddeye yazın. Personel sayısı dalgalanan işletmelerde kişi-ay, güzergâhı sabit olanlarda araç-gün genellikle daha az sürprizlidir.
Servis aracı yaş sınırı kaç, okul servisi kuralları burada geçerli mi?
Özel sektörde ülke çapında tek bir azami araç yaşı yoktur. Karayolu Taşıma Yönetmeliği madde 24/(1) C türü belgeler için 15, B ile D1-D2-D3 için 12, L1 ve N1-N2 için 20 yaş sınırını açıkça yazar; S yetki belgesi için ise yalnızca taşıt belgesine en fazla 100 adet özmal otobüs kaydedilebileceğini söyler (m.24/(1)(h)), yaş kaydı koymaz.
Sınır yereldir. Büyükşehirlerde UKOME, diğer yerlerde il trafik komisyonu belirler; madde 41/(15)(ç) yetki belgesi sahibine bu kararlara uymayı zorunlu kılar. Yani şartnamenize yazacağınız yaş Ankara'da ve Bursa'da farklı olabilir. Bazı büyükşehirlerde sınır yakıt türüne göre de farklılaştırılmıştır; rakamı yazmadan önce ilinizin UKOME kararının tarih ve numarasını isteyip teyit edin.
Kamu tarafındaki 21 yaş, Kamu Servis Yönetmeliği madde 12(a)'dan gelir ve yalnızca kamuya hizmet veren servisleri bağlar (19'dan 21'e çıkarıldı: RG 23/4/2025-32879).
Okul servisi ayrı bir rejimdir, kurallarını buraya kopyalamayın. Okul Servis Araçları Yönetmeliği (RG 25/10/2017-30221) hükümleri, Kamu Servis Yönetmeliği ile birlikte KTY madde 41/(15)(c) ile saklı tutulmuştur ve araç yaşı bile farklıdır. Bazı büyükşehirlerde öğrenci servisine personel servisinden daha sıkı bir sınır uygulanır; iki rejimin sayısını ayrı ayrı teyit edin.
Şartnamede rakamla doldurulması gereken on madde
Aşağıdaki başlıklar boşlukludur; her birinin yanına bir sayı yazılmadan şartname bitmiş sayılmaz. Genel kurgu için teknik şartname nasıl hazırlanır yazısına bakın; buradakiler servise özgüdür.
Güzergâh-durak-saat tablosu. Kalkış, adres düzeyinde ara duraklar, varış, kalkış ve dönüş saatleri, gidiş-dönüş km ve km'nin nasıl ölçüleceği: harita servisi mi, araç takip verisi mi.
Araç tipi ve koltuk kapasitesi. 2918 sayılı Kanuna göre sürücü dâhil 9'dan fazla oturma yeri olan taşıt otobüs, 17'yi aşmayan otobüs minibüstür; eşik ehliyet sınıfını da değiştirir.
Azami araç yaşı. Mutlak sayı yerine "ilgili UKOME veya il trafik komisyonu kararındaki azami yaştan en az üç yıl düşük" yazın; yerel karar değişince maddeniz ölmez.
Sefer tanımı ve boş sefer ücreti. Sefer tek yön mü, gidiş-dönüş mü? Tek yön çalışan aracın ücreti nedir, iptal edilen sefer faturalanır mı, resmî tatil günleri ödenir mi? Sözleşme yılının en sık kavga sebebi budur.
Yedek araç ve arıza müdahalesi. Yedek araç sayısı, dakika cinsinden müdahale süresi, gecikmede personelin alternatif ulaşım masrafını kimin ödeyeceği. Bu sayılar için sektörel norm yoktur; tamamen sözleşmeye yazdığınız kadardır.
Araç takip ve devamsızlık kaydı. Verinin hangi formatta ve sıklıkta verileceği; biniş kaydının hakediş tabanı mı olduğu.
Güzergâh değişikliği bedeli. İlave ve eksiltme km birim fiyatı önceden yazılır; ücretsiz sapma eşiği (örneğin ±2 km) ve bildirim süresi eklenir.
Belge ve sigorta ekleri. Koltuk ferdi kaza poliçesinin teminat tutarı ve poliçedeki koltuk sayısı; eksikse sefere çıkış yasağı (aşağıdaki tablo).
Ceza ve kesinti cetveli. Gecikme dakikası, iptal edilen sefer, belgesiz araç ya da şoför tespiti başına. Kurgusu için SLA ve kesinti tablosu ile cezai şart maddesi yazıları yeter.
Fiyat güncelleme. Güncelleme periyodu (3, 6 veya 12 ay), B katsayısı (0,90) ve ağırlık oranlarının kim tarafından beyan edileceği.
Yakıt ve asgari ücret zammı sözleşmeye nasıl yazılır?
Tek maddede iki ayrı endeksle. Kamu tarafındaki Hizmet Alımlarında Uygulanacak Fiyat Farkına İlişkin Esaslar madde 5, her maliyet kalemine hangi serinin bağlanacağını belirler ve özel sözleşmeye sadeleştirilerek alınabilir (Değişik: RG 24/02/2022-31760). Çekirdek F = An × B × (Pn − 1) ve B sabit katsayısı 0,90'dır; yani hesaplanan artışın yalnızca %90'ı ödenir, %10'u tedarikçide kalır.
Sözleşmeye şu biçimde yazılabilir: birim fiyatlar üç, altı veya on iki ayda bir Pn = a1 + a2 × (İn/İo) + b1 × (AYn/AYo) + c × (Mn/Mo) formülüyle güncellenir, ağırlık oranlarının toplamı 1,00 olur. a1 endekse bağlanmayan artık paydır: önce a2, b1 ve c belirlenir, toplamları birden çıkarılarak a1 bulunur (Esaslar m.5/(3)). İo ve İn aylık brüt asgari ücrettir (Asgari Ücret Tespit Komisyonu kararı, 2026 yılı için 33.030,00 TL; Ağustos 2026 itibarıyla). AYo ve AYn, EPDK'nın yayımladığı motorin bayi satış fiyatlarının aylık ortalamasıdır — firma beyanı değil, geriye dönük doğrulanabilir tarafsız seri. Mo ve Mn için TÜİK Yİ-ÜFE tablosunun 28 numaralı "Makine ve Ekipmanlar b.y.s." sütunu kullanılır.
Asıl hamle şudur: ağırlık oranlarını teklif sahibine doldurtun. Firma teklif ekinde işçilik a2 = 0,25, akaryakıt b1 = 0,35, makine ve amortisman c = 0,25 yazdığı anda kendi maliyet yapısını beyan etmiş olur; kalan 0,15 a1'dir. Altı ay sonra "motorin %40 zamlandı, %40 zam istiyorum" diyemez; sözleşmedeki cevap 0,35 × %40 × 0,90 = %12,6'dır. Temsilî hesap: yalnız motorin %40 arttığında Pn = 0,15 + 0,25 + 0,35 × 1,40 + 0,25 = 1,14 çıkar; 38.300,00 TL'lik bir hakedişte ödenecek fark 38.300 × 0,90 × 0,14 = 4.825,80 TL olur. Yıl ortasındaki talebi sınamak için asgari ücret zammı ve zam talebi yazısındaki hesabı kullanın.
Sözleşme öncesi hangi belgeleri doğrularsınız?
Taşımacılığa özgü olanları. Vergi levhası, sicil gazetesi gibi genel evrak için tedarikçiden istenecek belgeler listesi geçerlidir; aşağıdakiler ona ektir.
Belge
Veren
Teyit yolu
Geçerlilik
S yetki belgesi
Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı
Belge sureti ve eki taşıt listesi
Yenilemeye tabi
Taşıt kartı
Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı
Kartta firma adınız var mı
Süreli
Güzergâh izin belgesi
UKOME ya da il trafik komisyonu
Taşıt kartı ekinde bulundurulur
Sözleşmedeki hizmet başlangıç-bitiş tarihine bağlı
Araç muayenesi
TÜVTÜRK
e-Devlet muayene sorgulama
Yılda 1
Trafik sigortası (ZMSS)
Sigorta şirketi
Poliçe kontrolü
1 yıl
Koltuk ferdi kaza sigortası
Sigorta şirketi
Koltuk sayısı istiap haddiyle uyumlu mu
1 yıl
Şoför mesleki yeterlilik belgesi
Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı
e-Devlet SRC sorgulama
—
Psikoteknik ve sağlık raporu
Yetkili sağlık kuruluşu
Rapor tarihi, KTY m.34/(1)(e)
5 yılda bir
Zorunlu sigorta ikidir: KTY madde 48 zorunlu mali sorumluluk ile zorunlu koltuk ferdi kaza sigortasını sayar, madde 49 bu ikisi olmayan taşıtın sefere çıkarılamayacağını söyler. Üçüncüsünü aramayın.
Masada üç soru sorun. Taşıt kartlarında bizim firma adımız yazıyor mu, yoksa sözleşmeden sonra mı işlenecek? Bu araçlar kaç farklı firmaya servis veriyor — KTY madde 41/(15)(a) bir taşıtla en fazla üç farklı yerin servisine izin verir; taşıt kartında adı yazmayan bir firmaya servis verildiği tespit edilirse yetki belgesi sahibine madde 41/(15)(b) uyarınca 50 uyarma uygulanır. Filonun kaçı özmal, kaçı sözleşmeli araç — madde 25/(1)(g) sözleşmeli otobüsü özmalın yarısıyla sınırlar. Belgenin varlığı tek başına kapasite kanıtı değildir: S yetki belgesi için en az bir özmal otobüs ve tüzel kişilerde 100.000 TL sermaye yeter (KTY m.14/(26), Ağustos 2026 itibarıyla).
5510 sayılı Kanun madde 13/1(e), işverence sağlanan taşıtla işe gidiş geliş sırasında meydana gelen olayı iş kazası sayar. Servisteki kaza sizin iş kazası bilançonuza girer; araç ve şoför nitelikleri bu yüzden fiyat pazarlığından önce gelir.
ELMAP'ta personel servisi alım talebi nasıl çalışır?
ELMAP'ta bu alımı bir alım talebi olarak açar, teklif formunu siz kurarsınız. Güzergâh sayısı, tur başına km, günlük tur, aylık çalışma günü ve kişi sayısı talebin içinde sabit veri olarak durur; teklif verenlerin hepsi aynı vakaya fiyat yazar.
Şartnamesi yeni oturuyorsa Kapalı Teklif tek turda fiyat toplar; süre dolunca zarflar kendiliğinden açılmaz, talep sahibi tek seferlik ve kayıtlı bir işlemle açar. Kapsam netleşmiş, yalnızca fiyatın konuşulduğu alımlarda Canlı Eksiltme kullanılır; katılımcı yarış sırasında kendi durumunu görür. Katılımı Herkese Açık, Kategorili veya Davetli belirlersiniz. Lansman döneminde tamamen ücretsiz.
Sık Sorulan Sorular
Personel servisi için D2 yetki belgesi zorunlu mu?
Hayır. Servis taşımacılığının belgesi S yetki belgesidir (KTY m.6/(15)); mevcut D4 servis belgeleri Geçici Madde 12 ile S'ye dönüştürülmüştür. D2, tarifesiz arızi ve grup yolcu taşımacılığının belgesidir; personel servisinin değil.
Personel servis ücreti nasıl hesaplanır?
Üç birimden biriyle: araç-gün fiyatı × araç × aylık gün, kişi-ay fiyatı × kişi, ya da (tur km × günlük tur × aylık gün × güzergâh) × km fiyatı artı araç başına sabitler. Üçünü de aylık toplama çevirip aynı paydalara bölmeden kıyaslamayın. Türkiye geneli için yayımlanmış resmî bir TL/km ortalaması yoktur.
Boş koltuğun ve boş seferin bedelini kim öder?
Birime bağlıdır. Araç-gün fiyatında boş koltuk sizde, kişi-ay fiyatında tedarikçidedir. Vardiya dönüşündeki tek yön boş sefer, şartname yazmazsa km bazlı sözleşmelerde çatışma çıkarır; sefer tanımını ve tek yön ücretini maddeye yazın.
Servis aracı yaş sınırı kaç yıl?
Özel sektör için ulusal bir sayı yoktur; sınırı büyükşehirlerde UKOME, diğer yerlerde il trafik komisyonu belirler. Kamu kurumlarına hizmet veren servislerde sınır 21 yaştır (Kamu Servis Yönetmeliği m.12(a)). Şartnameyi yerel karara referansla yazmak, sabit sayı yazmaktan güvenlidir.
Yıl içinde gelen yakıt zammı talebini nasıl karşılarım?
Sözleşmedeki fiyat güncelleme maddesiyle. Firma teklif ekinde akaryakıt payını 0,20 beyan etmişse, motorindeki %40'lık artışın karşılığı %7,2'dir — %40 değil. Ağırlık oranı hiç beyan edilmemişse pazarlık masası boştur ve talep genellikle toptan zamma dönüşür.
Kısaca
Servis alımında pazarlık ettiğiniz sayı, aslında satın aldığınız birim değildir; C'nin %24'lük ucuzluğu, güzergâhın on iki ay kıpırdamayacağına yapılmış bir bahisten ibarettir. Birim seçimi aynı zamanda boş koltuk, uzayan güzergâh ve eklenen vardiya riskinin kime yıkılacağını belirler. Şartnameyi sefer tanımı, güzergâh değişikliği birim bedeli ve iki endeksli fiyat güncelleme maddesiyle kapatın; süre ve yenileme takviminizi de çerçeve sözleşme ve yıllık fiyat anlaşması yazısındaki 60 gün kuralına göre kurun.
Servis tekliflerini aynı tabana oturtmak, teklif formunu doğru kurmakla başlar. ELMAP'ta güzergâhı, tur km'sini, çalışma gününü ve kişi sayısını talebin içine yazar, üç birimi birden doldurtursunuz. Gelen teklifler aynı vakaya yazıldığı için efektif araç-gün, kişi-ay ve TL/km sütunları yan yana çıkar. Lansman döneminde tamamen ücretsiz. Alım talebi oluştur · Tedarikçiyseniz açık alım taleplerini görüntüleyin.
